Blokady obsługi zamówień

Moduł „Blokady obsługi zamówień”, dostępny w ścieżce ADMINISTRACJA > Magazyn i logistyka > Automatyzacja procesów > Blokady obsługi zamówień, to narzędzie stworzone z myślą o zapewnieniu pełnej kontroli nad procesem realizacji zamówień. Dzięki temu rozwiązaniu można w łatwy sposób zdefiniować warunki, które muszą zostać spełnione, aby zamówienie mogło przejść do kolejnych etapów realizacji. Moduł pozwala na wprowadzenie szeregu blokad, które automatycznie wstrzymają wykonanie określonych operacji, takich jak zmiana statusu zamówienia, drukowanie dokumentów sprzedaży czy przygotowanie zamówienia do wysyłki.

Blokady obsługi zamówień są niezwykle przydatne w sytuacjach, gdy konieczne jest wyeliminowanie błędów oraz zadbanie o zgodność z wewnętrznymi procedurami sklepu. Przykładowo, można zablokować obsługę zamówienia, które nie posiada numeru przesyłki, gdy płatność nie została zweryfikowana lub gdy stan magazynowy wskazuje na brak towaru. Tego typu ograniczenia pozwalają uniknąć pomyłek, zapewniają płynność pracy zespołu oraz gwarantują, że każde zamówienie jest realizowane zgodnie z przyjętymi standardami.

Dzięki modułowi Blokady obsługi zamówień użytkownicy panelu administracyjnego mogą usprawnić codzienną pracę i mieć pewność, że proces realizacji zamówień przebiega w sposób uporządkowany i kontrolowany. To narzędzie sprawdzi się szczególnie w sklepach o dużym wolumenie zamówień, gdzie nawet drobny błąd może skutkować opóźnieniami lub niezadowoleniem klientów. W dalszej części materiału szczegółowo omówimy wszystkie dostępne blokady oraz ich zastosowanie w praktyce

• Zablokuj możliwość wydrukowania paragonu dla następujących statusów zamówień - blokada pozwala zdefiniować statusy zamówień, dla których nie będzie możliwe wydrukowanie paragonu. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz uniknąć generowania paragonów dla zamówień nieopłaconych, anulowanych lub tych, które nie są jeszcze gotowe do realizacji. Ustawienie to pozwala usprawnić proces księgowy i logistyczny, eliminując przypadkowe wydruki paragonów dla niewłaściwych zamówień.

• Zablokuj możliwość automatycznego wystawienia faktury VAT w przypadku zamówień, które czekają na decyzję dotyczącą rozliczania ich po cenach netto lub brutto - blokada uniemożliwia automatyczne wystawienie faktury VAT dla zamówień, które wymagają określenia, czy mają być rozliczane po cenach netto czy brutto. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy niezbędna jest ręczna weryfikacja rodzaju rozliczenia, aby uniknąć błędów księgowych i zapewnić zgodność z polityką cenową sklepu.

• Zablokuj możliwość ręcznego wystawienia faktury VAT w przypadku zamówień, które czekają na decyzję dotyczącą rozliczania ich po cenach netto lub brutto - blokada uniemożliwia ręczne wystawienie faktury VAT dla zamówień, w których nie została jeszcze podjęta decyzja dotycząca rozliczania po cenach netto lub brutto. Dzięki temu można zapobiec przypadkowemu wystawieniu błędnych dokumentów sprzedaży, co jest szczególnie istotne w przypadku zamówień wymagających dokładnej weryfikacji księgowej.

• Zablokuj możliwość wystawienia paragonu jeśli klient prosił o fakturę VAT - blokada zapobiega wystawieniu paragonu w sytuacji, gdy klient wyraził prośbę o otrzymanie faktury VAT. Dzięki temu system automatycznie wymusza właściwą formę dokumentu sprzedaży, eliminując ryzyko podwójnego rozliczenia lub błędnego wystawienia dokumentów fiskalnych.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu, jeśli zamówienie nie zostało zweryfikowane (nie dotyczy zamówień na towary wirtualne, zamówień z IAI POS i zamówień dropshippingowych) - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, które nie zostało jeszcze zweryfikowane . Wyjątkiem są zamówienia na towary wirtualne, zamówienia realizowane przez IAI POS oraz zamówienia w modelu dropshippingowym. Funkcja ta zabezpiecza przed przypadkową zmianą statusu zamówienia na wysłane lub gotowe do wysyłania, co pomaga w utrzymaniu porządku i poprawności procesów realizacji zamówień.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli są produkty z MP dla - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, jeśli zawiera ono produkty z magazynu przedsprzedaży (MP). Magazyn MP służy do zarządzania towarami, które nie znajdują się jeszcze fizycznie w magazynie, ponieważ są w drodze od dostawcy. Dzięki temu rozwiązaniu można uniknąć przypadkowego przydzielenia statusu wskazującego na gotowość do realizacji zamówienia, zanim zamawiane produkty rzeczywiście dotrą do magazynu.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli są produkty z M0 dla - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, jeśli zawiera ono produkty z magazynu obcego (M0). Magazyn M0 jest używany do zarządzania towarami, które znajdują się bezpośrednio u dostawcy i zwykle mają dłuższy czas realizacji. Dzięki tej blokadzie można uniknąć pomyłek w obsłudze zamówień, które wymagają dodatkowego czasu na sprowadzenie towaru od dostawcy.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli płatności nie bilansują się (dotyczy zamówień z przedpłatą) - uniemożliwia zmianę statusu zamówienia w sytuacjach, gdy wpłaty dokonane przez klienta nie bilansują się z wartością zamówienia. Dotyczy to zarówno przypadków, gdy wpłata jest zbyt mała, jak i sytuacji, gdy klient wpłacił zbyt dużą kwotę. Mechanizm ten pozwala zachować porządek w rozliczeniach i uniknąć pomyłek w przetwarzaniu zamówień.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli zamówienie jest niepotwierdzone - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, które nie zostało jeszcze potwierdzone przez klienta. Dzięki temu rozwiązaniu można uniknąć przetwarzania zamówień, co do których klient nie wyraził ostatecznej zgody, co pomaga w utrzymaniu przejrzystości i prawidłowego przepływu zamówień w systemie.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli nie ma numeru przesyłki - uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, jeśli nie został jeszcze przypisany numer przesyłki. Funkcja ta pomaga zapewnić, że wszystkie przesyłki są odpowiednio oznaczone przed ich przetworzeniem, co minimalizuje ryzyko błędów w realizacji zamówień i umożliwia poprawne śledzenie wysyłek.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli nie ustalono kuriera - uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, jeśli nie został przypisany kurier odpowiedzialny za dostarczenie przesyłki. Zapewnia to, że każde zamówienie ma jasno określony sposób dostawy, co pozwala uniknąć opóźnień i błędów logistycznych.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu podczas operacji wykonywanej przez IAI Scanner jeżeli zamówienie jest wstrzymane - uniemożliwia zmianę statusu zamówienia za pomocą urządzenia IAI Scanner, jeśli dane zamówienie zostało oznaczone jako wstrzymane. Dzięki temu system zapobiega przypadkowemu przetwarzaniu zamówień, które wymagają dodatkowej weryfikacji lub interwencji.

• Zablokuj możliwość zmiany statusu na wysłane w przypadku braku w zamówieniu wystawionego dokumentu sprzedaży (paragonu lub faktury VAT) - uniemożliwia oznaczenie zamówienia jako wysłane, jeśli nie został jeszcze wystawiony odpowiedni dokument sprzedaży, taki jak paragon lub faktura VAT. Dzięki temu system pomaga zapewnić, że wszystkie zamówienia są prawidłowo rozliczone przed ich wysyłką, minimalizując ryzyko błędów księgowych.

• Zablokuj możliwość automatycznej zmiany planowanej daty pakowania zamówienia w przypadku - blokada zapobiega automatycznemu dostosowaniu planowanej daty pakowania zamówienia w określonych sytuacjach, takich jak zmiana statusu na „Pakowane” lub zmiana innych dat logistycznych, takich jak wysyłka czy odbiór. Dzięki temu użytkownik ma większą kontrolę nad harmonogramem pakowania i może samodzielnie zarządzać tymi terminami w oparciu o bieżące potrzeby operacyjne.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli klient poprosił o fakturę VAT a dokument nie został jeszcze wystawiony - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia, jeśli klient zażyczył sobie faktury VAT, a dokument ten nie został jeszcze wystawiony. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie wymagane dokumenty księgowe są przygotowane przed kontynuacją realizacji zamówienia, co pomaga uniknąć błędów i zapewnia zgodność z procedurami księgowymi.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu jeżeli w zamówieniu została wystawiona faktura VAT - blokada zapobiega zmianie statusu zamówienia, w którym już wystawiono fakturę VAT. Dzięki temu chronisz dokument księgowy przed przypadkową modyfikacją, która mogłaby wpłynąć na zgodność z obowiązującymi przepisami i procedurami księgowymi.

• Zablokuj możliwość wybrania statusu, jeżeli w magazynie z którego realizowane jest zamówienie, znajdują się towary z niewystarczającym stanem magazynowym - blokada uniemożliwia zmianę statusu zamówienia na wysłane, jeśli w magazynie przeznaczonym do realizacji zamówienia brakuje wystarczającej liczby produktów. Pamiętaj, że wyłączenie tej blokady możliwe jest wyłącznie w sytuacji, kiedy nie korzystasz z gospodarki magazynowej opartej o IdoSell.

• Ostrzegaj przy zmianie statusu na "wysłane" w przypadku braku towarów w magazynie - opcja ta widoczna jest wyłącznie w sytuacji kiedy zostanie wyłączona blokada: Zablokuj możliwość wybrania statusu, jeżeli w magazynie z którego realizowane jest zamówienie, znajdują się towary z niewystarczającym stanem magazynowym. Włączenie tej opcji sprawia, że zmieniając status zamówienia, w którym występują towary z niewystarczającym stanem magazynowym na wysłane, system wyświetli ostrzeżenie o zaistniałej sytuacji.