Automatyzacja wystawiania dokumentów sprzedaży

Automatyzacja dokumentów sprzedaży pozwala określić, kiedy system ma wystawiać faktury i potwierdzenia sprzedaży dla zamówień. Dokumenty mogą być generowane podczas zmiany statusu zamówienia, zgodnie z wybranymi warunkami. Osobno skonfigurujesz automatyczną wysyłkę faktur na adres e-mail kupującego. Samo włączenie wystawiania dokumentów nie oznacza włączenia ich wysyłki.

• Jak skonfigurować automatyczne wystawianie, wysyłkę i drukowanie dokumentów?

• Jakie są warunki automatyzacji i najważniejsze zależności?

• Jak sprawdzić poprawność konfiguracji?

• Czy skonfigurowałeś dokumenty sprzedaży i ich wysyłki ?

• Czy masz ustalone statusy i warunki wystawiania dokumentów?

• Czy obsługujesz zamówienia zagraniczne?

Automatyzacja pozwala powiązać wystawianie dokumentów sprzedaży ze zmianą statusu zamówienia. Wybierz, na którym etapie realizacji mają powstawać dokumenty, a następnie określ warunki wystawiania faktur, paragonów i potwierdzeń sprzedaży. Wysyłkę faktur e-mailem ustawiasz osobno.

1. Przejdź do USTAWIENIA > Automatyzacja procesów > Automatyzacja wystawiania dokumentów sprzedaży dla zamówień.

2. W ustawieniu Automatycznie wystawiaj dokumenty sprzedaży wybierz tak. Następnie w ustawieniu Potrzebne dokumenty sprzedaży wystawiaj podczas zmiany statusu zamówienia na zaznacz jeden lub kilka statusów:

• realizowane,

• pakowane,

• spakowane,

• gotowe do wysłania,

• wysłane.

Status określa moment uruchomienia automatu. Rodzaj dokumentu zależy od warunków ustawionych w kolejnych krokach.

W ustawieniu Dla wysyłki zamówienia do innego kraju niż kraj siedziby sklepu lub oddziału możesz wybrać:

• wystawiaj tylko faktury zgodnie z ich poniższą konfiguracją - stosuje warunki wystawiania faktur i blokuje wystawianie paragonów.

• wystawiaj zarówno faktury jak i paragony fiskalne zgodnie z poniższą konfiguracją - pozwala wystawiać faktury i paragony zgodnie z warunkami określonymi w dalszej konfiguracji (opcja ta nie oznacza, że do każdego zamówienia zostaną wystawione oba dokumenty).

W ustawieniu Wystawiaj potwierdzenie sprzedaży możesz wybrać:

• zawsze - wystawia potwierdzenie niezależnie od wystawienia faktury.

• gdy nie została wystawiona faktura - wystawia potwierdzenie tylko do zamówień bez faktury.

• nigdy -wyłącza automatyczne wystawianie potwierdzeń sprzedaży.

W ustawieniu Wystawiaj fakturę dla zamówień określ zakres konfiguracji:

• bez podziału na ich źródło pochodzenia: stosuje wspólny warunek wystawiania faktur dla wszystkich zamówień;

• z podziałem na ich źródło pochodzenia: pozwala wybrać osobny warunek wystawiania faktur dla każdej z poniższych grup:

  • zamówienia z panelu,

  • zamówienia ze sprzedaży internetowej,

  • zamówienia aukcyjne,

  • zamówienia z API,

  • zamówienia z marketplaces,

  • zamówienia dropshippingowe,

  • pozostałe źródła zamówień.

Warunki wystawiania faktury

Bez podziału na źródła wybierz jeden warunek dla wszystkich zamówień. Przy włączonym podziale wybierz warunek osobno dla każdej grupy. Dostępne warianty są takie same:

• jeżeli klient poprosił o fakturę - faktura jest wystawiana, gdy klient zgłosił prośbę o fakturę.

• jeżeli klient podał NIP lub typ klienta to firma - faktura jest wystawiana, gdy klient podał NIP albo ma typ „firma”. Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków.

• jeżeli klient poprosi o fakturę lub w swoim koncie ma podany NIP - faktura jest wystawiana, gdy klient poprosił o fakturę albo ma NIP zapisany na koncie. Dotyczy to osób prywatnych i firm.

• jeżeli klient z NIP na koncie poprosi o fakturę lub proszący o fakturę klient to firma - faktura jest wystawiana, gdy klient poprosił o fakturę i ma NIP na koncie lub jest firmą. Firma prosząca o fakturę nie musi mieć NIP zapisanego na koncie.

• jeżeli klient poprosił o fakturę oraz podał NIP - faktura jest wystawiana, gdy klient jednocześnie poprosił o fakturę i podał NIP.

• zawsze - faktura jest wystawiana bez dodatkowych warunków dotyczących prośby o fakturę, NIP i typu klienta.

• nigdy - wyłącza automatyczne wystawianie faktur dla danego zakresu konfiguracji.

W ustawieniu Wystaw i wydrukuj paragon fiskalny po weryfikacji zamówienia możesz wybrać:

• bez podziału na ich źródło pochodzenia - stosuje wspólny warunek wystawiania faktur dla wszystkich zamówień;

• z podziałem na ich źródło pochodzenia - pozwala wybrać osobny warunek wystawiania faktur dla każdej z poniższych grup:

  • zamówienia z panelu,

  • zamówienia ze sprzedaży internetowej,

  • zamówienia aukcyjne,

  • zamówienia z API,

  • zamówienia z marketplaces,

  • zamówienia dropshippingowe,

  • pozostałe źródła zamówień.

W ustawieniu Wystaw i wydrukuj paragon fiskalny wybierz jeden warunek dla wszystkich zamówień. Paragon zostanie wystawiony tylko po pozytywnej weryfikacji zamówienia w module ZAMÓWIENIA > Weryfikacja i wydruki. Przy włączonym podziale wybierz warunek osobno dla każdej grupy. Dostępne warianty są takie same:

• jeżeli klient nie poprosił o fakturę - paragon jest wystawiany i drukowany, gdy klient nie zgłosił prośby o fakturę.

• jeżeli klient nie podał NIP i typ klienta to nie firma - paragon jest wystawiany i drukowany, gdy klient nie podał NIP i jednocześnie nie ma typu „firma”.

• jeżeli klient nie poprosił o fakturę lub nie podał NIP i typ klienta to nie firma - paragon jest wystawiany i drukowany, gdy klient nie poprosił o fakturę albo jednocześnie nie podał NIP i nie ma typu „firma”.

• jeżeli klient nie poprosił o fakturę oraz nie podał NIP i typ klienta to nie firma - paragon jest wystawiany i drukowany, gdy wszystkie warunki są spełnione: klient nie poprosił o fakturę, nie podał NIP i nie ma typu „firma”.

• zawsze: paragon jest wystawiany i drukowany bez dodatkowych warunków dotyczących prośby o fakturę, NIP i typu klienta.

• nigdy: wyłącza automatyczne wystawianie i drukowanie paragonów w ramach tego ustawienia.

Dla poniższych ustawień wybierz tak, aby włączyć działanie, lub nie, aby je wyłączyć:

• W przypadku wystawienia faktury (elektronicznej lub papierowej), drukuj dodatkową kopię na użytek własny - włącza drukowanie dodatkowej kopii faktury dla sklepu.

• Automatycznie wystawiaj fakturę zaliczkową po zaksięgowaniu zaliczki - włącza wystawianie faktury zaliczkowej po zaksięgowaniu zaliczki.

• Automatycznie drukuj dokumenty sprzedaży - włącza automatyczne drukowanie dokumentów sprzedaży.

Po skonfigurowaniu wszystkich warunków kliknij Zapisz zmiany.

Jeśli faktury mają być automatycznie przekazywane klientom, przejdź do USTAWIENIA > Dokumenty sprzedaży (EDI). Pełen opis konfiguracji znajdziesz tutaj .

Na zamówieniu testowym zweryfikuj cały proces:

1. Zmień status zamówienia na jeden z zaznaczonych w automatyzacji.

2. Sprawdź, czy powstały dokumenty zgodne z danymi klienta i wybranymi warunkami.

3. Jeśli włączono drukowanie, sprawdź wydruk dokumentu i dodatkowej kopii faktury.

4. Jeśli włączono wysyłkę e-mailem, sprawdź otrzymanie faktury w wybranym momencie. W przypadku faktury z ERP najpierw upewnij się, że dokument zaimportowano do zamówienia.

5. Jeśli korzystasz z automatycznych faktur zaliczkowych, sprawdź wystawienie dokumentu po zaksięgowaniu zaliczki.