Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI)

Ustawienia dokumentów sprzedaży pozwalają określić, który system wystawia dokumenty, jakie dokumenty są dostępne dla kupujących oraz kiedy klient otrzymuje dostęp do ich wersji elektronicznych. Konfigurację sposobu wystawiania dokumentów możesz ustawić osobno dla każdego sklepu. Możesz także dostosować szablony, logo, język, numerację, prezentację VAT, produkty gratisowe i numer BDO. Automatyzacja pozwala powiązać wystawianie dokumentów z etapami realizacji zamówienia, a blokady pomagają kontrolować obsługę zamówień bez wymaganych dokumentów.

• Jak wybrać system wystawiający dokumenty i określić dokumenty dostępne dla kupujących,

• Jak skonfigurować wysyłkę dokumentów i kopie wiadomości EDI,

• Jak dostosować szablony, logo, język, numerację, VAT, BDO i prezentację produktów,

• Czy skonfigurowałeś dane na dokumentach sprzedaży ?

• Czy wiesz, który system ma wystawiać dokumenty: IdoSell, zewnętrzny ERP czy oba systemy?

• Czy wiesz, jakie dokumenty mają być dostępne dla kupujących?

• Czy masz przygotowane logo i dodatkowe treści na dokumenty?

• Czy korzystasz z integracji KSeF ?

EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli elektroniczna wymiana danych, to standardowa, automatyczna wymiana dokumentów biznesowych, np. faktur, bezpośrednio między systemami informatycznymi firm. W sekcji USTAWIENIA > Dokumenty sprzedaży (EDI) zarządzasz sposobem wystawiania dokumentów sprzedaży i ich elektronicznego dostarczania kupującym. Poniżej szczegółowo opisujemy każde ustawienie i sposób jego konfiguracji.

Wybór systemu wystawiającego dokumenty

Zacznij od określenia, gdzie będą wystawiane dokumenty sprzedaży: w IdoSell, w zewnętrznym systemie ERP czy w obu systemach. Wybierz sposób odpowiadający obsłudze zamówień w danym sklepie. W ustawieniu Dokumenty sprzedaży wystawiaj wybierz odpowiedni tryb:

• bezpośrednio w panelu IdoSell - IdoSell jest głównym systemem generowania dokumentów i kontroluje ich wystawianie podczas realizacji zamówień. 

• w zewnętrznym systemie ERP - wystawianie faktur w IdoSell jest zablokowane. System nie sprawdza przed realizacją zamówienia, czy dokument wybrany przez klienta został wygenerowany. 

• w dowolnym systemie - faktury mogą powstawać w IdoSell i poza nim. Mechanizmy walidacji dokumentów działają tak samo jak przy wystawianiu dokumentów w IdoSell, dlatego kontrola po stronie IdoSell pozostaje aktywna. 

Dokumenty dostępne dla kupujących

Określ, jakie dokumenty kupujący będą mogli wybrać podczas składania zamówienia. Ustawienie wpływa również na domyślne przypisanie dokumentu osobie prywatnej i klientowi firmowemu. W ustawieniu Rodzaj dokumentów sprzedaży, które będą dostępne dla kupujących wybierz odpowiedni wariant. 

Wybierając ustawienie Dokumenty drukowane i elektroniczne klient może zmienić domyślnie przypisany dokument podczas składania zamówienia. 

Elektroniczne udostępnianie dokumentów

Ustawienia elektronicznego udostępniania dokumentów pozwalają określić, kiedy link do dokumentu zostanie wysłany do klienta oraz w jakich przypadkach wysyłka ma nastąpić. Mechanizm działa zarówno dla dokumentów wystawionych w panelu IdoSell, jak i dokumentów wystawionych w zewnętrznym systemie ERP i następnie wgranych do zamówienia.

Opcje są dostępne, gdy w polu „Rodzaj dokumentów sprzedaży, które będą dostępne dla kupujących” wybierzesz:

• dokumenty elektroniczne,

• dokumenty drukowane i elektroniczne.

Przy wyborze „dokumenty drukowane” ustawienia elektronicznej wysyłki dokumentów są niedostępne.

W ustawieniu „Wystawione faktury/eparagon będą automatycznie wysyłane na e-mail kupującego” możesz wybrać:

• tak - natychmiast po wystawieniu dokumentu – dokument zostanie wysłany od razu po jego wystawieniu,

• tak - w momencie gdy zamówienie osiągnie status Wysłane/Odebrane – wysyłka nastąpi po zmianie statusu zamówienia na Wysłane lub Odebrane,

• nie - dokument nie będzie automatycznie wysyłany e-mailem.

Jeżeli włączysz automatyczną wysyłkę, w ustawieniu „Dokument będzie wysyłany” określ, w jakich przypadkach klient otrzyma dokument:

• jeżeli klient poprosił o fakturę elektroniczną,

• jeżeli klient poprosił o fakturę,

• zawsze.

W ten sposób możesz niezależnie określić moment wysyłki oraz warunek, który decyduje o wysłaniu dokumentu. Zasady te dotyczą zarówno dokumentów wystawianych w IdoSell, jak i dokumentów pochodzących z zewnętrznego systemu ERP i wgranych do zamówienia.

W sekcji „Dane sprzedawcy, które będą zwracane na wystawianych dokumentach” wyświetlane są dane pobrane z domyślnych danych Twojej firmy. Jeżeli na dokumentach sprzedaży mają być używane inne dane niż domyślne dane firmy, zaznacz opcję „Dane dla dokumentów sprzedaży inne niż domyślne dane Twojej firmy”. Włączenie tej opcji pozwala na korzystanie z odrębnych danych dla dokumentów sprzedaży i jest związane z dodatkowo płatną usługą Oddział firmy. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj .

Kopie tylko wybranych wiadomości EDI 

Jeżeli chcesz otrzymywać kopie tylko wybranych wiadomości EDI z dokumentami, dodaj osobne konto nadawcze i przypisz je do tych wiadomości.

1. Przejdź do USTAWIENIA > Konta e-mail i SMS.

2. Dodaj ponownie konto e-mail używane do wysyłania wiadomości. Nadaj mu inną nazwę, aby łatwo odróżnić je od podstawowego konta.

3. W konfiguracji nowego konta uzupełnij pole Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail.

4. Przejdź do USTAWIENIA > Wiadomości transakcyjne > Elektroniczne dostarczanie dokumentów sprzedaży (EDI).

5. Otwórz rodzaj wiadomości EDI, dla którego chcesz otrzymywać kopie.

6. W polu Wysyłaj z konta wybierz nowo dodane konto.

Przechodząc do USTAWIENIA > Dokumenty sprzedaży (EDI), w sekcji Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży znajdziesz dwie opcje:

• Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży pozwalają dostosować wygląd i treść dokumentów.

• Ustawienia logo na dokumentach sprzedaży umożliwiają dodanie logo firmy lub zastąpienie go nowym plikiem.

Aby otworzyć wybraną konfigurację, kliknij [wybierz] przy odpowiedniej opcji.

Otwórz Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży. W tej sekcji dostosujesz sposób prezentacji pozycji, numerację, język, szablony i dodatkowe treści na dokumentach sprzedaży.

• Grupowanie pozycji na dokumentach sprzedaży - określ, czy rozmiary i warianty mają być prezentowane osobno, czy grupowane. Możesz grupować same rozmiary, same warianty lub jednocześnie warianty i rozmiary. Dla dokumentów wystawianych w KSeF każdy rozmiar i wariant jest traktowany osobno.

• Wyszczególnij na potwierdzeniach produkty gratisowe - wybierz, czy produkty gratisowe mają być widoczne na potwierdzeniach.

• Umieść instrukcję zwrotu na potwierdzeniu sprzedaży - włącz lub wyłącz umieszczanie instrukcji zwrotu na potwierdzeniu sprzedaży. Poniżej znajdziesz treść instrukcji.

• Umieść towary gratisowe na fakturach i paragonach - wybierz sposób prezentacji gratisów: zawsze z ceną 0,01, zawsze z ceną 0,00, obok nazwy innych towarów lub bez umieszczania ich na dokumencie. Przy cenie 0,01 wartość gratisu jest odliczana od najdroższego towaru na fakturze lub paragonie.

Po wprowadzeniu zmian kliknij Zmień ustawienia wydruków.

Treść instrukcji:

Za wyświetlanie instrukcji na szablonie dokumentu odpowiada zmienna [iai:return_guide]. Pobiera ona treść instrukcji zapisaną na stałe w systemie, dlatego nie można jej edytować. Jeśli chcesz wyświetlać własną treść instrukcji, możesz indywidualnie zmodyfikować szablon dokumentu Potwierdzenie sprzedaży. W tym celu usuń zmienną [iai:return_guide] i w jej miejscu wprowadź własną instrukcję.

Numeracja dokumentów sprzedaży

Poniższe ustawienia dotyczą dokumentów sprzedaży z wyjątkiem faktury VAT zbiorczej.

Ustawienia pozwalają określić:

• Numerację faktur - można wybrać wspólną numerację faktur zwykłych, zaliczkowych i końcowych albo osobną numerację faktur zaliczkowych.

• Przedrostek w numerze faktur - pozwala określić prefiks numerów faktur.

• Przedrostek w numerze faktur korygujących - pozwala określić prefiks numerów faktur korygujących.

Przedrostek jest konfigurowany osobno dla każdego sklepu, a numeracja uwzględnia również podział na kraj sprzedaży w ramach danego sklepu.

Nie ma możliwości utworzenia własnych, niezależnych numeracji dla różnych typów sprzedaży, np. B2C, B2B, OSS lub innych dodatkowych kryteriów.

Język i podpis wystawcy

• Język główny określa podstawowy język dokumentów sprzedaży generowanych dla danego sklepu.

• Język dokumentu sprzedaży jest dobierany automatycznie na podstawie języka przypisanego do klienta oraz ustawionego języka głównego dokumentu:

  • klient ma język PL, a język główny to PL → dokument zostanie wygenerowany w języku polskim,

  • klient ma język ENG, a język główny to PL → dokument zostanie wygenerowany jako dwujęzyczny ENG/PL,

  • klient ma język ENG, a język główny to ENG → dokument zostanie wygenerowany w języku angielskim.

Dzięki temu, jeśli język klienta jest inny niż język główny dokumentu, system automatycznie uwzględni oba języki na dokumencie.

• Pole na podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu może być automatycznie uzupełniane imieniem i nazwiskiem użytkownika wystawiającego dokument albo pozostawione puste.

Aby w konfiguracji ustawień wydruków dostępny był dedykowany język, należy w pierwszej kolejności zdefiniować nowy język w konfiguracji języków: USTAWIENIA > Języki > Języki w panelu administracyjnym 

Prezentacja VAT przy sprzedaży klientom rozliczającym VAT w swoim kraju

Jeżeli jesteś płatnikiem VAT i zmienisz Język główny na inny niż polski, dostępne będą dodatkowe ustawienia prezentacji kolumn Stawka VAT i Kwota VAT przy sprzedaży klientom rozliczającym VAT w swoim kraju.

Możesz wybrać jeden z czterech wariantów:

• Stawka VAT zawiera "NP" a Kwota VAT jest pusta

• Stawka VAT zawiera "NP" a Kwota VAT "0,00"

• Stawka VAT zawiera "0%" a Kwota VAT "0,00"

• Stawka VAT i Kwota VAT są puste

Nazwa towaru lub usługi

W polu Treść kolumny „Nazwa towaru lub usługi” na dokumentach sprzedaży określisz informacje wyświetlane przy pozycji dokumentu. Możesz korzystać ze zmiennych widocznych obok pola, obejmujących m.in. nazwę produktu, rozmiar, identyfikatory, kody, producenta, markę, serię, grupę, PKWiU, adnotacje, uwagi, gwarancję, numer seryjny i atrybuty produktu.

Opcja Przywróć domyślny wygląd kolumny „Nazwa towaru lub usługi” pozwala wrócić do ustawienia domyślnego.

Nazwy dokumentów i domyślne szablony

W zakładkach językowych możesz ustawić osobno dla każdego języka:

• nazwę na druku potwierdzenia sprzedaży,

• nazwę na druku potwierdzenia zwrotu,

• domyślne szablony: faktury VAT, pro formy, potwierdzenia sprzedaży, faktury VAT korygującej, zgłoszenia reklamacji, formularza zwrotu, przyjęcia zwrotu i przyjęcia reklamacji.

W odpowiednim polu wybierz szablon, który ma być używany dla danego dokumentu. W tym miejscu możesz również przypisać wcześniej przygotowany własny szablon (o szablonach własnych piszemy w dalszej części tego artykułu).

Opcja Powiel we wszystkich językach umożliwia powielenie ustawień między wersjami językowymi. Zmiany zapisz przyciskiem Zmień ustawienia wydruków.

Dodatkowe teksty na dokumentach sprzedaży

W sekcji Dodatkowe teksty na dokumentach sprzedaży możesz wprowadzić treści dla:

• potwierdzenia sprzedaży,

• potwierdzenia zwrotu,

• faktury,

• faktury korygującej,

• faktury zaliczkowej,

• pro formy,

• zaliczkowej pro formy,

• potwierdzenia zawartości zamówienia.

Wybierz zakładkę języka i uzupełnij pole przy odpowiednim dokumencie. Możesz w ten sposób dodać np. numer BDO. Nad polami dostępne są również zmienne, które można wykorzystać w treści.

Aby zastosować te same teksty w pozostałych językach, użyj opcji Powiel we wszystkich językach. Następnie kliknij Zapisz dodatkowe teksty. Po zakończeniu konfiguracji wygeneruj dokument i sprawdź jego wygląd oraz treść.

W sekcji Ustawienia logo na dokumentach sprzedaży możesz dodać logo firmy lub zastąpić dotychczasowe nowym plikiem.

1. Otwórz Ustawienia logo na dokumentach sprzedaży.

2. W wierszu Plik kliknij Wybierz plik i wskaż plik z logo.

3. Kliknij Zmień logo, aby zapisać zmianę.

W polu Aktualne logo sprawdzisz, czy logo zostało wgrane. Jeśli nie dodano żadnego pliku, pojawi się komunikat „brak wgranego logo”, a w kolumnie Usuń logo informacja „Usunięcie niemożliwe”.

Po zmianie wygeneruj dokument i sprawdź widoczność, proporcje oraz położenie logo.

Możesz przygotować własne szablony, aby dostosować układ dokumentów i umieszczane na nich treści do swoich potrzeb.

1. Przejdź do USTAWIENIA > Dokumenty sprzedaży (EDI).

2. Przejdź do sekcji Szablony dokumentów sprzedaży (drukowanych i elektronicznych).

3. Wybierz rodzaj dokumentu.

4. W tym miejscu możesz dodać nowy szablon, zobaczyć, edytować, usunąć lub powielić dostępne szablony.

5. Rekomendujemy edycję kopii istniejącego szablonu. W ustawieniach możesz zmienić:

• nazwę szablonu,

• orientację strony,

• rozmiar strony,

• treść szablonu oddzielnie dla dostępnych wersji językowych,

• układ i zawartość dokumentu za pomocą edycji HTML oraz dostępnych zmiennych, bloków zdarzeniowych i zmiennych iteracyjnych.

6. W sekcji Historia zmian możesz podejrzeć wcześniejsze wersje szablonu oraz przywrócić wybraną wersję, jeśli chcesz cofnąć wprowadzone zmiany.

7. Po wprowadzeniu modyfikacji wybierz Zapisz zmiany.

IdoSell może prezentować na dokumencie sprzedaży kurs waluty obcej względem głównej waluty rozliczeniowej. Ustawienia walut znajdziesz w: USTAWIENIA > Waluty > Konfiguracja walut dla strony. W tym miejscu:

• w górnej części strony, w ramce informacyjnej, wskazana jest główna waluta rozliczeniowa sklepu, np. PLN,

• w tabeli walut, w kolumnie Waluta rozliczeniowa, możesz sprawdzić, które z dostępnych walut są ustawione jako waluty rozliczeniowe.

Dla konkretnego zamówienia walutę rozliczeniową możesz sprawdzić również na karcie zamówienia, w podsumowaniu jego wartości. System prezentuje tam pole Waluta rozliczeniowa. Obok wartości do zapłaty widoczna jest również informacja, w jakiej walucie zostało złożone zamówienie.

Mechanizm uwzględnia relację pomiędzy trzema walutami:

Główna waluta rozliczeniowa → Waluta rozliczeniowa zamówienia → Waluta płatności

• Jeżeli co najmniej jedna z tych walut jest inna, na dokumencie sprzedaży zostanie wskazany kurs waluty obcej względem głównej waluty rozliczeniowej, a wartość VAT zostanie wyrażona w PLN.

• Jeżeli wszystkie trzy waluty są takie same, kurs waluty nie będzie prezentowany na dokumencie sprzedaży.