Raporty sprzedaży, JPK, VAT OSS i Intrastat

Rejestry dokumentów sprzedaży i korekt umożliwiają wyszukiwanie wystawionych dokumentów oraz przygotowanie danych do dalszego przetwarzania lub przekazania do programu księgowego. W panelu możesz również generować pliki JPK, przygotowywać ewidencję i deklaracje VAT OSS oraz zestawienia Intrastat - wywóz. Poszczególne raporty różnią się zakresem danych, ustawieniami i dostępnymi formatami eksportu. W tym artykule sprawdzisz, który raport wybrać, jak go przygotować oraz na jakie ustawienia i ograniczenia zwrócić uwagę.

• Jak korzystać z rejestrów dokumentów sprzedaży i korekt,

• Jak eksportować dokumenty do ODS, EPP i PDF,

• Jak przygotować pliki JPK,

• Co zrobić, gdy dokument sprzedaży nie pojawia się w JPK_VAT,

• Jak przygotować ewidencję i deklaracje VAT OSS

• Jak wygenerować raport Intrastat - wywóz.

• Czy skonfigurowałeś dane na dokumentach sprzedaży ?

• Czy wiesz, jaki raport i format pliku są potrzebne?

• Czy masz ustalony okres raportowania, sklep i rodzaj dokumentów?

Rejestry zawierają informacje o dokumentach wystawionych do zamówień. Możesz ograniczyć zestawienie według wybranych parametrów, a następnie wyeksportować dane.

1. Przejdź do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Rejestr dokumentów sprzedaży.

2. Wybierz zakres dat, określ datę zdarzenia oraz wybierz strony, dla których chcesz wygenerować raport.

3. Opcjonalnie skorzystaj z funkcji Filtruj po źródle, aby ograniczyć dane do wybranych źródeł odwiedzin.

4. Kliknij Dalej.

5. Określ, jakie informacje mają być widoczne w raporcie, np. numer dokumentu, dane kontrahenta, numer zamówienia, rodzaj płatności, stawki VAT oraz wartości netto, VAT i brutto.

6. Ustal, jakie dokumenty i zamówienia mają zostać uwzględnione w zestawieniu. Możesz m.in.:

• uwzględnić lub pominąć dokumenty anulowane,

• uwzględnić zamówienia z dowolnym dokumentem sprzedaży lub tylko z wybranymi dokumentami,

• określić sposób uwzględniania przedpłat,

• uwzględnić wszystkie produkty, tylko gratisy lub tylko produkty sprzedane.

7. Kliknij Dalej, aby przejść do kolejnego etapu generowania zestawienia.

8. Na ostatnim ekranie zobaczysz zestawienie dokumentów z podziałem na kraj i walutę wraz z informacją o liczbie dokumentów.

9. Wybierz odpowiednią pozycję w zestawieniu, aby przejść do dokumentów dla danego kraju i waluty.

Wygenerowany Rejestr dokumentów sprzedaży możesz wyeksportować do pliku w formacie ODS lub EPP.

Eksport do EPP

Dla eksportu do EPP możesz wybrać format pliku, w którym zostaną wyeksportowane dokumenty sprzedaży. W ustawieniach eksportu dostępne są następujące wersje EPP:

• 1.05.1,

• 1.11,

• 1.12.

Wersja 1.12 umożliwia przekazanie numeru KSeF z dokumentu i jest przeznaczona dla programu docelowego Rachmistrz GT/Rewizor GT. Aby ustawić wersję:

1. Przejdź do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Generowanie plików zbiorczych.

2. Otwórz Ustawienia.

3. Wybierz odpowiednią wersję formatu EPP.

4. Zapisz zmiany.

Rejestr działa analogicznie do rejestru dokumentów sprzedaży, ale obejmuje faktury korygujące albo potwierdzenia zwrotu. Możesz go wygenerować, przechodząc do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Rejestr dokumentów korygujących.

Wyszukiwarka dokumentów sprzedaży i należności umożliwia wyszukanie wybranych dokumentów i wygenerowanie ich w jednym pliku PDF. Przejdź do: ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Skorzystaj z wyszukiwarki dokumentów sprzedaży i należności.

Dokumenty możesz wyszukiwać m.in. według:

• rodzaju dokumentu sprzedaży,

• klienta,

• statusu zamówienia,

• sposobu i formy płatności,

• formy dostawy

• waluty,

• zakresu dat,

• statusu opłacenia lub przeterminowania zamówienia.

Aby przygotować zbiorczy plik PDF:

1. Zaznacz dokumenty na stronie wyników.

2. Wybierz Drukuj na dole strony.

System wygeneruje jeden plik PDF zawierający wszystkie zaznaczone dokumenty.

W panelu możesz wygenerować pliki JPK z danymi dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych, np. do dalszej obsługi w programie księgowym. Dostępne są różne formaty i wersje struktur, które dobierzesz do zakresu eksportu oraz wymagań programu docelowego. Dostępne są następujące formaty plików.

Formaty te są dostępne w module Generowanie plików zbiorczych. CSV jest dodatkowym formatem eksportu, a nie strukturą JPK.

Przed wygenerowaniem pierwszego pliku uzupełnij dodatkowe dane firmy i dobierz ustawienia do sposobu rozliczania sprzedaży, uzgodnionego z księgowością.

1. Przejdź do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Generowanie plików zbiorczych.

2. Otwórz Ustawienia w prawym górnym rogu.

3. W sekcji Ustawienia eksportu do pliku w formacie JPK uzupełnij pola:

   • Urząd skarbowy: wybierz właściwy urząd z listy.

   • Województwo, Powiat, Gmina: wpisz dane adresowe firmy.

   • Eksportuj do JPK faktury tylko dla kontrahentów ze zdefiniowanym NIP: włącz, jeśli eksport ma obejmować wyłącznie faktury dla kontrahentów z uzupełnionym NIP.

   • Eksportuj do JPK_FA tylko faktury dla kontrahentów z Polski: włącz, jeśli chcesz ograniczyć eksport JPK_FA do faktur dla polskich kontrahentów.

   • W opcji Przedstaw pola na korekcie jako wybierz:

     • wartość po korekcie: prezentowanie wartości po uwzględnieniu korekty;

     • różnicę: prezentowanie zmiany wartości wynikającej z korekty.

   • W opcji W JPK VAT uwzględniaj faktury wystawione do zamówień z adresem dostawy do krajów UE wybierz:

     • tak: jeśli stosujesz polskie stawki VAT i traktujesz taką sprzedaż jak sprzedaż lokalną;

     • nie: jeśli jesteś zarejestrowany w procedurze VAT OSS lub w kraju dostawy i nie raportujesz tych faktur w JPK VAT.

4. Zapisz ustawienia.

Pozostałe dane firmy, w tym adres e-mail, są pobierane z konfiguracji panelu i sekcji Dane firmy . Sprawdź ich poprawność przed eksportem.

1. Przejdź do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Generowanie plików zbiorczych.

2. Wybierz format pliku i wersję struktury (różne wersje tego samego formatu są dostępne ze względu na zgodność z zewnętrznymi programami księgowymi. Przed eksportem ustal z księgowością, jaki format i wersję wybrać).

3. Określ zakres dat i sklepy.

4. Wygeneruj plik.

Jeżeli dokument nie pojawia się w pliku, sprawdź ustawienia uwzględniania sprzedaży do UE oraz sposób prezentowania korekt.

Sposób prezentowania korekt

Jeśli korekta zmieniająca lub zerująca została wystawiona w tym samym okresie rozliczeniowym co dokument pierwotny:

1. Przejdź do ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Generowanie plików zbiorczych > Ustawienia.

2. Odszukaj sekcję Ustawienia eksportu do pliku w formacie JPK.

3. Dla opcji Przedstaw pola na korekcie jako wybierz różnicę.

4. Zapisz ustawienie.

5. Ponownie wygeneruj plik JPK.

Przy ustawieniu wartość po korekcie w JPK_VAT może zostać przedstawiony ostatni dokument z danego okresu, czyli korekta.

Pliki JPK_FA i JPK_MAG możesz pobierać również przez API panelu administracyjnego. Szczegóły znajdziesz w dokumentacji API.

Dodatkowe oznaczenia dokumentów możesz przypisać:

1. Na karcie zamówienia w sekcji dokumenty.

2. W Grupowej Edycji Zamówień, również dla zamówień już obsłużonych. Przejdź do listy zamówień, następnie zaznacz zamówienia, które chcesz edytować, przejdź do grupowej edycji zamówień i wybierz opcję Zmienić oznaczenia dokumentu w raporcie JPK_VAT.

W odpowiednim polu wpisz oznaczenia, które mają zostać uwzględnione w raporcie. Ich dobór uzgodnij z księgowością.

Aby oznaczenie było dodawane na podstawie produktu w zamówieniu:

1. Przejdź do PRODUKTY > Wszystkie produkty.

2. Otwórz kartę produkt i przejdź do sekcji Opisy.

3. Przypisz parametr z kontekstem specjalnym Oznaczenia dokumentu w raporcie JPK_VAT.

4. Ustaw odpowiednią wartość parametru.

Dla zamówień zawierających ten towar odpowiednie oznaczenie zostanie automatycznie dodane do dokumentu w raporcie JPK_VAT. Parametry możesz również przypisywać przez Grupową Edycję Towarów. Więcej na temat dodawania parametrów przeczytasz tutaj .

Raporty VAT OSS znajdziesz w ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty. Wybierz:

• Ewidencję sprzedaży VAT OSS, jeśli potrzebujesz szczegółowej listy transakcji.

• Deklaracje sprzedaży VAT OSS, jeśli potrzebujesz kwartalnego podsumowania sprzedaży i należnego podatku VAT.

Aby raporty zawierały komplet danych, sprawdź, czy w USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia masz włączony mechanizm Ustalenia stawki VAT w UE. Jeśli w ewidencji chcesz uwzględniać sprzedaż dla firm z UE bez aktywnego NIP UE, dla opcji Dla klientów z UE o typie firma z potwierdzonym przez obsługę negatywnie zweryfikowanym NIP UE wybierz stosuj stawkę VAT kraju dostawy. Dla tych klientów zostanie ustawiona opcja „Sprzedaż z VAT: jak dla kraju”, a sprzedaż będzie rejestrowana w VAT OSS.

Ewidencja zawiera szczegółowe dane sprzedaży wysyłkowej między różnymi krajami UE dla:

• klientów prywatnych,

• klientów firmowych bez aktywnego NIP UE, z uwzględnieniem opisanej wyżej konfiguracji.

O uwzględnieniu sprzedaży zagranicznej decydują kraj wysyłki i kraj dostawy, a nie sam kraj nabywcy. Raport obejmuje np. wysyłkę z Polski do Niemiec lub z Niemiec do Polski. Nie obejmuje sprzedaży lokalnej, w której kraj wysyłki i dostawy jest taki sam.

Kwoty w ewidencji są przeliczane na euro, aby umożliwić porównanie z deklaracją VAT OSS.

Deklaracja to kwartalne podsumowanie sprzedaży wysyłkowej między krajami UE w ramach procedury OSS. Uwzględnia transakcje z podatkiem VAT naliczonym według stawki kraju dostawy. Grupuje sprzedaż według kraju dostawy i zastosowanej stawki VAT, a kwoty przelicza na euro.

Raport znajdziesz w ANALIZA > Dokumenty sprzedaży i korekty > Raporty Intrastat - wywóz. Zestawienie służy do przygotowania danych dotyczących obrotu towarowego z krajami UE. Możesz je wyeksportować do pliku ODS. Wartości sprzedaży są przeliczane na PLN według kursów NBP i zaokrąglane do pełnych złotych.

Dla wybranych kodów CN w raporcie intrast należy wykazać ilość towaru w jednostce uzupełniającej, np. w sztukach, litrach lub metrach kwadratowych. Dane są pobierane z parametru towaru Ilość w uzupełniającej jednostce miary.

Aby uwzględnić je w zestawieniu:

1. Przejdź do PRODUKTY > Wszystkie produkty.

2. Otwórz kartę produktu.

3. W zakładce Opisy uzupełnij parametr z kontekstem specjalnym Ilość w uzupełniającej jednostce miary zgodnie z jednostką wymaganą dla kodu CN.

4. Przejdź do raportu Intrastat - wywóz.

5. Włącz kolumnę prezentującą ilość w uzupełniającej jednostce miary.

6. Wygeneruj zestawienie.

Przykład: jeśli kod CN wymaga wykazania liczby sztuk, uzupełnij odpowiednią wartość na karcie towaru i włącz właściwą kolumnę raportu. Dane zostaną uwzględnione w zestawieniu.