Dodawanie i edycja klientów

Panel administracyjny posiada wiele narzędzi, które pozwalają na szybkie zarządzanie bazą klientów w sklepach internetowych. Oprócz podstawowych, takich jak uproszczona wyszukiwarka klientów, czy możliwość dodawania klienta z poziomu panelu administracyjnego, dostępne są potężniejsze narzędzia, jak szczegółowa analiza klientów czy Grupowa Edycja Klientów.

Obsługa panelu może ręcznie edytować klientów, jeśli ma odpowiednie uprawnienia do tego modułu. Poszczególne opcje z tzw. karty edycji klienta znajdują się na kolejnych zrzutach, z krótkim opisem, za co odpowiadają poszczególne opcje.

Kartę edycji klienta znajdziesz w sekcji KLIENCI > Zarządzanie klientami > Lista klientów i klikając numer ID klienta. Jeśli chcesz dodać nowego klienta, skorzystaj ze ścieżki KLIENCI > Zarządzanie klientami > Dodawanie nowego klienta.

Numer nadawany jest automatycznie, natomiast login wprowadzany może być ręcznie przez klienta, obsługę sklepu lub wygenerowany automatycznie przez panel (przy ręcznym dodawaniu klienta).

Uwaga: Dane te nie są po zapisie możliwe do zmiany na żadnym poziomie w panelu i w sklepie.

W przypadku posiadania np. zewnętrznego systemu ERP, można wprowadzić również w tym miejscu numerację właśnie z niego.

Każde konto może mieć zmieniane hasło z poziomu panelu, jako pewien bufor bezpieczeństwa (gdy klient z jakiegoś powodu będzie tego potrzebował). Konto można również zablokować, uniemożliwiając klientowi logowanie.

Czyli typ klienta, dane i kraj.

Podstawowym podziałem klientów jest Firma oraz Osoba prywatna. Możemy gromadzić informację o płci klienta, natomiast ustawienie to wymaga dodatkowego włączenia w sekcji MODERACJA > Działanie sklepu > Panel klienta i Proces Składania Zamówienia (COP) > wybór sklepu > Formularz rejestracji i edycji danych klienta > Wybór płci.

W danych bilingowych znajduje się adres klienta. Domyślnie to on jest adresem dostawy (o dodatkowych adresach w dalszej części wpisu), zawiera kod pocztowy oraz kraj, z którego pochodzi klient. Od strony sklepu klient może wybrać tylko te kraje, które dodano w dziale ADMINISTRACJA > Magazyn i logistyka > Ustawienia obsługi dostaw i płatności dla kraju. Na podstawie kraju możemy walidować kod pocztowy (nie wszystkie kraje posiadają ten mechanizm) oraz, co ważniejsze, NIP klienta firmowego.

Klienci mogą posiadać własne saldo, z którego istnieje możliwość np. opłacania składanego zamówienia (w części lub całości) - posiadamy do tej funkcji rozbudowaną historię właśnie z poziomu edycji klienta.

Można również nadać kredyt kupiecki klientowi, umożliwiając mu płatność “na fakturę” w danym terminie (domyślnie jest to termin z profilu płatności). Bez aktywnego modułu B2B w panelu nie ma możliwości ustalenia limitu kredytu kupieckiego. Wartość rubryki “Wykorzystany limit kredytowy” będzie się obniżać z każdą przyjętą wpłatą w zamówieniu klienta, które ma wybrany sposób płatności “Faktura na termin”.

Na te dane będą wysyłane maile oraz SMSy z panelu administracyjnego.

Oprócz nazwy firmy oraz NIPu (który walidujemy krajem pochodzenia klienta, zgodnie z wytycznymi europejskimi; zarówno NIPy związane z VAT-EU, z przedrostkami odpowiednich krajów, jak i ich regionalne odmiany, tzw. TINy), możemy również nadać klientowi status hurtownika (przydatne w funkcjonalnościach modułu B2B), oraz pokazywać jako partnera na podstronie sklepu /partners.php.

• Przypisanie klienta do stron - domyślnie klient, rejestrując się na stronie, zostaje automatycznie do niej dopisany (przy zakładaniu konta klientowi ręcznie, przynajmniej jeden sklep musi być wybrany), natomiast nie blokujemy mu możliwości zalogowania się w innym sklepie z tego samego konta. Zalogowanie na drugim sklepie również przypisze klienta do nowego sklepu (w którym zaszło logowanie), można natomiast zablokować tę opcję (Klient może logować się tylko na stronach, do których jest przypisany).

• Zgody na e-mail oraz SMS newsletter.

• Powiadomienia o produktach obserwowanych (na listach zakupowych – wysyłanie informacji o zmianie ceny oraz o ponownej dostępności towaru).

• Otrzymywanie faktur elektronicznych – zgoda zmienia się na “tak”, gdy klient zamówi, zaznaczając, że chce otrzymać elektroniczną wersję.

• Faktura zbiorcza - funkcjonalność modułu B2B.

• Język, waluta – zgodnie z tymi ustawieniami do klienta będą wychodzić maile transakcyjne o danym języku i z daną walutą (taką również będzie widział na sklepie, jeśli jest w nim dostępna).

• Opiekun handlowy – z tego poziomu możemy dopisać opiekuna handlowego, tzn. użytkownika panelu, który będzie widział zamówienia tego klienta ze swojego poziomu w panelu, oraz zostanie powiadomiony mailowo o złożeniu zamówienia przez przypisanego klienta.

Znajdziemy tutaj wartości liczbowe towarów kupionych, obserwowanych, ilości reklamacji, zwrotów oraz zamówień. Liczby te są przyciskami aktywnymi, tzn. jeśli klient wykonał zamówienie, możemy nacisnąć liczbę, co otworzy stronę z listą zamówień tego konkretnego klienta (automatycznie wyszuka zamówienia w module Sprzedaży). Możemy również zobaczyć, kiedy klient się rejestrował oraz ostatnio logował.

Tutaj możemy przypisać konkretny profil dostawy klientowi (np. gdy ten wynegocjuje ze sklepem inny koszt dostawy) oraz wybrać, czy klient ma kupować w sklepie z podatkiem VAT, bez niego lub zgodnie z ustawieniami danego kraju (przez ustawienia kraju mamy na myśli ustawienie z sekcji ADMINISTRACJA > Magazyn i logistyka > Ustawienia obsługi dostaw i płatności dla kraju > wybór kraju > Naliczanie VAT).

• Karty przypisane do klienta - są to karty stałego klienta (MARKETING I INTEGRACJE > Karty stałego klienta).

• Rabat – w tym miejscu możemy przydzielić klientowi tzw. rabat prosty (np. 5% na cały asortyment), indywidualny (bardziej skomplikowany, o różnej wysokości, działający np. na różne grupy towarów) lub przypisać grupę rabatową (KLIENCI > Rabaty i cenniki > Grupy rabatowe klientów).

• Zablokuj automatyczne przypisywanie do grup rabatowych na podstawie historii zakupów - grupy rabatowe mogą być zautomatyzowane. Opcja ta przydaje się w konkretnych scenariuszach.

• Ogranicz możliwość kupowania towarów, tylko do tych, dla których klient ma ustawioną ręcznie cenę (oraz ogranicz wyświetlanie) - jeśli klient posiada nadane ceny dla konkretnego towaru (cennikiem indywidualnym lub grupą rabatową), ogranicz jego asortyment po zalogowaniu tylko do tych konkretnych towarów (kupno i/lub wyświetlanie).

• Darmowe przesyłki, Tylko za przedpłatą - klient może mieć darmową wysyłkę i/lub musieć uiszczać opłaty z góry.

• Ilość punktów w programie lojalnościowym (wraz z całą historią punktów oraz dziennikiem zdarzeń, który użytkownik wprowadzał jakie zmiany).

W tym miejscu decydujemy, czy klient jest partnerem sklepu, czy nie oraz w jakiej formie sklep wypłaca mu prowizje (więcej informacji o programie partnerskim znajdziesz tutaj )

• Pozyskany przez – tutaj widnieć będzie login partnera, który pozyskał konkretnego klienta .

• Pozyskanych przez partnera - ilość klientów pozyskanych przez tego partnera.

• Statystyki PP – jest to przekierowanie na listę zamówień, w których ten partner uzyskał prowizję (a więc pozyskał klientów).

• Statystyki finansowe partnera – statystyki prowizji oraz przekierowania do innych podstron w panelu

  • Wypłaty gotówką: RAPORTY I FINANSE > Wypłaty z programu partnerskiego

  • Wypłaty w postaci bonów: RAPORTY I FINANSE > Karty podarunkowe i bony towarowe > Bony towarowe > wyszukiwarka bonów.

Liczba opinii (z przekierowaniem do wyszukiwarki opinii MODERACJA > Komunikacja z klientem > Opinie o zamówieniach i towarach), notatka o kliencie (Ważne: notatka jest wewnętrzną notatką, niewidoczną dla klienta).

Każde zapisanie strony (jakichkolwiek zmian) może spowodować wysyłkę do klienta maila lub SMSa, który poinformuje go o zmianach obsługi w jego koncie. Domyślnie, checkbox przy “E-mail” jest zaznaczony. Żeby go wyłączyć, należy wyłączyć oba szablony wiadomości transakcyjnych. Te wiadomości znajdziesz w sekcji ADMINISTRACJA > System > Konfiguracja wiadomości transakcyjnych > wybór sklepu > Klienci o nazwie “Zmiana danych klienta przez obsługę w Panelu” oraz “Gdy obsługa zakłada konto”.

Klient może z poziomu sklepu zadeklarować inny adres dostawy (checkbox Wysyłka na inny adres). Wszystkie tak dodane adresy klienta (może ich mieć nieograniczoną panelowo liczbę), będą wypisane w tym miejscu.

Klient może również zgłosić potrzebę innych dokumentów na fakturze niż dane bilingowe (które umieszczane są na fakturze domyślnie, gdy ten checkbox nie jest zaznaczony).

Szerzej o samych tagach możesz przeczytać na tej stronie .

Panel umożliwia również (jak wskazaliśmy już na początku) ręczne dodanie klienta w sekcji KLIENCI > Zarządzanie klientami > Dodawanie klienta. Moduł ten wyświetla analogiczny widok jak karta edycji klienta opisana powyżej. Jedynie kilku z opcji nie możemy edytować, dopóki nie dodamy klienta do bazy danych, np. nie istnieje możliwość dodania zgody na newsletter klientowi dodawanemu z tego poziomu przed zapisem konta.  

Panel umożliwia przeszukiwanie bazy klientów względem wielu ich danych.

• Uproszczona wyszukiwarka - dostępna w KLIENCI > Zarządzanie klientami > Szukaj klientów, sprowadza się do podstawowych wyszukiwań, gdy przykładowo chcemy znaleźć klienta po jego numerze ID, loginie lub karcie stałego klienta. Możemy również filtrować po frazie (np. fragment adresu czy maila), typie klienta, udzielonym rabacie czy opiekunie handlowym.

• Wyszukiwarka zaawansowana (Analiza CRM klientów) - dostępna w KLIENCI > Zarządzanie klientami > Analiza klientów (CRM), to bardziej rozbudowane narzędzie, które umożliwia bardzo dokładne przefiltrowanie listy klientów. Praktycznie wszystkie opcje opisane w kilkunastu podpunktach poprzedniego podrozdziału są możliwe do przeszukania.

Dodatkowo możliwe jest zawężenie listy poprzez sprecyzowanie, czy dany klient zamawiał w sklepie, a jeśli tak to w jakich ilościach, za jaką kwotę oraz w jakim przedziale czasu. Tak samo wygląda to dla zwrotów.

W połączeniu z możliwością filtrowania wartości tagów oraz źródła odwiedzin Analiza (CRM) klientów może być wykorzystywana do bardzo dokładnego badania historii i zachowań klientów.

• Lista klientów - jest kolejnym ważnym elementem. Widok listy otrzymamy po wyszukiwaniu danych lub po wybraniu KLIENCI > Zarządzanie klientami > Lista klientów. Jej widok, podobnie jak innych list, można konfigurować, żeby móc wybrać i przejrzeć interesujące nas dane.

Z poziomu listy klientów również możemy przeprowadzać na kontach operacje.

Oprócz samej Grupowej Edycji, o której więcej niżej, możliwe są inne operacje:

• Wysyłka grupowa wiadomości e-mail/SMS - wysyłka taka nie wymaga zgody na e-mail/SMS newsletter. Prosimy zatem o nienadużywanie tej opcji.

• Wysyłka newslettera do danej grupy klientów - ta opcja przekieruje bezpośrednio do modułu Newsletterów e-mail i SMS.

• Usunięcie danych klienta i zablokowanie konta – w razie, gdyby klient poprosił sklep o usunięcie danych, można to zrobić z tego poziomu lub karty edycji klienta.

Ważne: Opcja ta nie jest dostępna jako “automatyczna”, nie mamy domyślnie mechanizmu automatycznie czyszczącego dane np. po danym okresie czasu. Istnieje możliwość, żeby obsłużyć to aplikacją indywidualną, natomiast domyślnie udostępniamy tylko taką funkcjonalność naszym klientom, jaką opisaliśmy.

Dostępna jest z poziomu Listy klientów i umożliwia masową zmianę ustawień:

• Typu klienta;

• Statusu hurtownika;

• Przypisania opiekuna handlowego;

• Włączenia wystawiania faktur zbiorczych (funkcja z modułu B2B);

• Sprzedaży z/bez/jak dla kraju VAT;

• Profilu dostawy;

• Stron, do których jest klient przypisany;

• Logowania się klienta tylko na stronach, do których jest przypisany;

• Zgody na e-mail/SMS newsletter;

• Tagów klienta;

• Grup rabatowych;

• Kart stałego klienta;

• Cenników indywidualnych (funkcja z modułu B2B).

O każdej zmianie można klienta informować mailowo lub SMSowo. Zakres działania GEK będzie się w przyszłości rozszerzał, gdy nasi klienci będą zgłaszali takie zapotrzebowanie.

Panel administracyjny umożliwia prowadzenie wewnętrznej listy klientów, których zamówienia będą odpowiednio eksponowane na liście zamówień. Można to zrobić w KLIENCI > Zarządzanie klientami > Czarna lista.

Wpisy można dodawać na różne dane, od adresu IP po dane adresowe klienta.

Można w ten sposób oznaczać klientów, którzy przykładowo zamawiali za pobraniem i nie odbierali wielokrotnie przesyłek. Ponadto, możemy automatycznie blokować status zamówienia takiego klienta, jeśli jest na liście, włączając w nim status “Wstrzymane”, na podstawie ustawienia w sekcji ADMINISTRACJA > Magazyn i logistyka > Automatyzacja procesów > nazwa sklepu > Automatyzacja zmian statusów zamówień > Jeżeli klient jest na "czarnej liście", zmień jego status na "Wstrzymane" (żeby to ustawienie się pojawiło, należy mieć również zaznaczone na tak opcję Jeżeli zamówienie jest opłacone lub jest za pobraniem oraz wszystkie towary potrzebne do realizacji zostały przyjęte do magazynu własnego zmień jego status na "Pakowane".