Automatyczne oznaczanie typu transakcji i weryfikacja NIP UE w zamówieniach
System IdoSell automatycznie oznacza typ transakcji dla każdego zamówienia oraz umożliwia opcjonalną automatyczną weryfikację numer NIP UE w bazie VIES. Mechanizm działa w oparciu o dane zamówienia, ustawienia podatkowe i konfigurację sklepu, zapewniając zgodność z przepisami VAT OSS, WDT, Intrastat oraz przygotowanie na obowiązek stosowania KSeF.
Typy transakcji
System oznacza zamówienia jednym z czterech typów transakcji:
Krajowa – kraj sprzedawcy i kraj dostawy są takie same.
VAT OSS – sprzedaż do innego kraju UE, gdy klient jest osobą prywatną lub firmą bez poprawnej weryfikacji NIP UE (zgodnie z konfiguracją podatkową w module
USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia>Dla klientów z UE o typie firma z potwierdzonym przez obsługę negatywnie zweryfikowanym NIP UE)WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) – sprzedaż do innego kraju UE, gdy klient jest firmą z poprawnie zweryfikowanym NIP UE.
Eksport – sprzedaż do kraju spoza UE.
Algorytm oznaczania
Znacznik typu transakcji jest nadawany automatycznie na podstawie:
kraju sprzedawcy, magazynu i dostawy,
statusu weryfikacji NIP UE.
Zmiana typu transakcji jest możliwa tylko do momentu wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury lub paragonu) lub zmiany statusu zamówienia na wysłane.
Zmiana typu transakcji na WDT / eksport wpływa na “rozliczanie po cenach: netto bez VAT” na karcie zamówienia. W takim przypadku zmiana rozliczania na WDT / eksport automatycznie zmienia rozliczanie cen na “netto bez VAT”.
Zmiana typu transakcji na krajowa / OSS ustawia automatycznie rozliczanie cen od netto / brutto (zgodnie z domyślną konfiguracją w panelu).
Zmiana ustawienia “Rozliczanie po cenach” nie powoduje zmiany “Typ transakcji”.
Zmiana typu transakcji przelicza kwoty na karcie zamówienia.
Zmiana kraju dostawy / magazynu nie wpływa na automatyczne przeliczenie wartości zamówienia.
Oznaczanie typu transakcji w zamówieniach odbywa się w cyklach co 10 minut.
Sposób naliczania VAT w ustawieniach kraju i na karcie klienta
Naliczenie stawki VAT jest uzależnione od ustawienia „Sprzedaż z VAT” w kraju:
z VAT – naliczamy stawkę z towaru lub mapowania, jeśli transakcja inna niż krajowa i OSS;
bez VAT – zawsze 0%, z uwzględnieniem rodzaju dla KSeF;
bez VAT dla podmiotów rozliczających VAT w swoim kraju – tylko typ „firma” z pozytywną weryfikacją NIP UE.
Konfiguracja kraju z USTAWIENIA > Kraje dostaw i płatności
Konfiguracja karty klienta:
To oznacza, że znacznik zawsze ustawi się poprawnie, ale stawka VAT zostanie naliczona zgodnie z ustawieniem dla kraju / na karcie klienta.
Sposób naliczania VAT przy włączonym / wyłączonym OSS
Znacznik zawsze ustawi się poprawnie, ale stawka VAT zostanie naliczona zgodnie z ustawieniem OSS. Wyłączony OSS oznacza, że ustawi się stawka krajowa.
Automatyczna weryfikacja NIP UE
W module USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > "NIP UE weryfikuj dla klientów” możliwe jest ustalenie czy NIP UE ma być weryfikowany dla wszystkich klientów, którzy podali NIP UE, czy tylko dla tych, którzy zadeklarowali, że posiadają NIP UE.
Automatyczna weryfikacja NIP UE dotyczy tylko transakcji zakwalifikowanych jako WDT.
Statusy weryfikacji NIP UE
Status jest widoczny na karcie oraz historii zamówienia i klienta. Dodatkowo status weryfikacji NIP UE uwzględniamy również w kolumnie “Notatka” na liście zamówień.
NIP UE zweryfikowany pozytywnie – NIP UE został pozytywnie zweryfikowany w bazie VIES, rozliczenie netto bez VAT zatwierdzone automatycznie.
NIP UE zweryfikowany negatywnie – NIPU UE został negatywnie zweryfikowany w bazie VIES, wymaga ręcznej weryfikacji i decyzji obsługi sklepu.
Przekazany NIP jest niepoprawny - należy sprawdzić poprawność wprowadzonego NIP na karcie klienta oraz w zamówieniu, najczęstszym błędem jest brak przedrostka kraju.
NIP UE oczekuje na weryfikację – zamówienie czeka na automatyczną weryfikację.
Błąd komunikacji – problem z połączeniem z bazą VIES, wymaga ręcznej weryfikacji.
Jeżeli data ostatniej weryfikacji „NIP UE” na karcie klienta jest wcześniejsza niż dzisiejsza, wykonujemy ponowną weryfikację z poziomu zamówienia i aktualizujemy wynik na karcie klienta. W przeciwnym razie korzystamy ze statusu zapisanego na karcie klienta.
Kroki automatycznej weryfikacji NIP UE
Dodanie zamówienia
Automatyczna weryfikacja w VIES
a) System sprawdza, czy klient podał NIP UE (z przedrostkiem kraju).
b) Po dodaniu zamówienia system łączy się z bazą VIES.
c) Sprawdzany jest tylko NIP z przedrostkiem np. DEXXXXXXXXXX.
d) Wynik weryfikacji zgodny ze statusami “Statusy weryfikacji NIP UE”.
e) Jeśli w zamówieniu zmieni się NIP w danych billingowych klienta, to zadziała automatyczna weryfikacja dla nowo wprowadzonego NIP UE.
f) Weryfikacja NIP UE w zamówieniach odbywa się w cyklach co 10 minut.
3. Ręczna weryfikacja
a) Obsługa sklepu może zatwierdzić rozliczenie „netto bez VAT” mimo negatywnej weryfikacji lub błędu. W takim przypadku status weryfikacji zmieni się na „NIP UE zweryfikowany ręcznie”.
b) W przypadku zatwierdzenia negatywnej weryfikacji stawka VAT dla towarów zostanie naliczona zgodnie z ustawieniem “Dla klientów z UE o typie firma z potwierdzonym przez obsługę negatywnie zweryfikowanym NIP UE (moduł “Konfiguracja ustawień podatkowych i rozliczeniowych”).
c) Możliwa jest zmiana typu transakcji oraz rozliczenia po cenach bez względu na wynik weryfikacji automatycznej.
4. Aktualizacja statusu na karcie zamówienia i karcie klienta
a) Wynik weryfikacji (automatycznej lub ręcznej) zapisuje się w historii klienta i zamówienia.
b) Zmiana statusu weryfikacji NIP UE na karcie zamówienia powoduje aktualizację statusu klienta na karcie klienta. W odwrotnym kierunku synchronizacja nie zadziała (zmiana statusu NIP UE na karcie klienta nie spowoduje zmiany na kartach zamówień tego klienta).
c) Status w zamówieniu jest przypisany do tego konkretnego zamówienia.
5. Blokada wystawienia dokumentu
Jeśli status wymaga zatwierdzenia, system może zablokować automatyczne i ręczne wystawienie faktury do czasu decyzji obsługi, jeśli włączone są “Blokady obsługi zamówień” dla zamówień, które czekają na decyzję dotyczącą ich rozliczania.
Karta zamówienia
Typ transakcji – krajowa, OSS, WDT, eksport.
Status weryfikacji NIP UE – z możliwością ręcznej weryfikacji.
Rozliczanie po cenach – automatycznie dostosowane do typu transakcji.
Karta klienta
Deklaracja NIP UE.
Status weryfikacji NIP UE – z możliwością ręcznej weryfikacji.
Wyszukiwarki i listy
Zamówienia
Wyszukiwarka: Parametr “Typ transakcji”.
Lista: Status weryfikacji NIP UE w kolumnie “Notatka”.
Klienci
Wyszukiwarka: Parametr “Deklaracja NIP UE” - pozwala na znalezienie klientów, którzy zadeklarowali, że posiadają NIP UE.
Lista: Możliwość zmiany parametru “Deklaracja NIP UE” za pomocą grupowej edycji klientów.
Dokumenty sprzedaży
Szablony dokumentów sprzedaży obsługują nowe zmienne:
[iai:transaction_type] – typ transakcji,
bloki warunkowe dla każdego typu transakcji, co pozwala na dostosowanie treści dokumentu w zależności od typu transakcji.