Ustawienia podatkowe i obsługa transakcji UE

Ustawienia podatkowe określają sposób wyliczania VAT, domyślną datę sprzedaży oraz kurs waluty zapisywany w zamówieniu. Przy sprzedaży do innych krajów UE możesz również korzystać z automatycznego ustalania stawek VAT na podstawie kraju dostawy i kodów CN/TARIC.

• Jak skonfigurować VAT, daty sprzedaży i kurs waluty,

• Jak działa automatyczne ustalanie stawek VAT w UE i obsługa kodów CN/TARIC,

• Jak system oznacza transakcje krajowe, VAT OSS, WDT i eksport,

• Jak działa deklaracja i weryfikacja NIP UE w VIES,

• Czy skonfigurowałeś dane na dokumentach sprzedaży ?

• Czy dane sprzedawcy i kraj dostawy w zamówieniu są poprawne?

• Czy masz uzgodniony z księgowością sposób rozliczania sprzedaży zagranicznej?

• Czy wiesz, czy przy zmianie stawki VAT chcesz zachować cenę netto, czy brutto?

• Czy masz przygotowane kody CN/TARIC dla towarów?

• Czy wiesz, jaka data sprzedaży i jaki kurs waluty mają być stosowane?

• Czy masz poprawnie skonfigurowane kraje dostaw i sposób naliczania VAT?

• Czy przed wystawieniem dokumentu sprawdzono deklarację NIP UE i status weryfikacji klienta?

W ustawieniach podatków i rozliczeń możesz określić, w jaki sposób system ma wyliczać VAT, ustalać domyślną datę sprzedaży oraz wybierać kurs waluty dla dokumentów sprzedaży. Przejdź do USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia, a następnie skonfiguruj poniższe opcje.

1. VAT UE OSS

W sekcji VAT UE OSS określ sposób ustalania stawki VAT UE. Dostępne są trzy opcje:

• wyłączony, tylko samodzielne mapowanie stawek VAT,

• włączony, automatyczny system wyliczania stawek VAT,

• indywidualnie dla każdego sklepu.

Możesz również włączyć opcję Uwzględnij mechanizm VAT UE dla stawek VAT kuriera.

Dla klientów z UE o typie firma z potwierdzonym przez obsługę negatywnie zweryfikowanym NIP UE możesz wybrać:

• stosuj stawkę VAT kraju wysyłki (ustawiona zostanie opcja "Sprzedaż z VAT: naliczaj", sprzedaż nie będzie rejestrowana w VAT OSS)

• stosuj stawkę VAT kraju dostawy (ustawiona zostanie opcja "Sprzedaż z VAT: jak dla kraju", sprzedaż będzie rejestrowana w VAT OSS)

2. Sprzedaż WDT i eksport

W sekcji Sprzedaż WDT i eksport określ sposób weryfikacji NIP UE klienta. Możesz:

• weryfikować NIP UE dla wszystkich klientów,

• weryfikować tylko tych, którzy zadeklarowali, że posiadają NIP UE

3. Konfiguracja wyliczania wartości VAT

Określ, od jakiej wartości ma być wyliczany VAT:

• netto dla wszystkich sklepów cena netto pozostaje bez zmian, a cena brutto jest przeliczana,

• brutto dla wszystkich sklepów - cena brutto pozostaje bez zmian, a cena netto jest przeliczana,

• indywidualnie dla każdego sklepu - sposób wyliczania VAT możesz ustawić oddzielnie dla poszczególnych sklepów.

Sposób wyliczania VAT:

Przykładowa konfiguracja

Domyślna data sprzedaży jest zapisywana w zamówieniu i następnie wykorzystywana na dokumencie sprzedaży. Przechodząc do USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia, możesz skonfigurować różne ustawienia dla zamówień opłaconych z góry, przy odbiorze oraz na kredyt kupiecki. Dostępne są trzy sposoby ustalania daty:

• dzień wpłynięcia zamówienia,

• data zarejestrowania pierwszej wpłaty dla zamówienia bez wystawionego dokumentu sprzedaży,

• dzień wystawienia pierwszego dokumentu sprzedaży.

System może prezentować kurs waluty obcej na dokumencie sprzedaży. System porównuje trzy waluty:

• Główna waluta panelu - waluta używana do prezentowania wartości kwotowych w raportach panelu IdoSell. Stanowi również podstawę do określenia źródła kursów walut:

  • dla PLN kursy są automatycznie pobierane z Narodowego Banku Polskiego,

  • dla EUR źródłem kursów jest Europejski Bank Centralny,

  • dla GBP kursy pobierane są z Bank of England.

• Waluta rozliczeniowa zamówienia - waluta, w której rozliczane jest dane zamówienie. Określa relację pomiędzy walutą zakupu a walutą rozliczeniową oraz odpowiada za ewentualne przewalutowanie wynikające z różnic pomiędzy tymi walutami.

• Waluta zakupu/płatności - waluta sklepu, w której klient dokonuje zakupu i w której prezentowana jest należność do zapłaty.

Na tej podstawie określa, czy i jaki kurs waluty zostanie pokazany na dokumencie sprzedaży.

Konfiguracja domyślnego kursu waluty

W sekcji USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia dostępne są dwa warianty:

1. Kurs waluty z dnia sprzedaży zamówienia,

2. Kurs waluty z dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży zamówienia.

Kursy automatyczne lub ręczne skonfigurujesz w: USTAWIENIA > Waluty > Kursy walut i zaokrąglenia. Więcej na temat walut i kursów walut przeczytasz tutaj .

Kod CN/TARIC możesz zapisać na karcie towaru w zakładce Podstawowe. System wykorzystuje go podczas ustalania stawki VAT na podstawie danych dla kraju dostawy. Kod możesz uzupełnić:

• ręcznie na karcie towaru,

• przez grupową edycję towarów,

• przez API panelu administracyjnego za pomocą metod Products/insert i Products/update.

Wartość pola można pobrać metodą Products/get.

Kod CN nie zawsze pozwala jednoznacznie określić właściwą stawkę VAT. W niektórych krajach dla tej samej grupy towarowej mogą obowiązywać różne stawki, np. ze względu na szczególne lub przejściowe przepisy. W takich przypadkach możesz samodzielnie wskazać stawkę VAT dla danego kraju.

Aby ustawić wyjątek:

1. Przejdź do PRODUKTY > Kategorie.

2. Edytuj kategorię, do której należą towary wymagające indywidualnej stawki VAT.

3. Przejdź do sekcji Ceny, VAT i raty.

4. W części Stawki VAT UE wybierz właściwą stawkę przy odpowiednim kraju.

5. Zapisz zmiany.

Ustawiona w kategorii stawka ma pierwszeństwo przed stawką ustaloną automatycznie na podstawie kodu CN i zostanie zastosowana do wszystkich towarów przypisanych do tej kategorii. Wybranie opcji Domyślne oznacza pozostawienie stawki ustalonej przez standardowy mechanizm.

Przykład: dla kodu CN 0105 w Rumunii mogą występować różne stawki VAT zależnie od rodzaju produktu. Towary wymagające innej stawki przypisz do osobnej kategorii i ustaw dla niej właściwą stawkę dla Rumunii.

Jeżeli prowadzisz sprzedaż do innych krajów UE, możesz wykorzystać mechanizm ustalania stawki VAT odpowiedniej dla kraju dostawy. Sposób wyliczania VAT wpływa również na cenę końcową:

• przy wyliczaniu od brutto cena brutto pozostaje niezmieniona, a przeliczana jest cena netto,

• przy wyliczaniu od netto cena netto pozostaje niezmieniona, dlatego cena brutto może się różnić w zależności od stawki VAT.

Jeśli stawka VAT ma UE ma być ustalana automatycznie:

1. Przejdź do USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia.

2. Skonfiguruj mechanizm ustalania stawek VAT w UE dla właściwego sklepu.

3. Sprawdź konfigurację OSS VAT.

4. Otwórz kartę towaru.

5. Przejdź do zakładki Podstawowe.

6. Uzupełnij kod CN/TARIC.

7. Jeżeli dla danego kodu konieczne jest zastosowanie indywidualnej stawki, skonfiguruj wyjątek w kategorii towaru.

System oznacza zamówienie typem transakcji na podstawie danych zamówienia i konfiguracji podatkowej. W poniższej tabeli znajdziesz typy transakcji wraz z krótkim wyjaśnieniem.

Informację o typie transakcji znajdziesz na karcie zamówienia, w sekcji Wpłaty. W razie potrzeby w tym miejscu możesz zmienić typ transakcji.

• Typ transakcji można zmienić do momentu wystawienia faktury lub paragonu albo zmiany statusu zamówienia na wysłane.

• Zmiana typu na WDT lub eksport ustawia rozliczanie po cenach netto bez VAT.

• Zmiana typu na krajowa lub VAT OSS ustawia rozliczanie od netto lub brutto zgodnie z konfiguracją panelu.

• Sama zmiana pola Rozliczanie po cenach nie zmienia typu transakcji.

• Automatyczna weryfikacja NIP UE nie zmienia typu transakcji.

• Zmiana typu transakcji powoduje przeliczenie kwot na karcie zamówienia.

• Zmiana kraju dostawy lub magazynu nie powoduje automatycznego przeliczenia wartości zamówienia.

WDT, czyli wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, dotyczy sprzedaży towarów do firmy w innym kraju UE. W systemie znaczenie mają deklaracja NIP UE klienta oraz wynik weryfikacji jego numeru w VIES.

Aby deklaracja NIP UE była widoczna w sklepie zgodnie z poniższymi przykładami:

1. Przejdź do USTAWIENIA > Kraje dostaw i płatności.

2. Przy wybranym kraju wybierz edytuj.

3. W polu Sprzedaż z VAT wybierz bez VAT dla podmiotów UE rozliczających VAT w swoim kraju.

4. Zapisz zmiany za pomocą przycisku Zmień.

Za zakwalifikowanie sprzedaży jako WDT znaczenie ma deklaracja NIP UE nabywcy. Deklarację można ustawić:

1. Podczas rejestracji konta lub składania zamówienia bez rejestracji przez zaznaczenie przez klienta pola „Jestem płatnikiem VAT UE […]”. Opcja „Jestem płatnikiem VAT UE […]” pojawi się w koszyku, gdy kupujący spełni oba warunki:

• Zaznaczy, że zamawia jako firma,

• Wybierze kraj, dla którego w USTAWIENIA > Kraje dostaw i płatności > edytuj, w polu Sprzedaż z VAT, ustawiono bez VAT dla podmiotów UE rozliczających VAT w swoim kraju.

2. Po zalogowaniu do sklepu przez zmianę danych na koncie klienta w sekcji Dane osobowe.

3. Przez obsługę sklepu przechodząc do KLIENCI > Lista klientów. Po otwarciu karty klienta należy ustawić Deklaracja NIP UE = tak.

Weryfikację skonfigurujesz w USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > NIP UE weryfikuj dla klientów. Możesz określić, czy system ma weryfikować:

• wszystkich klientów, którzy podali NIP UE,

• wyłącznie klientów, którzy zadeklarowali posiadanie NIP UE.

Automatyczna weryfikacja dotyczy transakcji zakwalifikowanych jako WDT.

Status jest dostępny na karcie i w historii zamówienia oraz klienta. Na liście zamówień jest również uwzględniany w kolumnie Notatka.

1. System sprawdza, czy klient podał NIP UE.

2. NIP musi zawierać przedrostek kraju, np. DE.

3. Po dodaniu zamówienia następuje weryfikacja numeru w VIES.

4. Wynik jest zapisywany zgodnie ze statusami weryfikacji NIP UE.

5. Jeśli NIP w danych billingowych zamówienia zostanie zmieniony, mechanizm ponownie weryfikuje nowo wprowadzony numer.

Jeżeli data ostatniej weryfikacji NIP UE na karcie klienta jest wcześniejsza niż bieżący dzień, wykonywana jest ponowna weryfikacja z poziomu zamówienia. W przeciwnym przypadku wykorzystywany jest status zapisany na karcie klienta.

Jeżeli automatyczna weryfikacja zakończy się wynikiem negatywnym lub błędem komunikacji, obsługa sklepu może podjąć decyzję dotyczącą sposobu rozliczenia.

1. Otwórz kartę zamówienia.

2. Sprawdź typ transakcji.

3. Sprawdź status weryfikacji NIP UE.

4. Zweryfikuj dane klienta i NIP UE.

5. Podejmij decyzję dotyczącą rozliczenia.

6. W razie potrzeby ręcznie zatwierdź rozliczenie netto bez VAT albo zastosuj sposób naliczania VAT wynikający z konfiguracji.

7. Przed wystawieniem dokumentu ponownie sprawdź typ transakcji oraz pole Rozliczanie po cenach.

Ręczna zmiana statusu weryfikacji na zamówieniu aktualizuje status na karcie klienta. Zmiana wykonana wyłącznie na karcie klienta nie aktualizuje istniejących zamówień.

Jeżeli klient podczas składania zamówienia nie zaznaczy pola „Jestem płatnikiem VAT UE […]”, system nie może automatycznie zakwalifikować zamówienia jako WDT. Zamówienie zostanie rozliczone zgodnie z konfiguracją ustawioną w USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > Dla klientów z UE o typie firma z potwierdzonym przez obsługę negatywnie zweryfikowanym NIP UE.

Jeżeli zgodnie z tą konfiguracją zamówienie zostało zarejestrowane jako OSS, a powinno zostać rozliczone jako WDT, obsługa sklepu może odpowiednio zmienić dane na zamówieniu oraz dane na koncie klienta, a następnie dostosować sposób rozliczenia i typ transakcji.