Automatyzacja zamówień

Moduł Automatyzacja zamówień pozwala automatycznie wykonywać działania na zamówieniach na podstawie zdefiniowanych zdarzeń, warunków i akcji. Mechanizm działa w oparciu o reguły, które są uruchamiane po wystąpieniu określonego zdarzenia (np. zmiany statusu zamówienia lub jego opłacenia), sprawdzają zestaw warunków i wykonują przypisane akcje. Reguły są globalne dla całego panelu, jednak można ograniczyć ich działanie do wybranych sklepów za pomocą warunków.

• jak stworzyć reguły oparte na zdarzeniach,

• jak skonfigurować warunki i operatory,

• jak definiować akcje wykonywane automatycznie,

• jak działa kolejność przetwarzania reguł,

• jak testować automatyzację,

• jak działają zabezpieczenia przed zapętleniem,

• przykładowe scenariusze automatyzacji.

• Czy posiadasz uprawnienia do modułu Administracja i ustawienia?

• Czy posiadasz uprawnienie do modułu Zamówienia?

• Czy w panelu posiadasz zamówienia testowe do weryfikacji działania reguł?

• Czy wiesz, jakie zdarzenie ma uruchamiać automatyzację?

1. Przejdź do modułu ZAMÓWIENIA > Automatyzacje.

2. Kliknij Dodaj automatyzację.

3. Wybierz zdarzenie wyzwalające.

4. Dodaj warunki, które muszą zostać spełnione.

5. Dodaj jedną lub wiele akcji.

6. Ustal kolejność akcji.

7. Zapisz regułę.

8. Wybierz trzy kropki znajdujące się w kolumnie „Opcje”

9. Włącz automatyzację.

Każda automatyzacja zaczyna się od wyboru zdarzenia, czyli momentu, w którym system powinien rozpocząć ocenę warunków i ewentualne wykonanie akcji. Reguły są globalne dla całego panelu, jednak można ograniczyć ich działanie do wybranego sklepu za pomocą odpowiedniego warunku. Dostępne zdarzenia zostały podzielone na następujące kategorie:

• Obsługa zamówienia

• Logistyka i wysyłka

• Daty i harmonogram realizacji

• Dokumenty i faktury

• Płatności

• Dropshipping

• Załączniki i pliki

• Towary i serializacja

Szczegółowy opis wszystkich dostępnych zdarzeń znajdziesz w artykule: Lista wszystkich zdarzeń, warunków i akcji automatyzacji .

Po wybraniu zdarzenia dodaj warunki, które muszą zostać spełnione, aby automatyzacja się uruchomiła. Możesz dodać dowolną liczbę warunków. Każdy warunek ma własne operatory, np. równa się, zawiera, tak lub nie.

Dostępne warunki zostały podzielone na następujące kategorie:

• Dane klienta i odbiorcy

• Adres i lokalizacja

• Zamówienie

• Produkty

• Płatności i rozliczenia

• Wysyłka i realizacja

• Dokumenty

• Daty i czas

• Integracje i procesy specjalne

Szczegółowy opis wszystkich dostępnych warunków znajdziesz w artykule: Lista wszystkich zdarzeń, warunków i akcji automatyzacji .

Warunki pozwalają ograniczyć działanie automatyzacji do zamówień spełniających wskazane kryteria. Jeśli dodasz kilka warunków, wybierz sposób ich sprawdzania:

• Oraz - akcje zostaną wykonane tylko wtedy, gdy zamówienie spełni każdy dodany warunek w automatyzacji,

• Lub - do wykonania akcji wystarczy spełnienie przynajmniej jednego z dodanych warunków.

Przykład

Dodajesz dwa warunki:

• Status zamówienia: „realizowane” lub „oczekuje na wpłatę”,

• Prośba o wystawienie faktury: „tak”.

Wybór kilku wartości w jednym warunku nie zmienia sposobu łączenia pozostałych warunków. Możesz więc wskazać alternatywne statusy, a jednocześnie wymagać spełnienia wszystkich wpisów w bloku.

Nie każda automatyzacja wymaga dodania warunków. Możesz utworzyć regułę składającą się ze zdarzenia i akcji, jeśli ma ona działać za każdym razem, gdy wystąpi wybrane zdarzenie.

Przykładowo, zdarzenie „Zamówienie zostało dodane” może uruchamiać akcję zmiany statusu zamówienia bez sprawdzania dodatkowych kryteriów.

Każdy warunek składa się z trzech elementów:

Warunek > Operator > Wartość

Operator określa sposób porównania danych znajdujących się w zamówieniu z wartością wskazaną w konfiguracji reguły. Wyróżniamy 7 typów operatorów:

1. Operatory porównania wartości

2. Operatory dla pól tekstowych

3. Operatory logiczne TAK/NIE

Stosowane dla warunków typu:

• klient poprosił o fakturę,

• zamówienie jest opłacone,

• zamówienie jest zweryfikowane.

4. Operatory logiczne dla pustych wartości

5. Operatory dla warunków wyboru (select)

Stosowane między innymi dla:

• statusu zamówienia,

• kraju,

• rodzaju płatności,

• waluty,

• typu zamówienia.

6. Operatory dla list i kolekcji

Dotyczą warunków:

• statusy przesyłki kurierskiej,

• towary mają numery seryjne,

• towary są na magazynie,

• towary są spakowane,

• typy towarów,

• przypisane numery nadania paczek.

7. Operator zakresu dat

Dotyczy pola Data złożenia zamówienia.

Po spełnieniu wszystkich warunków wykonywane są akcje zdefiniowane w regule.

Dostępne zdarzenia zostały podzielone na następujące kategorie:

• Zarządzanie zamówieniem

• Logistyka i wysyłka

• Dokumenty i faktury

• Fulfillment i dropshipping

Szczegółowy opis wszystkich dostępnych akcji znajdziesz w artykule: Lista wszystkich zdarzeń, warunków i akcji automatyzacji .

Reguły wykonują się w kolejności ustawionej przez użytkownika na liście, jednak kluczowe jest zrozumienie sposobu, w jaki system przetwarza regułę po wystąpieniu zdarzenia. 

Jak system przetwarza regułę po wystąpieniu zdarzenia?

Gdy wystąpi zdarzenie, np. zamówienie zostało dodane, system:

1. Pobiera aktualny stan zamówienia.

2. Zamraża ten stan jako punkt odniesienia dla pozostałych reguł.

3. Sprawdza wszystkie reguły przypisane do tego zdarzenia na podstawie zamrożonego stanu zamówienia;

4. Nawet jeśli wcześniejsze akcje zmienią dane zamówienie, warunki kolejnych reguł i tak będą sprawdzane na zamrożonym stanie zamówienia z momentu wystąpienia zdarzenia.

Co oznacza zamrożony stan zamówienia?

Jeśli wcześniejsza reguła zmieni dane zamówienia, nie wpływa to na sprawdzanie kolejnych reguł. Kolejne reguły nadal korzystają ze stanu zamówienia zamrożonego w momencie wystąpienia zdarzenia. Załóżmy, że pod to samo zdarzenie podpiętych jest 5 różnych reguł:

1. Reguła 1 spełnia warunki i zmienia status zamówienia.

2. Reguła 2 jest sprawdzana na podstawie pierwotnego stanu zamówienia, a nie po zmianie statusu.

3. System kontynuuje sprawdzanie kolejnych reguł aż do końca listy.

Najważniejsze zasady

• Kolejność na liście określa, w jakiej kolejności system sprawdza reguły.

• Wykonywane są wszystkie reguły, których warunki zostały spełnione.

• Zmiany wykonane przez jedną regułę nie wpływają na warunki kolejnych reguł uruchomionych przez to samo zdarzenie.

Przykład działania kolejności wykonywania reguł na podstawie notatek

Jeżeli notatka była pusta i wykonają się trzy akcje:

1. Dodaj „treść A”

2. Dodaj „treść B”

3. Dodaj „treść C”

Rezultat końcowy: treść C

Dzieje się tak, ponieważ każda akcja bierze pod uwagę efekt względem zawartości notatki z momentu zdarzenia (zapisany stan), a ostatnia nadpisuje wynik. 

Jeśli notatka była wcześniej wypełniona - finalnie pojawi się w niej wyjściowa treść + „treść C”. 

Ponawianie wykonania reguły

System nie wykonuje automatycznych prób ponowienia reguł. Dotyczy to sytuacji:

• niespełnienia warunków,

• błędu API,

• błędu wykonania akcji,

• wyjątku systemowego.

Jak uruchomić test?

1. Przejdź do modułu ZAMÓWIENIA > Automatyzacje.

2. Wybierz trzy kropki znajdujące się w kolumnie „Opcje”.

3. Wybierz opcję „Testuj”.

4. Wprowadź ID zamówienia.

5. Uruchom test.

6. Zweryfikuj rezultat.

Test sprawdza

• spełnienie warunków,

• poprawność konfiguracji,

• odpowiedzi API,

• kolejność działań,

• skuteczność wykonania akcji.

Możliwe wyniki

• brak spełnienia warunków,

• błędy API,

• wyjątki systemowe,

• poprawne wykonanie.

Historia zmian pozwala sprawdzić wcześniejsze konfiguracje reguły i przywrócić wybraną wersję. Przy zapisie zmian zapisywana jest pełna konfiguracja automatyzacji.

1. Przejdź do modułu ZAMÓWIENIA > Automatyzacje.

2. Wybierz trzy kropki znajdujące się w kolumnie „Opcje”.

3. Wybierz opcję „Historia zmian”.

Lista wcześniejszych wersji zawiera:

• numer wersji,

• datę modyfikacji,

• użytkownika, który zapisał zmianę,

• Operacje:

  • Podgląd pozwala sprawdzić konfigurację wcześniejszej wersji bez możliwości jej edycji.

  • Przywróć zapisuje wybraną konfigurację jako nową wersję reguły. Nie cofa numeracji wersji i nie usuwa późniejszych wpisów z historii.

Historia konfiguracji reguł zajmuje przestrzeń dyskową panelu. Jej zajętość możesz sprawdzić w ANALIZA > Serwer i API > Wykorzystana przestrzeń dyskowa, gdzie w podsumowaniu jest wliczana do pozycji „Historia zmian edycji automatyzacji”. Ustawienie „Historia zmian edycji automatyzacji” pozwala skonfigurować usuwanie starszych danych. Domyślnie usuwanie jest wyłączone, a pole „Usuń po” pozostaje puste.

Automatyczne oznaczenie zamówienia oczekującego na dostawę

Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status

Warunki:

• Status = realizowane

• Towary znajdują się na magazynie realizującym = Przynajmniej nie: 1

Akcja: Zmień status zamówienia = Oczekuje na dostawę

Automatyczne wystawienie faktury po spakowaniu

Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status

Warunek: Status = spakowane

Akcje:

• Wystaw dokument sprzedaży = faktura VAT

• Zmień status zamówienia = gotowe

Łączenie zamówień klienta

Zdarzenie: Towar został przyjęty na magazyn realizujący

Warunki:

• Inne niezrealizowane zamówienia tego klienta = tak

• Status = realizowane

• Towary znajdują się na magazynie realizującym = wszystkie

Akcje:

• Dodaj notatkę „XYZ”

• Zmień status zamówienia = zamówienia do połączenia

Weryfikacja danych klienta przed wystawieniem faktury

Automatyzację możesz wykorzystać do wychwycenia zamówień, w których typ klienta nie jest zgodny z informacją o NIP-ie nabywcy.

Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status

Warunki:

• Status = realizowane

• Typ klienta = Osoba prywatna

• NIP nabywcy = Niepusty lub istnieje

Akcje

• Zmień status zamówienia - np. Do wyjaśnienia

• Dodaj notatkę np. Do weryfikacji czy wystawić FV

Analogicznie możesz zweryfikować zamówienia składane na firmę. W tym przypadku ustaw warunek Typ klienta = Firma oraz NIP nabywcy = Pusty lub nie istnieje. Dzięki temu reguła wychwyci zamówienia firmowe, w których nie podano NIP-u.

Zapętlenie występuje wtedy, gdy działania automatyzacji powodują kolejne zdarzenia, które ponownie uruchamiają te same reguły i tworzą powtarzający się ciąg zmian. System sprawdza możliwość zapętlenia podczas konfiguracji automatyzacji oraz podczas jej wykonywania. Po wykryciu pętli nie wykonuje reguły i oznacza ją jako błędną. Komunikat błędu wskazuje miejsce wykrycia zapętlenia.

Jeśli pojawi się taki błąd, sprawdź zdarzenie, akcje i reguły oraz inne automatyzacje reagujące na wprowadzane przez nią zmiany. Popraw konfigurację tak, aby wykonana akcja nie uruchamiała ponownie tego samego ciągu działań.

Przykład

Akcja: Zmień status zamówienia. Nie spowoduje uruchomienia kolejnej reguły, która ponownie zmieni status i wywoła kolejne automatyzacje w nieskończonej pętli.

Reguła może korzystać z elementów skonfigurowanych w panelu, np. dodatkowego statusu zamówienia. Jeśli taki element zostanie usunięty, po wykryciu jego braku system automatycznie wyłączy regułę, aby zapobiec jej błędnemu wykonywaniu.

Informacja o usuniętym elemencie jest widoczna:

• w kolumnie „Status” na liście reguł,

• po rozwinięciu konfiguracji reguły,

• w polu wyboru, w którym użyto usuniętej wartości.

Usunięta wartość jest oznaczona jako usunięty element - jej wcześniejsza nazwa nie jest zachowywana. Aby ponownie korzystać z automatyzacji, otwórz jej konfigurację, zastąp usuniętą wartość dostępnym elementem lub usuń powiązany wpis. Następnie zapisz poprawioną regułę i włącz ją ponownie.

• Czy automatyzacja jest aktywna?

• Czy akcja pojawiła się w historii zamówienia?

• Czy nie wystąpił błąd API?

• Czy automatyzacja nie została automatycznie wyłączona z powodu zapętlenia?

• Czy test zakończył się komunikatem o poprawnym wykonaniu?