Automatyzacja zamówień

Moduł Automatyzacja zamówień pozwala automatycznie wykonywać działania na zamówieniach na podstawie zdefiniowanych zdarzeń, warunków i akcji. Mechanizm działa w oparciu o reguły, które są uruchamiane po wystąpieniu określonego zdarzenia (np. zmiany statusu zamówienia lub jego opłacenia), sprawdzają zestaw warunków i wykonują przypisane akcje. Reguły są globalne dla całego panelu, jednak można ograniczyć ich działanie do wybranych sklepów za pomocą warunków.

• jak stworzyć reguły oparte na zdarzeniach,

• jak skonfigurować warunki i operatory,

• jak definiować akcje wykonywane automatycznie,

• jak działa kolejność przetwarzania reguł,

• jak testować automatyzację,

• jak działają zabezpieczenia przed zapętleniem,

• przykładowe scenariusze automatyzacji.

• Czy posiadasz uprawnienia do modułu Administracja i ustawienia?

• Czy posiadasz uprawnienie do modułu Zamówienia?

• Czy w panelu posiadasz zamówienia testowe do weryfikacji działania reguł?

• Czy wiesz, jakie zdarzenie ma uruchamiać automatyzację?

1. Przejdź do modułu ZAMÓWIENIA > Automatyzacje.

2. Kliknij Dodaj automatyzację.

3. Wybierz zdarzenie wyzwalające.

4. Dodaj warunki, które muszą zostać spełnione.

5. Dodaj jedną lub wiele akcji.

6. Ustal kolejność akcji.

7. Zapisz regułę.

8. Wybierz trzy kropki znajdujące się w kolumnie „Opcje”

9. Włącz automatyzację.

Każda automatyzacja zaczyna się od wyboru zdarzenia, czyli momentu, w którym system powinien rozpocząć ocenę warunków i ewentualne wykonanie akcji. Reguły są globalne dla całego panelu, jednak można ograniczyć ich działanie do wybranego sklepu za pomocą odpowiedniego warunku. Poniżej znajdziesz listę dostępnych zdarzeń:

Po wybraniu zdarzenia dodaj warunki, które muszą zostać spełnione, aby automatyzacja się uruchomiła. Możesz dodać dowolną liczbę warunków. System sprawdza je łącznie, więc wszystkie muszą być spełnione jednocześnie. Każdy warunek ma własne operatory, np. równa się, zawiera, tak lub nie.

Dostępne warunki obejmują m.in.: 

• sklep; 

• status zamówienia; 

• login klienta; 

• dane billingowe i dostawy; 

• dane nabywcy; 

• dane punktu odbioru; 

• dokumenty sprzedaży; 

• typ klienta; 

• typ zamówienia; 

• rodzaj i sposób płatności; 

• bilansowanie wpłat; 

• wartości zamówienia i produktów; 

• nazwa i identyfikator produktu; 

• waga produktów; 

• liczba sztuk towarów w zamówieniu; 

• notatki; 

• załączniki do zamówienia; 

• faktury w KSeF; 

• liczbę dni od złożenia zamówienia lub czas trwania w statusie; 

• parametry produktów; 

• statusy przesyłek kurierskich; 

• prowadzący zamówienie; 

• sprawdzenie czy klient posiada inne niezrealizowane zamówienia; 

• i wiele innych. 

Każdy warunek składa się z trzech elementów:

Warunek > Operator > Wartość

Operator określa sposób porównania danych znajdujących się w zamówieniu z wartością wskazaną w konfiguracji reguły. Wyróżniamy 7 typów operatorów:

1. Operatory porównania wartości

2. Operatory dla pól tekstowych

3. Operatory logiczne TAK/NIE

Stosowane dla warunków typu:

• klient poprosił o fakturę,

• zamówienie jest opłacone,

• zamówienie jest zweryfikowane.

4. Operatory logiczne dla pustych wartości

5. Operatory dla warunków wyboru (select)

Stosowane między innymi dla:

• statusu zamówienia,

• kraju,

• rodzaju płatności,

• waluty,

• typu zamówienia.

6. Operatory dla list i kolekcji

Dotyczą warunków:

• statusy przesyłki kurierskiej,

• towary mają numery seryjne,

• towary są na magazynie,

• towary są spakowane,

• typy towarów,

• przypisane numery nadania paczek.

7. Operator zakresu dat

Dotyczy pola Data złożenia zamówienia.

Po spełnieniu wszystkich warunków wykonywane są akcje zdefiniowane w regule.

• Zmień status zamówienia – możesz użyć własnych statusów

• Wystaw dokument sprzedaży

• Wyślij dokument EDI

• Wygeneruj dokument własny

• Wygeneruj przesyłkę do zamówienia - generuje etykietę kurierską zgodnie z ustawieniami konfiguracji kuriera.

• Dodaj notatkę do zamówienia

  • Opcja „Nadpisz istniejącą notatkę” jest domyślnie wyłączona.

  • Gdy opcja jest włączona, nadpisuje całą treść pola notatki.

  • Gdy opcja jest wyłączona, dopisuje treść (z ENTER) do pola notatki.

• Oznacz towary jako spakowane

• Przekaż zamówienie do realizacji u dostawcy dropshipping

• Przekaż zamówienie do realizacji fulfillment

• Ustaw prowadzącego zamówienie

• Ustaw magazyn realizujący

Reguły wykonują się w kolejności ustawionej przez użytkownika na liście, jednak kluczowe jest zrozumienie sposobu, w jaki system przetwarza regułę po wystąpieniu zdarzenia. 

Jak system przetwarza regułę po wystąpieniu zdarzenia?

Gdy wystąpi zdarzenie, np. zamówienie zostało dodane, system:

1. Pobiera aktualny stan zamówienia.

2. Zamraża ten stan jako punkt odniesienia dla pozostałych reguł.

3. Sprawdza wszystkie reguły przypisane do tego zdarzenia na podstawie zamrożonego stanu zamówienia;

4. Nawet jeśli wcześniejsze akcje zmienią dane zamówienie, warunki kolejnych reguł i tak będą sprawdzane na zamrożonym stanie zamówienia z momentu wystąpienia zdarzenia.

Co oznacza zamrożony stan zamówienia?

Jeśli wcześniejsza reguła zmieni dane zamówienia, nie wpływa to na sprawdzanie kolejnych reguł. Kolejne reguły nadal korzystają ze stanu zamówienia zamrożonego w momencie wystąpienia zdarzenia. Załóżmy, że pod to samo zdarzenie podpiętych jest 5 różnych reguł:

1. Reguła 1 spełnia warunki i zmienia status zamówienia.

2. Reguła 2 jest sprawdzana na podstawie pierwotnego stanu zamówienia, a nie po zmianie statusu.

3. System kontynuuje sprawdzanie kolejnych reguł aż do końca listy.

Najważniejsze zasady

• Kolejność na liście określa, w jakiej kolejności system sprawdza reguły.

• Wykonywane są wszystkie reguły, których warunki zostały spełnione.

• Zmiany wykonane przez jedną regułę nie wpływają na warunki kolejnych reguł uruchomionych przez to samo zdarzenie.

Przykład działania kolejności wykonywania reguł na podstawie notatek

Jeżeli notatka była pusta i wykonają się trzy akcje:

1. Dodaj „treść A”

2. Dodaj „treść B”

3. Dodaj „treść C”

Rezultat końcowy: treść C

Dzieje się tak, ponieważ każda akcja bierze pod uwagę efekt względem zawartości notatki z momentu zdarzenia (zapisany stan), a ostatnia nadpisuje wynik. 

Jeśli notatka była wcześniej wypełniona - finalnie pojawi się w niej wyjściowa treść + „treść C”. 

Ponawianie wykonania reguły

System nie wykonuje automatycznych prób ponowienia reguł. Dotyczy to sytuacji:

• niespełnienia warunków,

• błędu API,

• błędu wykonania akcji,

• wyjątku systemowego.

Jak uruchomić test?

1. Przejdź do modułu ZAMÓWIENIA > Automatyzacje.

2. Wybierz trzy kropki znajdujące się w kolumnie „Opcje”.

3. Wybierz opcję „Testuj”.

4. Wprowadź ID zamówienia.

5. Uruchom test.

6. Zweryfikuj rezultat.

Test sprawdza

• spełnienie warunków,

• poprawność konfiguracji,

• odpowiedzi API,

• kolejność działań,

• skuteczność wykonania akcji.

Możliwe wyniki

• brak spełnienia warunków,

• błędy API,

• wyjątki systemowe,

• poprawne wykonanie.

Automatyczne oznaczenie zamówienia oczekującego na dostawę

Zdarzenie

• Zamówienie zmieniło status

Warunki

• Status = realizowane

• Towary znajdują się na magazynie realizującym = Przynajmniej nie: 1

Akcja

• Zmień status zamówienia = Oczekuje na dostawę

Automatyczne wystawienie faktury po spakowaniu

Zdarzenie

• Zamówienie zmieniło status

Warunek

• Status = spakowane

Akcje

• Wystaw dokument sprzedaży = faktura VAT

• Zmień status zamówienia = gotowe

Łączenie zamówień klienta

Zdarzenie

• Towar został przyjęty na magazyn realizujący

Warunki

• Inne niezrealizowane zamówienia tego klienta = tak

• Status = realizowane

• Towary znajdują się na magazynie realizującym = wszystkie

Akcje

• Dodaj notatkę „XYZ”

• Zmień status zamówienia = zamówienia do połączenia

Weryfikacja VAT UE

Zdarzenie

• Zamówienie zmieniło status

Warunki

• Status = pakowane

• Kraj billingowy ≠ ABC

• Kraj dostawy ≠ ABC

• NIP billingowy = Nie jest pusty lub istnieje

Akcje

• Zmień status = weryfikacja VAT

• Dodaj notatkę = XYZ

System analizuje wykonywane akcje przed ich uruchomieniem. Jeżeli wykryje potencjalną pętlę automatyzacji:

• reguła nie zostanie wykonana,

• automatyzacja otrzyma status Błąd,

• system zapisze informację o przyczynie błędu.

Przykład

Akcja: Zmień status zamówienia. Nie spowoduje uruchomienia kolejnej reguły, która ponownie zmieni status i wywoła kolejne automatyzacje w nieskończonej pętli.

• Czy automatyzacja jest aktywna?

• Czy akcja pojawiła się w historii zamówienia?

• Czy nie wystąpił błąd API?

• Czy automatyzacja nie została automatycznie wyłączona z powodu zapętlenia?

• Czy test zakończył się komunikatem o poprawnym wykonaniu?