Automatyzacja zamówień - lista wszystkich zdarzeń, warunków i akcji
Mechanizm automatyzacji zamówień pozwala wykonywać określone działania w odpowiedzi na zdarzenia występujące w panelu administracyjnym. Dzięki temu możesz ograniczyć liczbę ręcznych operacji wykonywanych przez pracowników, przyspieszyć realizację zamówień oraz wyeliminować powtarzalne czynności.
Każda reguła automatyzacji składa się z trzech elementów:
Zdarzenia - określają moment uruchomienia automatu.
Warunków - pozwalają zawęzić zakres działania reguły.
Akcji - definiują czynność wykonywaną po spełnieniu warunków.
Artykuł stanowi katalog wszystkich dostępnych elementów wykorzystywanych podczas tworzenia automatyzacji.
Przedstawiona lista zdarzeń, warunków i akcji nie jest zamknięta. System Automatyzacji jest stale rozbudowywany, a nowe elementy są sukcesywnie dodawane wraz z aktualizacjami platformy. Dokumentację aktualizujemy na bieżąco, aby odzwierciedlała dostępne funkcje.
Co znajdziesz w tym artykule?
listę wszystkich dostępnych zdarzeń,
opis zastosowania poszczególnych warunków,
listę możliwych akcji wykonywanych przez system,
przykłady praktycznych zastosowań automatyzacji,
Zanim zaczniesz sprawdź
Czy posiadasz uprawnienia do modułu Administracja i ustawienia?
Czy posiadasz uprawnienie do modułu Zamówienia?
Czy w panelu posiadasz zamówienia testowe do weryfikacji działania reguł?
Czy zapoznałeś się z artykułem „Automatyzacja zamówień” ?
Zdarzenia
Zdarzenie definiuje moment uruchomienia automatu.
| Zdarzenie | Kiedy jest wywoływane | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Zamówienie zostało dodane | Po utworzeniu nowego zamówienia | Automatyczne przypisanie prowadzącego, zmiana statusu, dodanie notatki |
| Zamówienie zostało opłacone | Po pełnym rozliczeniu zamówienia | Wystawienie dokumentu sprzedaży, wygenerowanie przesyłki |
| Zamówienie zostało zmienione | Po modyfikacji danych zamówienia | Kontrola zmian, aktualizacja statusów |
| Zamówienie zostało zweryfikowane | Po oznaczeniu zamówienia jako zweryfikowane | Przekazanie do dalszej realizacji |
| Zamówienie zmieniło status | Po każdej zmianie do innego statusu | Budowa większości workflow realizacyjnych |
| W statusie przez określoną liczbę dni | Po przekroczeniu wskazanego czasu w statusie (liczone w pełnych dobach = 24h). Zdarzenie to wymaga warunku “Liczba dni”. | Monitorowanie opóźnień |
| Zamówienie istnieje określoną liczbę dni | Po osiągnięciu wskazanego wieku zamówienia (liczone w pełnych dobach = 24h). Zdarzenie to wymaga warunku “Liczba dni”. | Eskalacje, przypomnienia |
| Nie zostało opłacone przez określoną liczbę dni | Po upływie określonego czasu bez wpłaty (liczone w pełnych dobach = 24h). Zdarzenie to wymaga warunku “Liczba dni”. | Automatyczne anulowanie lub przypomnienia |
| Zaksięgowano zaliczkę | Po zaksięgowaniu częściowej wpłaty | Rozpoczęcie procesu przygotowania zamówienia |
| Otrzymano niepoprawną wpłatę za zamówienie | Po wykryciu błędnej wpłaty | Powiadomienie obsługi |
| Dokument sprzedaży został wystawiony | Po wystawieniu dokumentu sprzedaży (Faktura VAT/Potwierdzenie zamówienia) | Zmiana statusu, wysłanie dokumentów |
| Faktura została wystawiona w KSeF | Po przesłaniu faktury do KSeF | Automatyzacja procesu księgowego |
| Faktura w KSeF otrzymała numer | Po nadaniu numeru KSeF | Potwierdzenie poprawnego przetworzenia dokumentu |
| Status faktury w KSeF zmienił się | Po zmianie statusu dokumentu | Reakcja na odrzucenie lub akceptację |
| Dokument EDI został wysłany | Po wysłaniu dokumentu EDI | Synchronizacja z kontrahentem |
| Klient odebrał dokument EDI | Po potwierdzeniu odbioru | Zamknięcie procesu wymiany dokumentów |
| Towar został przyjęty na magazyn realizujący | Po przyjęciu dostawy na magazyn realizujący | Odblokowanie realizacji oczekujących zamówień |
| Przypisany został numer nadania paczki | Po wygenerowaniu przesyłki | Informowanie klienta o wysyłce |
| Przesyłka zmieniła status | Po aktualizacji statusu od przewoźnika | Obsługa doręczeń i zwrotów |
| Wystąpił błąd generowania etykiety kurierskiej | Po nieudanym utworzeniu etykiety | Powiadomienie operatora |
| Przypisany został numer seryjny towarów | Po przypisaniu numerów seryjnych | Dalsza realizacja zamówień wymagających serializacji |
| Wgrany został załącznik do zamówienia | Po dodaniu załącznika | Weryfikacja dokumentów od klienta |
| Wgrany został zewnętrzny plik z fakturą | Po dodaniu zewnętrznej faktury | Kontrola obiegu dokumentów |
| Wgrany został zewnętrzny plik z korektą | Po dodaniu korekty | Dalsza obsługa księgowa |
| Zamówienie dropshipping zmieniło status | Po aktualizacji statusu od dostawcy | Synchronizacja procesu realizacji |
| Został osiągnięty termin preferowanej daty wysłania / odbioru | Po osiągnięciu wskazanej daty | Planowanie realizacji |
| Została osiągnięta „Planowana data pakowania zamówienia” | Po osiągnięciu planowanej daty pakowania | Uruchamianie procesów magazynowych |
| Została osiągnięta „Planowana data wysłania / odbioru zamówienia” | Po osiągnięciu planowanej daty wysyłki | Przygotowanie wysyłki |
| Została osiągnięta „Wybrana przez klienta data doręczenia / odbioru zamówienia” | Po osiągnięciu daty wskazanej przez klienta | Obsługa zamówień terminowych |
Zdarzenie „Zamówienie zostało zmienione” uruchamia automat po modyfikacji wybranych danych zamówienia, takich jak:
- edycja produktu, m.in. zmiana ilości, ceny, usunięcie lub dodanie produktu, upust, stawka VAT, zmiana opcji towaru gratisowego, uwagi do towaru, dodanie lub edycja etykiety, wydzielenie sztuki do osobnej pozycji albo edycja wartości punktów lojalnościowych;
- edycja płatności, m.in. przyjęcie, anulowanie lub edycja zadeklarowanej wpłaty, wypłaty, zaliczki, opłaty manipulacyjnej, dodanie nowej wpłaty o określonym typie albo przyjęcie niepoprawnej wartości wpłaty;
- edycja sposobu wysyłki, w tym zmiana usługi kurierskiej, kwoty dostawy lub stawki VAT;
- edycja pól notatek: dla obsługi, klienta lub kuriera;
- edycja danych billingowych, danych płatnika lub danych dostawy;
- zmiany dotyczące przesyłki, w tym dodanie paczki lub zmiana statusu przesyłki;
- wgranie zewnętrznego pliku z fakturą, korektą albo załącznikiem do zamówienia;
- zmiany dotyczące faktur w KSeF, w tym wystawienie faktury, zmiana jej statusu lub nadanie numeru faktury przez KSeF.
Warunki
Warunki umożliwiają ograniczenie działania automatu wyłącznie do wybranych zamówień.
Warunki dotyczące klienta
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Login klienta | Sprawdza login przypisany do klienta. | Obsługa wybranych klientów. |
| Typ klienta | Pozwala rozróżniać klientów detalicznych i firmowych. | Inny proces dla B2B i B2C. |
| Adres e-mail | Filtruje zamówienia według adresu e-mail klienta. | Obsługa wybranych kontrahentów. |
| Imię (billingowy) | Weryfikuje imię w danych rozliczeniowych. | Dodatkowa segmentacja klientów. |
| Nazwisko (billingowy) | Weryfikuje nazwisko w danych rozliczeniowych. | Obsługa określonych klientów. |
| Nazwa firmy (billingowy) | Weryfikuje firmę w danych rozliczeniowych. | Automatyzacja dla kontrahentów B2B. |
| NIP (billingowy) | Weryfikuje numer NIP w danych rozliczeniowych. | Obsługa zamówień firmowych. |
| Telefon komórkowy (billingowy) | Sprawdza numer telefonu komórkowego klienta. | Dodatkowa weryfikacja danych. |
| Telefon stacjonarny (billingowy) | Sprawdza numer telefonu stacjonarnego. | Walidacja danych klienta. |
| Kraj (billingowy) | Weryfikuje kraj rozliczeniowy. | Obsługa sprzedaży zagranicznej. |
| Miasto (billingowy) | Weryfikuje miasto rozliczeniowe. | Obsługa lokalnych kampanii. |
| Kod pocztowy (billingowy) | Weryfikuje kod pocztowy klienta. | Definiowanie stref dostaw. |
| Ulica (billingowy) | Weryfikuje adres rozliczeniowy. | Specjalne procesy logistyczne. |
| Klient znajduje się na czarnej liście | Sprawdza, czy klient został oznaczony jako ryzykowny. | Blokowanie realizacji zamówień. |
| Inne niezrealizowane zamówienia tego klienta | Weryfikuje istnienie aktywnych zamówień klienta. | Ograniczenie liczby równoległych realizacji. |
Warunki dotyczące odbiorcy i nabywcy
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Imię (dostawy) | Weryfikuje dane odbiorcy. | Specjalna obsługa odbiorców. |
| Nazwisko (dostawy) | Weryfikuje dane odbiorcy. | Dodatkowa kontrola danych. |
| Nazwa firmy (dostawy) | Weryfikuje firmę odbiorcy. | Procesy B2B. |
| Telefon (dostawy) | Sprawdza telefon odbiorcy. | Wymaganie poprawnych danych dla kuriera. |
| Kraj (dostawy) | Weryfikuje kraj dostawy. | Obsługa wysyłek zagranicznych. |
| Miasto (dostawy) | Weryfikuje miasto dostawy. | Kierowanie do magazynów regionalnych. |
| Kod pocztowy (dostawy) | Weryfikuje kod pocztowy odbiorcy. | Automatyczny dobór przewoźnika. |
| Ulica (dostawy) | Weryfikuje adres dostawy. | Weryfikacja poprawności danych. |
| Imię nabywcy | Weryfikuje dane nabywcy. | Kontrola dokumentów sprzedaży. |
| Nazwisko nabywcy | Weryfikuje dane nabywcy. | Kontrola dokumentów sprzedaży. |
| Nazwa firmy nabywcy | Weryfikuje dane firmy nabywcy. | Automatyczne wystawianie faktur B2B. |
| NIP nabywcy | Weryfikuje NIP nabywcy. | Procesy księgowe. |
| Kraj nabywcy | Weryfikuje kraj nabywcy. | Sprzedaż międzynarodowa. |
| Miasto nabywcy | Weryfikuje miasto nabywcy. | Segmentacja klientów. |
| Kod pocztowy nabywcy | Weryfikuje kod pocztowy nabywcy. | Reguły regionalne. |
| Ulica nabywcy | Weryfikuje adres nabywcy. | Kontrola poprawności danych. |
Warunki dotyczące zamówienia
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Status | Sprawdza aktualny status zamówienia. | Budowanie workflow realizacji. |
| Typ zamówienia | Filtruje według rodzaju zamówienia. | Obsługa zamówień specjalnych. |
| Sklep | Ogranicza działanie automatu do wybranego sklepu. | Obsługa multistore. |
| Źródło zamówienia | Sprawdza kanał pochodzenia zamówienia. | Inna obsługa Allegro, Amazon czy sklepu. |
| Data utworzenia | Weryfikuje datę złożenia zamówienia. | Akcje okresowe. |
| Zamówienie istnieje określoną liczbę dni | Sprawdza wiek zamówienia. | Eskalacja zaległych realizacji. |
| W statusie przez określoną liczbę dni | Sprawdza czas przebywania w statusie. | Monitorowanie opóźnień. |
| Zamówienie jest zweryfikowane | Sprawdza status weryfikacji. | Uruchamianie kolejnych etapów procesu. |
| Zamówienie wymaga korekty | Sprawdza konieczność korekty dokumentów lub danych. | Obsługa wyjątków. |
| Notatka | Analizuje zawartość notatki zamówienia. | Procesy specjalne. |
| Uwagi od klienta | Sprawdza komentarze klienta. | Obsługa zamówień niestandardowych. |
| Uwagi dla kuriera | Weryfikuje informacje przekazane przewoźnikowi. | Specjalna obsługa dostawy. |
Warunki dotyczące produktów
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Identyfikator towaru | Filtruje konkretne produkty. | Dedykowane procesy realizacyjne. |
| Produkt z nazwą | Filtruje po nazwie produktu. | Obsługa produktów specjalnych. |
| Kod producenta | Filtruje po kodzie producenta. | Współpraca z dostawcami. |
| Kategoria towaru w panelu | Filtruje produkty według kategorii. | Osobne procesy dla wybranych grup asortymentu. |
| Typ towaru | Filtruje według typu produktu. | Obsługa produktów elektronicznych lub usług. |
| Seria towaru | Filtruje produkty według serii. | Zarządzanie partiami produktów. |
| Ilość towarów w zamówieniu | Weryfikuje liczbę sztuk. | Obsługa zamówień hurtowych. |
| Ilość pozycji (SKU) w zamówieniu | Weryfikuje liczbę unikalnych pozycji. | Segmentacja zamówień. |
| Łączna waga produktów | Weryfikuje wagę całego zamówienia. | Automatyczny dobór przewoźnika. |
Warunki dotyczące magazynu i realizacji
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Magazyn realizujący zamówienie | Sprawdza magazyn odpowiedzialny za realizację. | Kierowanie procesem logistycznym. |
| Towary znajdują się na magazynie realizującym | Weryfikuje dostępność produktów. | Automatyczne przekazanie do realizacji. |
| Towary znajdują się na wskazanym magazynie | Weryfikuje dostępność na konkretnym magazynie. | Realizacja wielomagazynowa. |
| Towary oznaczono jako spakowane | Sprawdza status pakowania. | Tworzenie przesyłek. |
| Towary mają przypisane numery seryjne | Weryfikuje kompletność serializacji. | Wysyłka urządzeń elektronicznych. |
| Przypisany numer nadania paczki | Sprawdza, czy przesyłka otrzymała numer nadania. | Automatyczna zmiana statusu. |
Warunki dotyczące dostawy
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Kurier | Filtruje według przewoźnika. | Dedykowane procesy dla przewoźników. |
| Status przesyłki kurierskiej | Weryfikuje status przesyłki. | Obsługa zwrotów i doręczeń. |
| Miasto punktu odbioru | Weryfikuje lokalizację punktu odbioru. | Obsługa punktów partnerskich. |
| Nazwa punktu odbioru | Weryfikuje punkt odbioru. | Dedykowane procesy logistyczne. |
Warunki dotyczące płatności
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Zamówienie jest opłacone | Sprawdza status opłacenia zamówienia. | Wystawienie dokumentów sprzedaży. |
| Wpłata do zamówienia | Weryfikuje wartość wpłaty. | Kontrola częściowych płatności. |
| Wpłaty bilansują się | Sprawdza zgodność wpłat z wartością zamówienia. | Automatyczne rozliczenia. |
| Nieopłacone przez określoną liczbę dni | Weryfikuje czas braku płatności. | Anulowanie zamówień. |
| Rodzaj płatności | Filtruje po metodzie płatności. | Osobna obsługa przelewów i pobrań. |
Warunki dotyczące dokumentów
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Wystawiony dokument sprzedaży | Sprawdza, czy wystawiono dokument sprzedaży. | Dalsza automatyzacja procesu księgowego. |
| Faktura wystawiona w KSeF | Weryfikuje wysłanie faktury do KSeF. | Obsługa dokumentów elektronicznych. |
| Faktura w KSeF otrzymała numer | Weryfikuje nadanie numeru KSeF. | Zmiana statusu zamówienia. |
| Status faktury w KSeF | Weryfikuje aktualny status dokumentu w KSeF. | Reakcja na odrzucenie faktury. |
| Odebrany dokument EDI | Sprawdza odbiór dokumentu EDI przez kontrahenta. | Synchronizacja B2B. |
| Wgrany plik z fakturą | Weryfikuje obecność pliku faktury. | Kontrola dokumentacji. |
| Wgrany plik z korektą | Weryfikuje obecność pliku korekty. | Obsługa księgowa. |
| Wgrany załącznik do zamówienia | Weryfikuje obecność załącznika. | Akceptacja projektów i dokumentów. |
Warunki dotyczące terminów i planowania
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Liczba dni do planowanej daty pakowania | Sprawdza czas pozostały do pakowania. | Planowanie pracy magazynu. |
| Liczba dni do planowanej daty wysłania / odbioru zamówienia | Sprawdza czas pozostały do wysyłki. | Priorytetyzacja realizacji. |
| Liczba dni do wybranej przez klienta daty doręczenia / odbioru zamówienia | Sprawdza czas do wskazanego terminu. | Obsługa zamówień terminowych. |
Warunki dotyczące wartości i parametrów biznesowych
| Warunek | Opis | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Wartość zamówienia | Weryfikuje całkowitą wartość zamówienia. | Obsługa dużych zamówień. |
| Wartość samych produktów | Weryfikuje wartość produktów bez kosztów dodatkowych. | Naliczenie dodatkowych procedur. |
| Koszt przesyłki | Weryfikuje koszt dostawy. | Automatyczne decyzje logistyczne. |
| Waluta | Filtruje według waluty zamówienia. | Obsługa sprzedaży zagranicznej. |
| Kod zewnętrznego systemu | Weryfikuje identyfikator z integracji zewnętrznych. | Obsługa zamówień z ERP i marketplace. |
| Prośba o wystawienie faktury | Sprawdza, czy klient oczekuje faktury. | Automatyczne wystawianie dokumentów. |
Akcje
Akcja definiuje czynność wykonywaną po spełnieniu warunków.
| Akcja | Zastosowanie |
|---|---|
| Dodaj notatkę | Dodaje informację do historii zamówienia |
| Oznacz towary jako spakowane | Oznacza wszystkie towary jako spakowane |
| Przekaż zamówienie do realizacji Fulfillment | Rozpoczyna realizację przez magazyn Fulfillment |
| Przekaż zamówienie do realizacji u dostawcy dropshipping | Wysyła zamówienie do dostawcy |
| Ustaw magazyn realizujący | Przypisuje magazyn realizujący |
| Ustaw prowadzącego zamówienie | Przypisuje operatora |
| Wygeneruj dokument własny | Tworzy dokument własny |
| Wygeneruj przesyłkę do zamówienia | Generuje etykietę kurierską zgodnie z ustawieniami w konfiguracji kuriera |
| Wystaw dokument sprzedaży | Tworzy fakturę lub paragon |
| Wyślij dokument EDI | Wysyła dokument EDI |
| Zmień status zamówienia | Przenosi zamówienie do wskazanego statusu |
Dodaj notatkę do zamówienia posiada opcje Nadpisz istniejącą notatkę:
- Opcja „Nadpisz istniejącą notatkę” jest domyślnie wyłączona.
- Gdy opcja jest włączona, nadpisuje całą treść pola notatki.
- Gdy opcja jest wyłączona, dopisuje treść (z ENTER) do pola notatki.
Przykłady automatyzacji
1. Przeniesienie zamówienia do statusu „Oczekuje na dostawę”, gdy brakuje produktów
Przykład automatu, który wykrywa zamówienia, których nie można skompletować z powodu braków magazynowych.
Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status
Warunki:
Status = realizowane
Towary znajdują się na magazynie realizującym = nie wszystkie
Akcja: Zmień status zamówienia = Oczekuje na dostawę
2. Automatyczne wystawienie faktury po spakowaniu zamówienia
Przykład automatu wystawiającego dokument sprzedaży po zakończeniu procesu pakowania.
Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status
Warunek: Status = spakowane
Akcje:
Wystaw dokument sprzedaży = Faktura VAT
Zmień status zamówienia = Gotowe do wysyłki
3. Przeniesienie zamówienia do połączenia z innymi zamówieniami klienta
Przykład automatu wspierającego łączenie kilku zamówień tego samego klienta w jedną przesyłkę.
Zdarzenie: Towar został przyjęty na magazyn realizujący
Warunki:
Inne niezrealizowane zamówienia tego klienta = Tak
Status = realizowane
Towary znajdują się na magazynie realizującym = wszystkie
Akcje:
Dodaj notatkę = „Sprawdź możliwość połączenia zamówień”
Zmień status zamówienia = Zamówienia do połączenia
4. Skierowanie zamówienia do weryfikacji VAT UE
Przykład automatu wyłapującego zamówienia zagraniczne wymagające dodatkowej weryfikacji podatkowej.
Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status
Warunki:
Status = pakowane
Kraj (billingowy) ≠ Polska
Kraj (dostawy) ≠ Polska
NIP (billingowy) = istnieje
Akcje:
Zmień status zamówienia = Weryfikacja VAT
Dodaj notatkę = „Sprawdź poprawność rozliczenia VAT UE”
5. Automatyczne przypisanie prowadzącego zamówienie
Przykład automatu przypisującego odpowiedzialną osobę na podstawie wybranych parametrów zamówienia.
Zdarzenie: Zamówienie zostało dodane
Warunki:
Kurier = XYZ
Magazyn realizujący zamówienie = M1
Akcja: Ustaw prowadzącego zamówienie = Jan Kowalski
6. Automatyczne wygenerowanie przesyłki
Przykład automatu tworzącego przesyłkę po zakończeniu pakowania zamówienia.
Zdarzenie: Zamówienie zmieniło status
Warunek: Status = spakowane
Akcja: Wygeneruj przesyłkę do zamówienia
7. Oznaczenie zamówienia jako opóźnionego
Przykład automatu monitorującego terminowość realizacji zamówień.
Zdarzenie: Została osiągnięta „Planowana data wysłania / odbioru zamówienia”
Warunki:
Sklep = XYZ
Status ≠ Wysłane
Akcje:
Dodaj notatkę = „Przekroczono planowany termin realizacji”
Zmień status zamówienia = Opóźnione