KSeF - konfiguracja integracji

Aby rozpocząć integrację, potrzebujesz dwóch certyfikatów: 

• Certyfikat uwierzytelnienia – wymagany do autoryzacji komunikacji z KSeF. 

• Certyfikat podpisu linku – niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline. 

 Każdy certyfikat jest ważny 2 lata. 
 

Jak wygenerować certyfikat? 

Przed 01.02.2026 

Zaloguj się do modułu MCU (https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/ ) i wykonaj kroki od punktu 2 dla instrukcji Od 01.02.2026. 
 
Moduł MCU jest dostępny tylko do 31.01.2026. Od 01.02.2026 moduł ten będzie zintegrowany z Aplikacją Podatnika 2.0, a wygenerowane certyfikaty zostaną przeniesione do aplikacji. 

Od 01.02.2026 

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika 2.0 (https://ksef.podatki.gov.pl/bezplatne-narzedzia-ksef-20/aplikacja-podatnika-ksef-20-wersja-przedprodukcyjna-demo/ ). 

2. Użyj poświadczeń – są one różne w zależności od rodzaju działalności. 

3. Szczegółowe instrukcje logowania znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/  

4. Przejdź do zakładki Certyfikaty i wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat. 

5. Nadaj nazwę certyfikatowi – warto od razu wskazać w nazwie jego przeznaczenie (np. „Uwierzytelnienie” lub „Podpis linku”), ponieważ typ certyfikatu określa się w ostatnim kroku kreatora. 

6. Ustaw hasło do certyfikatu i zapamiętaj je w bezpieczny sposób – będzie ono potrzebne w konfiguracji integracji. 

7. Wybierz przeznaczenie certyfikatu i ustaw datę ważności (najlepiej od bieżącego dnia, aby integracja mogła zadziałać od razu). W pierwszej kolejności możesz wybrać jako przeznaczenie “Podpis linku”. 

8. Po wygenerowaniu certyfikatu pobierz: 

• Plik certyfikatu 

• Plik klucza prywatnego 

Generowanie certyfikatu

Ważne: Zwróć uwagę na to, że plik klucza prywatnego pobiera się automatycznie, jeszcze przed wygenerowaniem certyfikatu. 
 
Oba pliki oraz hasło są niezbędne do konfiguracji integracji w IdoSell. Przechowuj je w bezpiecznym miejscu. 

Powtórz powyższe kroki (od punktu 2) dla drugiego certyfikatu “Uwierzytelnianie”, wybierając w kroku 5 przeznaczenie “Uwierzytelnianie”. 

Zalecamy wcześniejsze przygotowanie certyfikatów i skonfigurowanie integracji, aby od 01.02.2026 faktury były już wystawiane w KSeF.  

1. Zaloguj się do panelu IdoSell i przejdź do modułu: USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > Integracja z KSeF

2. Kliknij Dodaj nową konfigurację. 

3. Wprowadź: 

NIP – musi być zgodny z NIP wprowadzonym w danych firmy lub oddziału. 
 
Sprawdzana jest zgodność NIP podanego w danych firmy / oddziału i jeśli zgadza się on z NIP wprowadzonym w konfiguracji KSeF, to faktury będą wystawiane dla tego kontekstu. W przeciwnym razie włączenie integracji dla danego sklepu nie jest możliwe. 
 

Wybierz środowisko: Środowisko produkcyjne. 

Ważne: Opcja Środowisko przedprodukcyjne (Demo) również jest możliwa do skonfigurowania, ale nie zalecamy tego dla sklepu produkcyjnego. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Testowanie integracji z KSeF.  
 

4. Dodaj niezbędne pliki dla Certyfikat "Uwierzytelnienie": 

a) Hasło klucza prywatnego (ustalone w Aplikacji Podatnika). 

b) Plik klucza prywatnego (pobrany z Aplikacji Podatnika). 

c) Plik certyfikatu (pobrany z Aplikacji Podatnika). 

5. Powtórz operację dla Certyfikat “Podpis linku”. 

6. Zapisz zmiany – konfiguracja pojawi się na liście Dane dostępowe do KSeF. 

Po odświeżeniu strony możesz: 

• Włączyć integrację z KSeF dla wybranego sklepu. 

• Zdecydować, czy faktury dla osób prywatnych również mają być przesyłane do KSeF. 
  Nie jest to obowiązkowe, ale Stowarzyszenie Księgowych w Polsce zaleca przesyłanie wszystkich faktur dla spójności dokumentacji. 

Edycja konfiguracji pozwala na: 

Wgranie nowych plików dla: 

• Plik klucza prywatnego. 

• Plik certyfikatu. 

Zmianę hasła dla klucza prywatnego. 

Dzięki temu możliwe jest zaktualizowanie powyższych, jeśli certyfikat wygasł bądź został unieważniony. 

Ważne: W przypadku, gdy ważność certyfikatów zbliża się ku końcowi, zalecamy wygenerowanie nowych certyfikatów i podmianę ich w konfiguracji. Nie czekaj na ostatnią chwilę, aby nie zaskoczył Ciebie brak generowania faktur w KSeF. 

Po uruchomieniu integracji: 

• Wszystkie faktury i korekty wystawiane w sklepie będą automatycznie trafiać do KSeF. 

• W karcie zamówienia zobaczysz status dokumentu (np. „Oczekuje na przekazanie do KSeF”). 

• Po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF dostępne będą dodatkowe informacje, m.in. możliwość pobrania UPO czy sprawdzenia statusu faktury bezpośrednio w KSeF. 

• W przypadku działania automatów oraz grupowego wystawiania dokumentów z listy zamówień integracja z KSeF działa zawsze w trybie wysyłki wsadowej faktur. Faktury są przekazywane do KSeF w interwale 10 minut. Po kolejnych 10 minutach sprawdzany jest status wysyłki i faktury są uzupełnianie numerami KSeF. 

• W przypadku ręcznego wystawiania pojedynczej faktury w pierwszej kolejności faktura jest wysyłana do KSeF w trybie wysyłki interaktywnej a status wysyłki dla faktur oczekujących na przyznanie numeru KSeF jest sprawdzany przy odświeżeniu strony. 

• Wygenerowany dokument sprzedaży w PDF stanowi tzw. wizualizację dokumentu i zawiera niezbędne oznaczenia KSeF, potwierdzające legalność wystawionego dokumentu. 

• Do momentu pozyskania numeru KSeF wizualizacja dokumentu prezentuje oznaczenia w trybie OFFLINE (dwa kody QR). Po tym jak numer KSeF zostanie zwrócony i powiązany z fakturą, wizualizacja dokumentu zawiera już tylko jeden kod QR wraz z numerem KSeF (tryb online). 

Karta zamówienia po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF-ie

Dokumenty przekazywane do KSeF 

Do KSeF przekazywane są wszystkie dokumenty, które posiadają moc prawną: 

• Faktury 

• Korekty do faktur 

• Faktury zaliczkowe 

• Korekty do faktur końcowych 

• Faktury zbiorcze 

Do KSeF nie są przekazywane dokumenty, które nie wywołują skutków prawnych np. faktura proforma, potwierdzenie sprzedaży. Nie są również przekazywane paragony fiskalne oraz faktury uproszczone. 
 
Ważne: Do końca 31.12.2026 możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF. Po zakończeniu okresu przejściowego, a więc od 01.01.2027 faktury uproszczone zostaną de facto wycofane. Transakcja o niskiej wartości (do 450 zł) będzie wymagała wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF poprzez wymaganie podania pełnych danych identyfikujących sprzedawcę i nabywcę. 

Status dokumentu przekazanego do KSeF 

• Oczekuje na wysyłkę do KSeF 
  Dokument został poprawnie wystawiony i oczekuje w kolejce na przekazanie do serwerów Ministerstwa Finansów. Dokumenty wystawione do zamówień są wysyłane do KSeF w interwale 10 minut. 
   

• Przekazana do KSeF (oczekuje na zarejestrowanie) 
  Dokument został przekazany do serwerów Ministerstwa Finansów i oczekuje na zarejestrowanie w KSeF. 
   

• Zarejestrowana w KSeF (oczekuje na wygenerowanie UPO)  
  Dokument został zarejestrowany w KSeF i oczekuje na wygenerowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). 
   

• Zarejestrowana w KSeF (wygenerowane UPO) 
  Dokument został zarejestrowany w KSeF - został nadany i zwrócony numer KSeF oraz ostało wygenerowane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). 
   

Dodanie kodów QR do faktur 

Każda faktura przekazana do KSeF musi zawierać na wizualizacji kod QR wygenerowany na podstawie algorytmu określonego przez Ministerstwo Finansów. Kod QR służy do weryfikacji autentyczności dokumentu. 

Domyślne szablony dokumentów sprzedaży posiadają już odpowiednie zmienne, niezbędne do wygenerowania kodu QR na wizualizacji dokumentu w PDF. 
 
Dla szablonów własnych możesz dodać te zmienne, które wygenerują na dokumencie PDF niezbędne dane wymagane przez KSeF na wizualizacji dokumentu. 

 [iai:ksef_number]- Numer w KSeF

[iai:ksef_qr_code_description_certificate_verification]- Podpis kodu QR certyfikatu faktury w KSeF (CERTYFIKAT)

[iai:ksef_qr_code_description_invoice_verification]- Podpis kodu QR weryfikacji faktury w KSeF (numer KSeF albo OFFLINE)

[iai:ksef_qr_code_src_certificate_verification]- Kod QR weryfikacji certyfikatu w KSeF

[iai:ksef_qr_code_src_invoice_verification]- Kod QR weryfikacji faktury w KSeF

[iai:ksef_url_certificate_verification]- Link weryfikacji certyfikatu w KSeF

[iai:ksef_url_invoice_verification]- Link weryfikacji faktury w KSeF

Podgląd wizualizacji faktury przed jej wystawieniem 

Przed wystawieniem dokumentu sprzedaży możesz zobaczyć jego docelowy wygląd i dane jakie znajda się na wizualizacji dokumentu. W tym celu użyj przycisku Pobierz wersje roboczą w PDF.  

Wersja robocza faktury nie zawiera kodów QR, posiada tytuł dokumentu jasno wskazujący na to, że jest to wersja robocza. 

Ważne: Dokument w wersji roboczej nie posiada mocy prawnej. 

Wyszukiwanie dokumentów KSeF 

Wyszukanie dokumentów przekazanych oraz takich, które nie zostały przekazane do KSeF, możliwe jest w modułach: 

• Rejestr dokumentów sprzedaż 

• Rejestr dokumentów korygujących 

• Wyszukiwarka dokumentów sprzedaży i należności 

W w/w modułach dodaliśmy m.in. kolumny „Numer w KSeF” oraz „Status w KSeF”, a także możliwość filtrowania dokumentów według ich statusu w KSeF. To ułatwia monitorowanie procesu przekazywania faktur i szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów. 

 Wyszukiwarka dokumentów sprzedaży i należności:

Rejestr dokumentów sprzedaży:

Walidacja poprawności struktury dokumentu

Zanim dokument zostanie przekazany do KSeF, jest on walidowany pod kątem zgodności struktury pliku, jakiej oczekuje Ministerstwo Finansów. 
 
W przypadku wystąpienia błędu powinieneś otrzymać komunikat, jaki został zwrócony przez walidator. Najczęstszy problem, to brak odpowiednich danych w sprzedawcy bądź nabywcy. Wystarczy, że uzupełnisz brakujące dane i spróbujesz ponownie wystawić dokument sprzedaży.  

Ważne: W przypadku wystąpienia awarii po stronie KSeF – wystawiony dokument zostanie niezwłocznie przekazany do KSeF po ustaniu awarii. Komunikaty dotyczące działania KSeF można śledzić na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne/ . 

 
Integrację z KSeF możesz przetestować tylko w panelu demo. 
 
Podczas dodawania konfiguracji integracji możesz wybrać Środowisko przedprodukcyjne (Demo). Pozwala to na przetestowanie integracji z KSeF.  
 
Aby to zrobić zastosuj się do instrukcji Jak wygenerować certyfikat? Jedyna zmiana, to w punkcie 1 musisz zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 w wersji demo (https://ksef.podatki.gov.pl/bezplatne-narzedzia-ksef-20/aplikacja-podatnika-ksef-20-wersja-przedprodukcyjna-demo/ ). 
 

Ważne:  

• Ministerstwo Finansów nie zaleca przekazywania do środowiska demo danych prawdziwych kontrahentów. Należy używać wyłącznie zanonimizowanych danych testowych. 

• Dokumenty wygenerowane w środowisku demo nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują skutków prawnych. 

FAQ 

Czy mogę wystawić korektę do faktury, która nie była wystawiona w KSeF?  
Tak. KSeF pozwala na taka operację i jest ona obsługiwana przez naszą integrację. 
 

Co zrobić, gdy certyfikat wygasł?  
Wygeneruj nowy certyfikat i zaktualizuj go w konfiguracji integracji. Więcej informacji przeczytasz w sekcji Edycja konfiguracji. 
 

Dlaczego nie widzę przycisków KSeF przy zamówieniu?  
Upewnij się, że integracja z KSeF została włączona dla danego sklepu. Więcej informacji przeczytasz w sekcji Konfiguracja integracji z KSeF w panelu IdoSell oraz Włączanie integracji i ustawianie opcji dodatkowych. 
 

Czy muszę przesyłać faktury dla osób prywatnych do KSeF?  
Nie, ale jeśli chcesz to zrobić, to możesz łączyć tę opcję w konfiguracji. Więcej informacji przeczytasz w sekcji Włączanie integracji i ustawianie opcji dodatkowych. 
 

Mam integrację z ERP i skonfigurowaną w nim integrację z KSeF. Czy muszę skonfigurować KSeF w IdoSell? 
 Jeśli wystawiasz faktury w innym systemie niż IdoSell i masz w nim skonfigurowaną integrację z KSeF, to nie ma potrzeby konfiguracji integracji z KSeF w IdoSell. W takiej sytuacji najprawdopodobniej faktury do KSeF są przekazywane z tego innego systemu. 
 

Czy mogę przetestować integrację z KSeF? 
Tak, możesz włączyć integrację z KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego (demo) na sklepie demo. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Testowanie integracji z KSeF. 
 

Czy poza wystawianiem faktur sprzedażowych w KSeF możliwe jest również pobieranie z KSeF faktur zakupowych? 
Nie, integracja z KSeF w IdoSell nie przewiduje pobierania faktur zakupowych. 
 

Dlaczego na fakturze wygenerowanej w PDF nie ma kodu QR wymaganego przez KSeF? 
Sprawdź w pierwszej kolejności czy inetgracja z KSeF została skonfigurowana i włączona. Następnie sprawdź, czy korzystasz z domyślnego szablonu dokumentu sprzedaży - jeśli korzystasz z własnego szablonu, to upewnij się, że dodałeś do szablonu odpowiednie zmiennie. 
 

Czy możliwe jest przekazywanie faktur do KSeF tylko dla zamówień pochodzących z danego źródła np. Serwisu marketplace? 
Nie, włączenie integracji z KSeF powoduje przekazywanie do KSeF każdej faktury wystawionej w IdoSell, z uwzględnieniem ustawienia czy faktury mają być wystawiane również dla transakcji B2C. 
 

Czy pomimo przekazania dokumentu do KSeF nadal klient sklepu otrzyma fakturę elektroniczną PDF? 
Tak, klient nadal może pobierać dokument faktury przekazany za pomocą EDI. Z prawnego punktu widzenia, po wdrożeniu KSeF, dokument wygenerowany w PDF stanowi wizualizację faktury przekazanej do KSeF. 
 

Czy pobrany numer KSeF i UPO zostaną udostępnione w API Admin? 
W API Admin udostępniamy na ten moment tylko numer dokumentu oraz status dokumentu w KSeF. UPO możliwe jest do pobrania w panelu z poziomu karty zamówienia. 
 

Jak wygląda procesowanie faktur w przypadku braku dostępności systemu KSeF? 
W przypadku braku dostępności KSeF wystawione dokumenty sprzedaży zostaną przekazane do KSeF w ustawowym terminie.

Czy to prawda, że data wystawienia faktury musi być zgodna z datą przekazania faktury do KSeF? 
Co do zasady tak, ale dotyczy to trybu online. Integracja w IdoSell działa w oparciu o tryb offline, gdzie datą wystawienia faktury jest data wskazana w dokumencie (pole P_1 ze struktury FA(3)), nawet jeśli zostanie wysłana do KSeF następnego dnia roboczego – to data z faktury jest kluczowa, a nie data przekazania faktury do KSeF. 
 

 Czy użytkownik ma możliwość podglądu statusu każdej faktury przekazanej do KSeF, wygenerowania raportu lub filtra dokumentów wysłanych i niewysłanych do KSeF?  
Informacja o statusie, możliwość pobrania pliku XML z przekazaną fakturą oraz UPO znajdują się na karcie zamówienia. W rejestrze dokumentów sprzedaży i korygujących istnieje możliwość wyszukania faktur po statusie KSeF. 
 
Czy wysyłka do KSeF odbywa się automatycznie i nieodwracalnie po wystawieniu faktury? 
Tak. Dzięki temu zapewniamy zgodność wystawionego dokumentu w IdoSell z tym przekazanym do KSeF. 
 
Zalecamy zweryfikowanie momentu (ustawienia automatyzacji bądź procedur w Państwa biznesie), w którym wystawiane są faktury, aby był to możliwie najpóźniejszy moment (kiedy jest pewność, że zamówienie nie ulegnie zmianie). 
 
Czy istnieje etap kontroli, jakiś bufor, bądź możliwość wstrzymania wysyłki faktury do KSeF? 
Nie przewidujemy wdrożenia takich mechanizmów.