KSeF - konfiguracja integracji

Instrukcja konfiguracji w formie wideo:

Aby rozpocząć integrację, potrzebujesz dwóch certyfikatów: 

• Certyfikat uwierzytelnienia – wymagany do autoryzacji komunikacji z KSeF. 

• Certyfikat podpisu linku – niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline. 

 Każdy certyfikat jest ważny 2 lata. 
 

Jak wygenerować certyfikat? 

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika 2.0 (https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-20/ ). 

2. Użyj poświadczeń – są one różne w zależności od rodzaju działalności. 

3. Szczegółowe instrukcje logowania znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/  

4. Przejdź do zakładki Certyfikaty i wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat. 

5. Nadaj nazwę certyfikatowi – warto od razu wskazać w nazwie jego przeznaczenie (np. „Uwierzytelnienie” lub „Podpis linku”), ponieważ typ certyfikatu określa się w ostatnim kroku kreatora. 

6. Ustaw hasło do certyfikatu i zapamiętaj je w bezpieczny sposób – będzie ono potrzebne w konfiguracji integracji. 

7. Wybierz przeznaczenie certyfikatu i ustaw datę ważności (najlepiej od bieżącego dnia, aby integracja mogła zadziałać od razu). W pierwszej kolejności możesz wybrać jako przeznaczenie “Podpis linku”. 

8. Po wygenerowaniu certyfikatu pobierz: 

• Plik certyfikatu 

• Plik klucza prywatnego 

Generowanie certyfikatu

Ważne: Zwróć uwagę na to, że plik klucza prywatnego pobiera się automatycznie, jeszcze przed wygenerowaniem certyfikatu. 
 
Oba pliki oraz hasło są niezbędne do konfiguracji integracji w IdoSell. Przechowuj je w bezpiecznym miejscu. 

Powtórz powyższe kroki (od punktu 2) dla drugiego certyfikatu “Uwierzytelnianie”, wybierając w kroku 5 przeznaczenie “Uwierzytelnianie”. 

Zakres uprawień

Ważnym elementem podczas generowania certyfikatów jest przydzielenie odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur.
Poniższy zrzut ekranu przedstawia wymagane uprawnienia niezbędne do poprawnej konfiguracji oraz wczytania certyfikatów w panelu IdoSell.

Wskazówka: Certyfikaty wygenerowane przez osobę będącą właścicielem firmy uzyskują pełny zakres uprawnień, co umożliwia poprawną integrację z KSeF i nie wymaga dodatkowych kroków w aplikacji Podatnika 2.0. Wygenerowane certyfikaty muszą być wystawione na numer NIP właściciela firmy.

Zalecamy wcześniejsze przygotowanie certyfikatów i skonfigurowanie integracji, aby od 01.02.2026 faktury były już wystawiane w KSeF.  

1. Zaloguj się do panelu IdoSell i przejdź do modułu: USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > Integracja z KSeF

2. Kliknij Dodaj nową konfigurację. 

3. Wprowadź: 

NIP – musi być zgodny z NIP wprowadzonym w danych firmy lub oddziału. 
 
Sprawdzana jest zgodność NIP podanego w danych firmy / oddziału i jeśli zgadza się on z NIP wprowadzonym w konfiguracji KSeF, to faktury będą wystawiane dla tego kontekstu. W przeciwnym razie włączenie integracji dla danego sklepu nie jest możliwe. 
 

Wybierz środowisko: Środowisko produkcyjne. 

Ważne: Opcja Środowisko przedprodukcyjne (Demo) również jest możliwa do skonfigurowania, ale nie zalecamy tego dla sklepu produkcyjnego. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Testowanie integracji z KSeF.  

4. Dodaj niezbędne pliki dla Certyfikat "Uwierzytelnienie": 

a) Hasło klucza prywatnego (ustalone w Aplikacji Podatnika). 

b) Plik klucza prywatnego (pobrany z Aplikacji Podatnika). 

c) Plik certyfikatu (pobrany z Aplikacji Podatnika). 

5. Powtórz operację dla Certyfikat “Podpis linku”. 

6. Zapisz zmiany – konfiguracja pojawi się na liście Dane dostępowe do KSeF. 

Po odświeżeniu strony możesz: 

• Włączyć integrację z KSeF dla wybranego sklepu. 

• Zdecydować, czy faktury dla osób prywatnych również mają być przesyłane do KSeF. 
  Nie jest to obowiązkowe, ale Stowarzyszenie Księgowych w Polsce zaleca przesyłanie wszystkich faktur dla spójności dokumentacji. 

Poniżej przedstawiamy aktualne zasady przekazywania dokumentów do KSeF w zależności od konfiguracji:

– „Włącz integrację” – przekazywane są dokumenty dla klientów krajowych B2B o typie klienta - firma oraz zamówienia oznaczone typem transakcji jako eksportowe i WDT,

– „Wystawianie faktur dla osób prywatnych” – przekazywane są dokumenty dla zamówień krajowych realizowanych dla klientów indywidualnych i typem klienta - osoba prywatna.

– „Wystawianie faktur w procedurze VAT OSS” – przekazywane są dokumenty dla zamówień zagranicznych oznaczonych typem transakcji w zamówieniu OSS, zarówno dla firm, jak i osób prywatnych.

Edycja konfiguracji pozwala na: 

Wgranie nowych plików dla: 

• Plik klucza prywatnego. 

• Plik certyfikatu. 

Zmianę hasła dla klucza prywatnego. 

Dzięki temu możliwe jest zaktualizowanie powyższych, jeśli certyfikat wygasł bądź został unieważniony. 

Ważne: W przypadku, gdy ważność certyfikatów zbliża się ku końcowi, zalecamy wygenerowanie nowych certyfikatów i podmianę ich w konfiguracji. Nie czekaj na ostatnią chwilę, aby nie zaskoczył Ciebie brak generowania faktur w KSeF. 

Po uruchomieniu integracji: 

• Wszystkie faktury i korekty wystawiane w sklepie będą automatycznie trafiać do KSeF. 

Ważne! Istnieje możliwość wyłączenia przekazywania do KSeFa dokumentów wystawionych na osoby prywatne. Opcja jest dostępna w konfiguracji integracji. To samo tyczy się faktur w procedurze VAT OSS.

• W karcie zamówienia zobaczysz status dokumentu (np. „Oczekuje na przekazanie do KSeF”). 

• Po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF dostępne będą dodatkowe informacje, m.in. możliwość pobrania UPO czy sprawdzenia statusu faktury bezpośrednio w KSeF. 

• W przypadku działania automatów oraz grupowego wystawiania dokumentów z listy zamówień integracja z KSeF działa zawsze w trybie wysyłki wsadowej faktur. Faktury są przekazywane do KSeF w interwale 10 minut. Po kolejnych 10 minutach sprawdzany jest status wysyłki i faktury są uzupełnianie numerami KSeF. 

• W przypadku ręcznego wystawiania pojedynczej faktury w pierwszej kolejności faktura jest wysyłana do KSeF w trybie wysyłki interaktywnej a status wysyłki dla faktur oczekujących na przyznanie numeru KSeF jest sprawdzany przy odświeżeniu strony. 

• Wygenerowany dokument sprzedaży w PDF stanowi tzw. wizualizację dokumentu i zawiera niezbędne oznaczenia KSeF, potwierdzające legalność wystawionego dokumentu. 

• Do momentu pozyskania numeru KSeF wizualizacja dokumentu prezentuje oznaczenia w trybie OFFLINE (dwa kody QR). Po tym jak numer KSeF zostanie zwrócony i powiązany z fakturą, wizualizacja dokumentu zawiera już tylko jeden kod QR wraz z numerem KSeF (tryb online). 

Karta zamówienia po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF-ie

Do KSeF przekazywane są wszystkie dokumenty, które posiadają moc prawną: 

• Faktury 

• Korekty do faktur 

• Faktury zaliczkowe 

• Korekty do faktur końcowych 

• Faktury zbiorcze 

Do KSeF nie są przekazywane dokumenty, które nie wywołują skutków prawnych, np. faktura proforma, potwierdzenie sprzedaży. Nie są również przekazywane paragony fiskalne oraz faktury uproszczone. 
 
Ważne: Do końca 31.12.2026 możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF. Po zakończeniu okresu przejściowego, a więc od 01.01.2027, faktury uproszczone zostaną de facto wycofane. Transakcja o niskiej wartości (do 450 zł) będzie wymagała wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF poprzez wymaganie podania pełnych danych identyfikujących sprzedawcę i nabywcę. 

Status dokumentu przekazanego do KSeF 

• Oczekuje na wysyłkę do KSeF 
  Dokument został poprawnie wystawiony i oczekuje w kolejce na przekazanie do serwerów Ministerstwa Finansów. Dokumenty wystawione do zamówień są wysyłane do KSeF w interwale 10 minut.  

• Przekazana do KSeF (oczekuje na zarejestrowanie) 
  Dokument został przekazany do serwerów Ministerstwa Finansów i oczekuje na zarejestrowanie w KSeF. 

• Zarejestrowana w KSeF (oczekuje na wygenerowanie UPO)  
  Dokument został zarejestrowany w KSeF i oczekuje na wygenerowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). 

• Zarejestrowana w KSeF (wygenerowane UPO) 
  Dokument został zarejestrowany w KSeF - został nadany i zwrócony numer KSeF oraz zostało wygenerowane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).  

W sekcji USTAWIENIA > Podatki i rozliczenia > Integracja z KSeF w ustawieniach konfiguracji KSeF dla danego sklepu umożliwiamy zdefiniowanie dodatkowych, opcjonalnych informacji przekazywanych do KSeF wraz z ustrukturyzowaną fakturą.

W ramach konfiguracji dostępne są opcje do oznaczenia w postaci pól typu checkbox.

Informacje na fakturze przekazywane do KSeF

• Adres e-mail sklepu

• Numer telefonu sklepu

• Adres e-mail klienta

• Numer telefonu klienta

• Numer konta bankowego sklepu

• Numer BDO

• Numer REGON

• KRS

• Numer EORI

W ramach integracji z KSeF na wizualizacji dokumentu przekazujemy kody QR w zależności od statusu dokumentu.

• 2 kody QR pojawią się dla dokumentów, które nie otrzymały potwierdzenia z KSeF. Kod QR weryfikacji faktury i Kod QR certyfikatu.

• 1 kod QR pojawi się dla potwierdzonych dokumentów w KSeF. Kod QR weryfikacji faktury.

Każda faktura przekazana do KSeF musi zawierać na wizualizacji kod QR wygenerowany na podstawie algorytmu określonego przez Ministerstwo Finansów. Kod QR służy do weryfikacji autentyczności dokumentu. 

Domyślne szablony dokumentów sprzedaży posiadają już odpowiednie zmienne, niezbędne do wygenerowania kodu QR na wizualizacji dokumentu w PDF. 

Dla szablonów własnych możesz dodać te zmienne, które wygenerują na dokumencie PDF niezbędne dane wymagane przez KSeF na wizualizacji dokumentu. 

 [iai:ksef_number]- Numer w KSeF

[iai:ksef_qr_code_description_certificate_verification]- Podpis kodu QR certyfikatu faktury w KSeF (CERTYFIKAT)

[iai:ksef_qr_code_description_invoice_verification]- Podpis kodu QR weryfikacji faktury w KSeF (numer KSeF albo OFFLINE)

[iai:ksef_qr_code_src_certificate_verification]- Kod QR weryfikacji certyfikatu w KSeF

[iai:ksef_qr_code_src_invoice_verification]- Kod QR weryfikacji faktury w KSeF

[iai:ksef_url_certificate_verification]- Link weryfikacji certyfikatu w KSeF

[iai:ksef_url_invoice_verification]- Link weryfikacji faktury w KSeF

Własne dokumenty sprzedaży możesz edytować zgodnie z instrukcją umieszczoną pod tym linkiem.

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oznaczenie JST stosuje się w sytuacji, gdy nabywcą towaru lub usługi jest jednostka samorządu terytorialnego, np. gmina, powiat lub województwo, będąca stroną transakcji i podatnikiem VAT.

Często zakupu dokonuje jednak jednostka organizacyjna podlegająca JST, np. szkoła, przedszkole, dom kultury czy ośrodek sportu. W takim przypadku:

• jako nabywcę należy wskazać jednostkę samorządu terytorialnego wraz z jej numerem NIP,

• jako odbiorcę (JST – odbiorca) należy wskazać jednostkę organizacyjną, która faktycznie otrzymała towar lub usługę.

Dzięki temu faktura zostanie prawidłowo zakwalifikowana w KSeF zarówno pod względem podatkowym, jak i organizacyjnym.

Jak to działa w IdoSell?

Pole JST – odbiorca jest dostępne na karcie klienta niezależnie od konfiguracji systemu, jednak zostanie uwzględnione podczas wystawiania faktury w KSeF tylko wtedy, gdy jednocześnie spełnione są następujące warunki:

• w panelu jest aktywna integracja z KSeF,

• na karcie klienta w sekcji „Dane firmy” zaznaczono „tak” dla wartości „Oznaczenie JST dla Podmiot3 w KSeF

• faktura jest wysyłana do KSeF (nie została oznaczona do pominięcia),

• W zamówieniu zostały wskazane odrębne dane nabywcy i odbiorcy (dodano innego płatnika).

Po spełnieniu wszystkich warunków wartość będzie uwzględniana w pliku XML JST.

Przed wystawieniem dokumentu sprzedaży możesz zobaczyć jego docelowy wygląd i dane na karcie danego zamówienia. W tym celu użyj przycisku Pobierz wersję roboczą w PDF lub plik XML (możliwość pobrania pliku XML jest dostępna wyłącznie w sklepach z włączoną integracją z KSeF).  

Wersja robocza faktury nie zawiera kodów QR, posiada tytuł dokumentu jasno wskazujący na to, że jest to wersja robocza. 

Ważne: Dokument w wersji roboczej nie posiada mocy prawnej. 

Wyszukanie dokumentów przekazanych oraz takich, które nie zostały przekazane do KSeF, możliwe jest w modułach: 

• Rejestr dokumentów sprzedaż 

• Rejestr dokumentów korygujących 

• Wyszukiwarka dokumentów sprzedaży i należności 

W w/w modułach dodaliśmy m.in. kolumny „Numer w KSeF” oraz „Status w KSeF”, a także możliwość filtrowania dokumentów według ich statusu w KSeF. To ułatwia monitorowanie procesu przekazywania faktur i szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów. 

 Wyszukiwarka dokumentów sprzedaży i należności:

Rejestr dokumentów sprzedaży:

Zanim dokument zostanie przekazany do KSeF, jest on walidowany pod kątem zgodności struktury pliku, jakiej oczekuje Ministerstwo Finansów. 
 
W przypadku wystąpienia błędu powinieneś otrzymać komunikat, jaki został zwrócony przez walidator. Najczęstszy problem, to brak odpowiednich danych w sprzedawcy bądź nabywcy. Wystarczy, że uzupełnisz brakujące dane i spróbujesz ponownie wystawić dokument sprzedaży.  

Integrację z KSeF możesz przetestować tylko w panelu demo. 
 
Podczas dodawania konfiguracji integracji możesz wybrać Środowisko przedprodukcyjne (Demo). Pozwala to na przetestowanie integracji z KSeF.  
 
Aby to zrobić, zastosuj się do instrukcji: Jak wygenerować certyfikat? Jedyna zmiana, to w punkcie 1 musisz zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 w wersji demo https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/

Ważne:  

• Ministerstwo Finansów nie zaleca przekazywania do środowiska demo danych prawdziwych kontrahentów. Należy używać wyłącznie zanonimizowanych danych testowych. 

• Dokumenty wygenerowane w środowisku demo nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują skutków prawnych.