Sprzedaż subskrypcyjna

Sprzedaż subskrypcyjna umożliwia oferowanie produktów z cykliczną dostawą. Klient wybiera częstotliwość dostaw i opłaca pierwszy zakup kartą, a system tworzy subskrypcję będącą podstawą kolejnych zamówień. W konfiguracji określasz zasady aktualizacji cen, rabaty, zakres zmian dostępnych dla klienta oraz sposób wyznaczania terminów zamówień. Każde zamówienie utworzone w ramach subskrypcji jest osobno opłacane i realizowane.

• Jakie wymagania trzeba spełnić i jak skonfigurować moduł oraz dostępność produktów?

• Jak działają promocje, rabaty i kody rabatowe w subskrypcjach?

• Czym różnią się tryby tworzenia zamówień i jak przebiegają płatności oraz realizacja?

• Co oznaczają statusy subskrypcji, jakie zmiany i ograniczenia obowiązują oraz jak sprawdzić konfigurację?

Płatności i regulamin

• Do aktywacji sprzedaży subskrypcyjnej wymagane są aktywne płatności kartowe IdoPay. Jeżeli czekasz na ich uruchomienie, możesz wcześniej przygotować rabaty dla nowych subskrypcji oraz ustawienia na kartach produktów.

• Regulamin sklepu musi uwzględniać sprzedaż subskrypcyjną. Możesz korzystać z automatycznie generowanego regulaminu, który jest dostosowany do tego modelu sprzedaży. Jeżeli używasz własnego regulaminu, uwzględnij odpowiednie zapisy na podstawie treści regulaminu automatycznego. Regulamin możesz edytować przechodząc do SKLEP > Regulamin i polityka.

Szablon sklepu

Szablon musi obsługiwać zakupy subskrypcyjne. W szablonach Standard i szablonie własnym Lite odpowiednie zmiany są pobierane automatycznie. W szablonie indywidualnym lub własnym Pro zaktualizuj komponenty wymienione poniżej:

Jeżeli szablon obsługuje subskrypcje, ale nie możesz go zaktualizować, przejdź do SKLEP > Proces zakupowy (COP) > Kroki procesu zakupowego i wybierz wszystkie są brane z innego szablonu strony niż aktywny następnie wybierz jeden z dostępnych szablonów standard i zapisz zmiany.

Przejdź do USTAWIENIA > Sprzedaż subskrypcyjna. W tym miejscu określasz dostępność modułu, rabaty, zasady edycji subskrypcji i sposób tworzenia zamówień.

1. Przejdź do sekcji Konfiguracja dla sklepu.

2. Wybierz sklep, którego ustawienia chcesz zmienić.

3. Zaznacz Moduł jest aktywny w sklepie.

4. W sekcji Progi rabatowe dla nowych subskrypcji określ przedziały liczby zamówień, typ rabatu i jego wartość. Liczba zamówień wskazuje zamówienie, od którego obowiązuje dany próg rabatowy. Wartość 1 oznacza, że próg obowiązuje od pierwszego zamówienia w subskrypcji.

5. Aby dodać kolejny przedział, wybierz Dodaj rabat progowy.

W sekcji Edycja subskrypcji przez klienta określ sposób obsługi cen, limit przesunięcia dostawy i dostępne operacje.

Sposób obsługi zmian cen

Wybierz domyślny sposób obsługi zmian cen produktów w nowo zakładanych subskrypcjach:

• Aktualizacja cen - gdy zmienia się cena na karcie produktu, nowa cena zostanie zastosowana również w subskrypcjach

• Mrożenie cen - cena towarów objętych subskrypcją pozostanie taka sama, niezależnie od zmiany cen na karcie produktu

Limit zmiany daty najbliższej dostawy

• Maksymalna liczba dni  - wpisz liczbę dni, o jaką klient może zmienić datę najbliższej dostawy. Domyślna wartość to 60 dni.

Operacje dostępne dla klienta

W obszarze Opcje możesz wybierać poszczególne ustawienia:

• Klient może wstrzymać subskrypcję - klient może samodzielnie wstrzymać subskrypcję.

• Klient może edytować towary w subskrypcji - klient może dodawać i usuwać towary oraz zmieniać ich ilości.

• Klient musi potwierdzić zmianę kwoty subskrypcji, aby ją kontynuować - kontynuowanie subskrypcji po zmianie kwoty wymaga potwierdzenia przez klienta.

Potwierdzanie zmiany kwoty

Wymóg potwierdzenia zmiany kwoty działa niezależnie od wybranego sposobu aktualizacji cen. Klient otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do karty subskrypcji w sklepie, na której może zaakceptować nową cenę. Jeżeli klient nie zaakceptuje nowej ceny, najbliższe odnowienie zostanie anulowane. Sama subskrypcja pozostaje aktywna, o ile nie została wstrzymana. Przy kolejnym odnowieniu system ponownie wymaga akceptacji.

W sekcji Algorytm tworzenia zamówienia wybierz tryb inteligentny albo prosty. Tryb określa sposób wyznaczania terminów kolejnych zamówień.

Tryb inteligentny uwzględnia organizację logistyki sklepu. Tryb prosty pozwala obsłudze określić stałe wyprzedzenie tworzenia zamówień względem daty dostawy.

System wyznacza daty na podstawie:

• czasu przygotowania zamówienia, w tym przesunięć międzymagazynowych,

• dni i godzin pracy magazynu,

• czasu odbioru i dostawy przez wybranego kuriera.

Kolejne zamówienia powstają raz na 24 godziny, w godzinach nocnych:

 Jeżeli poprzednie zamówienie nie jest zakończone, nowe zamówienie nie zostanie utworzone.

W trybie Prosty zamówienie powstaje określoną w konfiguracji liczbę dni przed datą dostarczenia zamówienia do klienta. Wyprzedzenie ustawiasz osobno dla dwóch długości cyklu:

• Dla subskrypcji z cyklicznością poniżej 10 dni,

• Dla subskrypcji z cyklicznością 10 i więcej dni.

Opcja Uwzględniaj dni wolne od pracy pozwala określić, czy dni wolne mają być uwzględniane przy wyznaczaniu terminu. Przy jej wyłączeniu liczba dni oznacza dni robocze od poniedziałku do piątku, z pominięciem weekendów. Jeżeli termin utworzenia zamówienia przypada na dzień wolny, system tworzy je wcześniej, w dzień roboczy.

Dodatkowo możesz zaznaczyć:

• Zamówienia dla cyklu 30 dni twórz zawsze tego samego dnia miesiąca, w którym założono subskrypcję - opcja pozwala zachować stały dzień miesiąca. Przykład: dla subskrypcji założonej 10. dnia miesiąca zamówienie powstanie 10. dnia kolejnego miesiąca, a w krótszych miesiącach - ostatniego dnia miesiąca.

• Zaliczaj zamówienia inicjujące na kolejny cykl - zamówienia inicjujące złożone np. od 16. dnia miesiąca są zaliczane na kolejny cykl. Pozostałe zamówienia inicjujące są zaliczane na bieżący cykl. Przykład: subskrypcja założona 16. dnia miesiąca trafi do realizacji z datą wysyłki w kolejnym miesiącu, a jej odnowienie nastąpi w praktyce za dwa miesiące.

Utworzenie subskrypcji

1. Klient wybiera częstotliwość dostaw.

2. Klient finalizuje zakup kartą płatniczą.

3. System tworzy zamówienie, a następnie subskrypcję.

4. System ustala datę kolejnej dostawy i płatności.

Subskrypcja jest bezterminowa. Trwa do zakończenia przez klienta lub obsługę sklepu. Klient może z niej zrezygnować w dowolnym momencie.

Płatność za kolejne zamówienie

W trybie inteligentnym dzień przed ustaloną datą płatności system kontroluje ceny i wysyła wiadomość o nadchodzącej płatności. Treść wiadomości zależy od zmiany ceny i wymogu jej akceptacji. Po osiągnięciu daty płatności system podejmuje maksymalnie 3 próby obciążenia karty w ciągu 48 godzin. W trybie prostym płatność jest wyznaczana na dzień po utworzeniu zamówienia, a zasady prób płatności i powiadomień pozostają takie same.

Jeżeli po trzeciej nieudanej próbie klient nie podejmie płatności alternatywnej, a zamówienie ma status „oczekuje na wpłatę” lub „nieobsłużone”, system anuluje zamówienie w dniu planowanej wysyłki. Subskrypcja pozostaje aktywna, a kolejne zamówienie powstaje zgodnie z cyklem.

Realizacja i wysyłka

Zamówienie subskrypcyjne obsługujesz tak jak pozostałe zamówienia w panelu. W trybie inteligentnym planowana data wysyłki wynika z parametrów logistycznych. W trybie prostym przypada na dzień przed datą dostawy.

Samo włączenie modułu nie udostępnia automatycznie całego asortymentu w sprzedaży subskrypcyjnej. Sprzedaż subskrypcyjną możesz włączyć dla pojedynczego towaru albo zbiorczo dla wybranej grupy towarów.

1. Otwórz kartę towaru i przejdź do zakładki Subskrypcje.

2. Wybierz zakładkę sklepu, dla którego chcesz włączyć sprzedaż subskrypcyjną.

3. Włącz przełącznik Towar dostępny w modelu sprzedaży subskrypcyjnej.

4. W polu Możliwe cykle odnowień subskrypcji zaznacz częstotliwości dostępne dla klienta: co 7, 14, 21, 28, 30, 60 lub 90 dni. Możesz zaznaczyć kilka wartości. Minimalny cykl wynosi 7 dni.

5. Jeśli chcesz dodać własną częstotliwość, wpisz liczbę dni w polu pod listą i kliknij Dodaj. Nowa wartość pojawi się na liście — zaznacz ją, aby udostępnić ją klientowi.

6. Określ minimalną liczbę towaru w zamówieniu potrzebną do umożliwienia sprzedaży subskrypcyjnej, osobno dla sprzedaży detalicznej (detal) i hurtowej (hurt).

7. Zapisz zmiany.

1. Na liście towarów zaznacz produkty, dla których chcesz włączyć sprzedaż subskrypcyjną.

2. Na dole strony kliknij Edycja grupowa.

3. Wybierz Sprzedaż subskrypcyjna i kliknij Dalej.

4. Wybierz sklep, którego mają dotyczyć zmiany.

5. Włącz sprzedaż subskrypcyjną za pomocą suwaka.

6. Ustal możliwe cykle odnowień subskrypcji.

7. Określ minimalną liczbę towaru w zamówieniu potrzebną do umożliwienia sprzedaży subskrypcyjnej.

Aby sprawdzić, które produkty mają włączoną sprzedaż subskrypcyjną, skorzystaj z odpowiedniego filtra w wyszukiwarce zaawansowanej produktów.

Przejdź do ZAMÓWIENIA > Subskrypcje, aby otworzyć Listę subskrypcji. W tym miejscu możesz wyszukiwać subskrypcje i przeglądać informacje o ich statusie, zamówieniach oraz terminach dostaw.

Lista zawiera następujące kolumny:

• ID i Data utworzenia - identyfikator subskrypcji i data jej utworzenia.

• Status - status subskrypcji.

• Aktualizacja ceny towarów - informacja o sposobie obsługi cen w subskrypcji.

• Dane billingowe - dane rozliczeniowe.

• Zamówienia - informacje o zamówieniach powiązanych z subskrypcją.

• Najbliższa dostawa i Kolejna dostawa - terminy dostaw.

• Notatka od klienta i Notatka do subskrypcji - treść notatek związanych z subskrypcją.

1. Skorzystaj z pola wyszukiwania lub opcji Filtry, aby znaleźć subskrypcje.

2. Aby zmienić kolejność wyników, użyj kontrolek sortowania przy wybranych nagłówkach kolumn.

3. Użyj pól wyboru przy wierszach, aby zaznaczyć subskrypcje i rozpocząć ich grupową edycję.

W prawym górnym rogu listy znajduje się menu dodatkowych opcji oznaczone trzema kropkami. W tym miejscu możesz zapisać aktualny widok listy.

Aby zmienić ustawienia kilku subskrypcji jednocześnie, zaznacz je na liście i rozpocznij edycję grupową. W oknie Grupowa edycja subskrypcji rozwiń listę Wybierz, co zamierzasz zmienić i wybierz jedno z ustawień:

• Data najbliższej dostawy - zmiana terminu najbliższej dostawy.

• Automatyczna zmiana ceny - zmiana ustawienia automatycznej aktualizacji cen.

• Status - zmiana statusu subskrypcji.

Przycisk Zastosuj służy do zatwierdzenia zmian.

Karta subskrypcji przedstawia jej szczegóły, zawartość oraz ustawienia. Dostępna jest także opcja podgląd subskrypcji . Do karty subskrypcji przejdziesz po kliknięciu w ID danej subskrypcji.

• W sekcji Szczegóły subskrypcji sprawdzisz nazwę i kod IAI towaru, jego ilość oraz cenę. Przy ilości znajdują się przyciski − i + za pomocą których możesz edytować ilość, a po prawej menu oznaczone trzema kropkami, które umożliwia edytować cenę, dodać etykietę lub usunąć towar.

• Za pomocą przycisku Dodaj towar możesz dodać kolejne towary do subskrypcji.

• Pod listą towarów znajdują się pozycje podsumowania: Suma towarów, Dostawa, Rabat na towary, Rabat na dostawę oraz Łączna kwota.

Rabaty

• W części Przypisany rabat progowy znajdują się pola zakresu Liczba zamówień (od - do), lista Typ rabatu, pole Rabat oraz kolumna Opcje z ikoną kosza.

• W tym miejscu możesz skorzystać z opcji Dodaj rabat progowy aby przypisać rabat do konkretnej subskrypcji

• W części Przypisany kod rabatowy pole Wpisz kod umożliwia ręczne dodanie kodu rabatowego do zamówienia.

Dostawa, płatność i klient

• Sekcja Dostawa przedstawia metodę dostawy, opłatę za przesyłkę dla klienta, dane odbiorcy i Uwagi dla kuriera. Przy metodzie i danych dostawy widoczne są menu oznaczone trzema kropkami, za pomocą których możesz zmienić kuriera oraz opłatę za przesyłkę.

• Sekcja Płatność pokazuje metodę płatności.

• Sekcja Klient zawiera dane klienta, dane bilingowe oraz Notatkę o kliencie. Za pomocą menu oznaczonego 3 kropkami możesz edytować dane Klienta oraz przejść do jego reklamacji, zwrotów oraz zamówień.

Status i harmonogram

• Panel Status zawiera informacje o aktualnym statusie oraz ustawienie Informuj klienta o zmianie statusu z polami E-mail i SMS.

• Poniżej znajdują się informacje o ostatnim zamówieniu, sklepie i dacie utworzenia subskrypcji oraz Data najbliższej dostawy i Data kolejnej dostawy

• Lista Odnowienie zamówienia (co ile dni) określa częstotliwość odnowień.

• Pole Automatyczna aktualizacja ceny wskazuje ustawienie aktualizacji cen w danej subskrypcji.

• Możesz sprawdzić Notatkę do subskrypcji i Notatkę od klienta oraz skorzystać z odnośnika Zamówienia do tej subskrypcji.

Status subskrypcji określa, czy system może tworzyć kolejne zamówienia i automatycznie pobierać płatności. Status subskrypcji należy odróżnić od statusu zamówienia utworzonego w jej ramach.

Po wznowieniu wstrzymanej subskrypcji termin kolejnego cyklu jest przeliczany względem dnia ponownej aktywacji.

Zakres dostępnych zmian zależy od tego, czy subskrypcję edytuje klient w swoim koncie, czy obsługa sklepu w panelu administracyjnym lub przez API.

Klient może również usunąć dotychczasową kartę płatniczą i przypisać nową.

Na cenę produktu mogą wpływać promocje, rabaty subskrypcyjne, kody rabatowe oraz mrożenie cen. Każdy mechanizm działa inaczej.

Promocja na produkt jest uwzględniana przy pierwszym zamówieniu, które tworzy subskrypcję. Przy kolejnych odnowieniach podstawą jest cena detaliczna produktu, bez uwzględnienia promocji. Wyjątkiem jest subskrypcja z włączonym mrożeniem cen.

Przykład

Cena detaliczna papieru do drukarki wynosi 100 zł, a podczas zakładania subskrypcji cena promocyjna wynosi 80 zł:

• pierwsze zamówienie korzysta z ceny 80 zł,

• przy kolejnych zamówieniach podstawą jest 100 zł, jeżeli nie włączono mrożenia cen.

Przy włączonym mrożeniu cen cena produktu zostaje zachowana dla kolejnych zamówień. Zamrożoną cenę możesz zmienić ręcznie na karcie konkretnej subskrypcji przechodząc do ZAMÓWIENIA > Subskrypcje. Jeżeli włączono wymóg potwierdzania zmiany kwoty, klient musi zaakceptować zmianę.

Przykład

Papier został objęty subskrypcją w cenie 80 zł. Przy mrożeniu cen kolejne zamówienia zachowują tę cenę, dopóki nie zostanie zmieniona ręcznie na liście subskrypcji. Zmiana ustawienia w USTAWIENIA > Sprzedaż subskrypcyjna nie wpłynie na cene.

Dodawanie produktu do istniejącej subskrypcji

Produkt dodawany do istniejącej subskrypcji otrzymuje cenę detaliczną. Aktualna promocja na ten produkt nie jest uwzględniana.

Do ceny dodanego produktu nadal mogą zostać zastosowane:

• rabat subskrypcyjny,

• kod rabatowy przypisany do subskrypcji.

Przykład

Do aktywnej subskrypcji na papier dodajesz toner. Jego cena detaliczna wynosi 100 zł, a promocyjna 80 zł. Toner zostaje dodany w cenie 100 zł przed zastosowaniem odpowiednich rabatów.

Rabat subskrypcyjny może być kwotowy lub procentowy. Jest naliczany osobno dla każdego produktu, zgodnie z przedziałem liczby zamówień. Przy ustalaniu progu system uwzględnia zamówienia od początku subskrypcji. Każdy próg jest liczony od ceny produktu, a nie od ceny pomniejszonej o rabat z wcześniejszego progu.

Przykład

Dla produktu w cenie 100 zł ustawiono:

Przy drugim zamówieniu rabat 30 zł jest odejmowany od 100 zł, a nie od 90 zł z poprzedniego progu.

Do subskrypcji można przypisać kod rabatowy. Aby kod działał również w kolejnych zamówieniach, w jego konfiguracji włącz opcję: „Stosuj ten kod rabatowy w kolejnych zamówieniach w ramach jednej subskrypcji”.

Kod obowiązuje do osiągnięcia ustawionego limitu zamówień albo do końca ważności, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Przekroczenie daty ważności wyłącza naliczanie rabatu również wtedy, gdy limit zamówień nie został wykorzystany.

Przykład

Kod ma działać przez 5 kolejnych zamówień, ale jego ważność kończy się po trzecim. Przy czwartym zamówieniu kod nie zostanie zastosowany.

• Subskrypcje nie obsługują towarów za punkty, gratisów ani towarów wirtualnych.

• Nie można objąć subskrypcją towarów z konfiguratorem.

• Towary jedno- i wielorozmiarowe nie są obsługiwane, jeżeli ich cena jest wyliczana za pomocą formuły cenowej.

• Do aktywnej subskrypcji nie można dodać produktu jako jednorazowego zakupu realizowanego z najbliższym zamówieniem.

• Dla klientów z NIP UE sprzedaż subskrypcyjna nie jest realizowana w stawkach netto (bez VAT).

• Niezakończone poprzednie zamówienie blokuje utworzenie kolejnego.

• Wstrzymanie subskrypcji nie anuluje automatycznie już utworzonego zamówienia.

• Zakończonej subskrypcji nie można wznowić.

FAQ

Czy klient może złożyć zamówienie na towary w subskrypcji, które mają wybrany inny cykl dostaw?expand_more

Nie, można złożyć zamówienie na towary w subskrypcji, które mają wybrany ten sam cykl dostaw. Ten scenariusz został jednak obsłużony od strony szablonu. Jeżeli system wykryje, że towary w koszyku mają różne cykle, to klient zostanie poproszony o wybranie wspólnego cyklu dostaw.

Czy próg rabatowy sumuje się z kodem rabatowym?expand_more

Tak, wartości obniżki sumują się. W konfiguracji kampanii kodów rabatowych możesz określić parametr, w ilu kolejnych zamówieniach subskrypcyjnych kod będzie zastosowany. Po aktywacji kodu rabatowego przez klienta pierwsze zamówienie zawsze będzie objęte rabatem.

Kod rabatowy - zamówienia subskrybcyjne

Jeśli w subskrypcji jest podpięty kod rabatowy i odnowienie subskrypcji następuje, kiedy kod rabatowy stracił ważność, to co się dzieje?expand_more

Kod przestaje działać, i rabat nie będzie dalej naliczany. Należy zatem uwzględnić ten fakt podczas tworzenia i konfiguracji kampanii kodów rabatowych.

Jeśli subskrypcja zostanie wstrzymana, a następnie wznowiona to od kiedy liczymy kolejny cykl?expand_more

Data przelicza się względem dnia ponownej aktywacji wg cyklu.

Czy klient sklepu można zminić kartę płatniczną przypisaną do subskrypcji?expand_more

Tak, klient ma możliwość usunięcie istniejącej karty płatniczej i przypisania nowej. Dodatkowo kiedy zbliża się termin wygaśnięcia karty (30 dni przed terminem) to klienta wysyłany jest mail z prośbą o zaktualizowanie danych karty płatniczej.

Kod rabatowy - limit zamówień a data ważności kodu?expand_more

Po przekroczeniu daty ważności, kod nie będzie respektowany w subskrypcji, nawet jeśli nie został osiągnięty limit zamówień, dla których ten kod działa.

Dlaczego nie można zmienić daty najbliższej dostawy?expand_more

Jeżeli ostatnie zamówienie ma status „Wysłane”, edycja jest zablokowana do daty dostawy przypisanej do tego zamówienia. Możliwość zmiany wraca następnego dnia.

Np. data najbliższej dostawy w subskrypcji to 12.01.2026, 8.01.2026 zostało utworzone zamówienie, 9.01 zostało ustawione jako "Wysłane" (zamówienie zostało wysłane wcześniej niż to było planowane) to od 09.01 do 12.01 nie ma możliwości edycji daty najbliższej dostawy w subskrypcji.

Czy zamrożoną cenę można zmienić?expand_more

Tak. Możesz zmienić ją ręcznie na karcie konkretnej subskrypcji. Jeżeli wymagane jest potwierdzenie zmiany kwoty, klient musi zaakceptować nową cenę.

Czy w jednym zamówieniu mogą znaleźć się produkty z różnymi cyklami dostaw?expand_more

Produkty subskrypcyjne w jednym zamówieniu muszą mieć wspólny cykl. Jeżeli klient wybierze różne cykle, szablon poprosi o wybranie wspólnej częstotliwości dostaw.