Dokumenty Sprzedaży

System w tej chwili pozwala z poziomu panelu administracyjnego wystawiać takie dokumenty sprzedaży jak:

• Faktury,

• Faktury pro forma,

• Faktury zaliczkowe,

• Faktury korygujące,

• Potwierdzenia sprzedaży,

• Potwierdzenia zwrotu,

• Paragony fiskalne.

Dokumenty te mogą być wielojęzyczne, wielowalutowe i uwzględniają ustawienia VAT dla określonego klienta.

Wszystkie wyżej wymienione dokumenty możemy wygenerować i wydrukować na kilka sposobów:

• wygenerować i pobrać w pliku PDF pojedynczo lub dla większej liczby zamówień z poziomu interfejsu panelu administracyjnego lub API;

• wygenerować i wydrukować ręcznie lub automatycznie przez WMS;

• przy pomocy aplikacji Printer podczas weryfikacji zamówienia.

Wyjątek stanowią paragony, ponieważ ich nie przechowujemy w systemie, a do rejestrów w panelu trafia tylko informacja o ich wystawieniu. Wydrukowanie ich jest możliwe tylko za pomocą aplikacji POS lub Printer.

Wystawianie jakichkolwiek dokumentów sprzedaży powinno być poprzedzone odpowiednimi konfiguracjami. Dlatego w tym wpisie wyjaśnimy podstawowe kwestie dotyczące konfiguracji. Należy mieć na uwadze, że domyślne konfiguracje są gotowe dla najpopularniejszych ustawień i scenariuszy związanych z wymaganiami klientów, warto jednak poświęcić chwilę na dostosowanie ich pod swoje wymagania.

Znajdziesz je w ADMINISTRACJA > Dane Twojej firmy.

Uzupełniamy tutaj takie informacje jak nazwa firmy, dane adresowe, NIP, REGON oraz zaznaczamy, czy jesteśmy Płatnikami VAT. Będzie to miało wpływ na to, jak będą prezentować się dokumenty sprzedaży.

Warto zwrócić uwagę, że takie dane jak Numer konta do wpłat , SWIFT i Nazwa banku są zablokowane i w tym miejscu ich nie zmienimy. Te dane są zaciągane z domyślnego profilu płatności dostępnego do edycji w sekcji ADMINISTRACJA > Płatności i waluty > Konfiguracja płatności.

Ustawienia dostosujesz w sekcji ADMINISTRACJA > Płatności i waluty > Konfiguracja ustawień podatkowych i rozliczeniowych.

Jeżeli nie sprzedajesz za granicę, to ten mechanizm nie będzie przez ciebie wykorzystywany. Jeśli jest inaczej, warto zapoznać się z opisem wyświetlonym w niebieskiej ramce na poniższym screenie i skontaktować się z własną księgowością, żeby wskazała, która opcja powinna być przez ciebie ustawiona i używana. Konfiguracja wyliczenia wartości VAT jest ważna wtedy, gdy sprzedajesz do wielu krajów z innymi stawkami VAT, czyli w większości przypadków korzystasz z automatycznego systemu stawek VAT. Dlaczego? Bo od tych ustawień zależy, czy wszyscy twoi klienci, bez względu na kraj, będą kupowali po tej samej cenie brutto czy w innych cenach. Jeżeli zaznaczysz, że wartość VAT ma być wyliczana od ceny brutto, to każdy klient będzie miał tę samą cenę w sklepie. Jeśli jednak zaznaczysz, że ma być wartość liczona od ceny netto, to najniższą cenę brutto będzie miał klient z kraju, w którym VAT na ten produkt jest najniższy.

Kolejnym ważnym elementem, bez względu na to, czy obsługujesz tylko klientów w Polsce, czy również z innych krajów, jest ustawienie domyślnej daty sprzedaży, jaka będzie ustawiana w zamówieniach złożonych przez klientów, a docelowo drukowana na dokumentach sprzedaży. Jak widać, można ustawić inną domyślną datę dla zamówień opłaconych z góry, przy odbiorze oraz kredytem kupieckim. Oczywiście dla każdego pojedynczego zamówienia, które wpłynęło do systemu, będzie można tę datę dostosować indywidualnie.

Również w tej samej sekcji, czyli ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Szablony dokumentów sprzedaży (drukowanych i elektronicznych) możesz przejść do tworzenia własnych szablonów dokumentów, które przygotujesz wedle własnego uznania za pomocą edytora HTML i dostępnych zmiennych.

1. Wybierz, który szablon chcesz edytować. 

1.  Następnie powiel szablon domyślny i rozpocznij pracę na edycji kopii.

2. W kolejnym kroku, żeby szablon, który przygotowałeś zadziałał w sklepie, musisz ustawić go jako szablon domyślny dla danego języka. Zrobisz to w sekcji ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży.

Dokumenty w naszym systemie generują się dla zależności zdefiniowanego języka klienta automatycznie. W scenariuszu gdy klient posiada zdefiniowany język na przykład - English na podstawie tej zmiennej generowany będzie dokument w języku obcym automatycznie jeżeli główny język dokumentu jest odmieny od języka klieta.
Przykłady zależności:

• Język klienta PL, język główny dokumentu PL — dokument w języku PL.

• Język klienta ENG, język główny dokumentu PL — dokument dwujęzykowy ENG/PL

• Jeżyk klienta ENG, język główny dokumentu ENG — dokument w języku ENG.

Z pozycji ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży możliwe jest zdefiniowanie odgórnie głównego języka dokumentu, który będzie generowany dla konfiguracji danego sklepu. Ustawienia moża odnaleźć w sekcji: ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży.

Aby w konfiguracji ustawień wydruków dostępny był dedykowany język należy w pierwszej kolejności zdefiniować nowy język w konfiguracji języków sekcji - Języki w panelu administracyjnym. Ścieżka do ustawień: ADMINISTRACJA > Płatności i waluty > Konfiguracja języków > Języki w panelu administracyjnym

Dotarliśmy już do sekcji, która oferuje najwięcej możliwości konfiguracji, jeśli chodzi o dostosowanie opcji na dokumentach sprzedaży. Przejdź do ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży. W tym miejscu możesz np. ustawić, jak mają być prezentowane na fakturze towary gratisowe.

Możesz ustalić również własną numerację faktur, a dokładniej przedrostek, jaki jest w niej wykorzystywany.

Możesz ustalić także, w jaki sposób ma być prezentowana stawka VAT w przypadku klientów, którzy rozliczają VAT w swoim kraju oraz wybrać język główny dla dokumentów. To ustawienie definiuje, w jakim języku będą drukowane twoje dokumenty. Przykładowo, jeśli wybierzesz język główny jako angielski, to jeśli klient z językiem polskim zrobi zakupy, dokument będzie wystawiony w języku angielskim z tłumaczeniem na język polski. Możesz też zdefiniować tutaj, czy chcesz umieszczać na dokumencie podpis użytkownika panelu, który go wygenerował.

Może się zdarzyć, że będziesz potrzebował, żeby w kolumnie obok nazwy towaru umieścić dodatkowe informacje. W takiej sytuacji możesz to zrobić bez konieczności edycji szablonu dokumentu. Wystarczy, że w odpowiedniej kolumnie wpiszesz to, co chcesz dodawać. Możesz skorzystać w tym polu ze zmiennych wskazanych po prawej stronie.

Aby wpis dotyczący kodu BDO pojawiał się na dokumentach sprzedaży, należy zrealizować edycję szablonu dokumentu w konfiguracji dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI).
Ścieżka ustawień: ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Szablony dokumentów sprzedaży

Na przykładzie szablonu dokumentu - Faktura VAT należy powielić lub wyedytować istniejący szablon oraz dodać odpowiednią zmienną [iai:owner_bdo].

Wartość numeru BDO pobierana jest przez zmienną [iai:owner_bdo] z wartości dodanego elementu pola BDO z Danych Twojej firmy
Ścieżka ustawień: ADMINISTRACJA > Dane Twojej Firmy

Zmienną [iai:owner_bdo] należy w tym scenariuszu wprowadzić ręcznie w kodzie HTML do dokumentu w dedykowanym, docelowym miejscu, co pozwoli na trwały zapis pozycji kodu. Poniższy zrzut przedstawia podgląd dodanej zmiennej w kodzie HTML dla numeru BDO pod danymi sprzedawcy

Opcjonalnym miejscem do umiejscowienia numeru BDO jest pozycja Dodatkowe teksty na dokumentach sprzedaży
Ścieżka do ustawień: ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Ustawienia wydruków dokumentów sprzedaży [ wybierz ] > Dodatkowe teksty na dokumentach sprzedaży.
Wprowadzenie numeru BDO w dodatkowych tekstach uwzględni numer w stopce każdego dokumentu sprzedaży.

Żeby nie wystawiać dokumentów sprzedaży ręcznie, można skorzystać z automatyzacji. Moduł automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży dla zamówień jest domyślnie wyłączony. Gdy go włączymy, pojawią się dostępne opcje konfiguracyjne. Moduł jest dostępny w sekcji ADMINISTRACJA > Magazyn i logistyka > Automatyzacja procesów > Automatyzacja wystawiania dokumentów sprzedaży dla zamówień.

1. Wybierz, w jakich statusach dokumenty sprzedaży mają się automatycznie wystawiać. Polecamy zaznaczenie kilku statusów ze względu na to, że czasami przy obsłudze zamówienia, obsługa sklepu może pominąć jakiś status. W takim wypadku dokument mógłby nie zostać wystawiony.

2. Następnie ustaw, czy system ma zawsze automatycznie wystawiać potwierdzenie sprzedaży, czy może tylko wtedy, gdy nie zostanie wystawiona do zamówienia faktura. Jeśli nie planujesz używać takiego rodzaju dokumentu, możesz po prostu zaznaczyć opcję "nigdy".

Ta sama sytuacja dotyczy wystawienia faktury, ale tutaj wzięliśmy pod uwagę więcej scenariuszy. W pierwszej kolejności zdecyduj, czy system będzie wystawiał faktury zawsze tak samo, bez względu na źródło zamówienia, czy zróżnicujesz te procesy. Jeżeli planujesz zróżnicować procesy, będziesz mieć dostępnych aż 7 różnych konfiguracji - w zależności od źródła pochodzenia zamówienia, m.in. dla zamówień panelowych, sklepowych, z aukcji czy marketplace'owych.

Lista dostępnych opcji jest taka sama w każdym źródle.

Również tak samo konfigurujemy możliwość wystawiania paragonów fiskalnych.

Warto jeszcze zwrócić uwagę na przedostatnią opcję, tj. możliwość włączenia, czy faktury zaliczkowe mają się automatycznie wystawiać po zaksięgowaniu zaliczki. Opcja ta jest bardzo przydatna dla branż, które pracują często na zaliczkach np. w branży meblarskiej.

Drugą opcją, o której wspomnieliśmy, że warto do niej zajrzeć przy okazji konfiguracji dotyczącej dokumentów sprzedaży, są Blokady obsługi zamówień. Większość z nich dotyczy blokady statusów zamówień, których tutaj nie omawiamy, dlatego teraz będą interesowały nas tylko trzy opcje:

• Zablokuj możliwość wydrukowania paragonu dla następujących statusów zamówień - większość sklepów wystawia paragon, gdy klient już ma małą szansę na anulowanie zamówienia.

• Zablokuj możliwość wystawienia paragonu, jeśli klient prosił o fakturę VAT.

• Zablokuj możliwość zmiany statusu na wysłane w przypadku braku w zamówieniu wystawionego dokumentu sprzedaży (paragonu lub faktury VAT) - ta opcja jest bardzo ważna, ponieważ zabezpiecza przed pominięciem takiego zamówienia w rozliczeniu z księgowością.

Zdajemy sobie sprawę, że nie każdy będzie chciał korzystać z automatyzacji. Wiemy też, że wiele sklepów wystawia takie dokumenty ręcznie i będzie to robiło choćby z nawyku. Dlatego w dalszej części pokażemy, jak taki proces wygląda w systemie IdoSell.

Warto pamiętać, że automatyzacja obejmuje wystawianie najpopularniejszych dokumentów sprzedaży, czyli faktur VAT, potwierdzeń sprzedaży czy paragonów. Ręcznie mamy możliwość wystawienia również innych dokumentów, jak choćby faktury korekty, których automatyzacja w większości przypadków nie obejmuje.

Żeby wystawić Fakturę VAT, należy przejść do karty konkretnego zamówienia i w dolnej części zamówienia przejść do zakładki Faktura lub Faktura VAT. To jest ta sama zakładka, ale nazwa może być inna w zależności od tego, czy płatnik jest VAT-owcem czy nie jest. 

Sposób nr 1

System uzupełni datę wystawienia faktury i datę sprzedaży automatycznie. Datę wystawienia faktury można zmienić, ale daty sprzedaży nie. Jeśli chciałbyś zmienić datę sprzedaży, można to zrobić w górnej części tej samej karty zamówienia.

Pamiętaj, że system generuje tę datę wstępnie automatycznie na podstawie ustawień w ADMINISTRACJA > Płatności i waluty > Konfiguracja ustawień podatkowych i rozliczeniowych, które opisaliśmy już wcześniej w tym tekście.

Warto mieć również na uwadze, że numer dokumentu zostanie nadany automatycznie po wystawieniu faktury.

Po wystawieniu faktury obsługa sklepu będzie mogła ją pobrać w dolnej części karty zamówienia oraz/i wysłać do klienta elektronicznie. Klient dostanie wówczas wiadomość mailową z linkiem do pobrania takiej faktury.

Ważne: Nie dodajemy faktur w załączniku, ponieważ dzięki pobraniu jej przez link, obsługa sklepu ma dowód na to, że klient ją odebrał w określonej godzinie i dniu, gdyż te dane są zapisywane w systemie.

Klient również będzie miał możliwość pobrania faktury w sklepie po zalogowaniu w podsumowaniu konkretnego zamówienia.

Sposób nr 2

Drugim sposobem na wystawienia faktury jest przejście na listę zamówień (możemy wyszukać wszystkie zamówienia lub zamówienia w określonym statusie), zaznaczenie jednego lub wielu zamówień, a następnie wybranie w dolnym menu Drukuj.

Po wybraniu tej opcji pojawi się okienko, w którym należy wybrać Dokumenty sprzedaży > Faktury VAT – wystaw brakujące. Po zatwierdzeniu faktura / faktury zostaną wygenerowane i pobrane w formacie PDF. Ważne jest to, że przy wystawieniu wielu dokumentów z listy zamówień, wystawiają się one z aktualną datą w momencie generowania.

Z tego poziomu można także wydrukować wystawione już wcześniej faktury VAT oraz wygenerować i wydrukować inne dokumenty, takie jak Faktury Pro Forma czy Potwierdzenia sprzedaży.

 Jeżeli będzie istniała potrzeba anulowania wystawionego dokumentu, należy przejść do zakładki Faktura VAT, w której nazwie dodatkowo pojawił się numer wystawionej faktury, a następnie ją anulować.

Po anulacji taka faktura będzie możliwa do pobrania na dole karty zamówienia, a w tle dokumentu pojawi się znak wodny o nazwie "Dokument anulowany".

Anulowanie faktury nie zwraca numeru faktury do puli wolnych numerów. Został on już wykorzystany i kolejny dokument nie będzie miał przydzielonego tego numeru.

Panel administracyjny IdoSell oferuje możliwość konfiguracji w jaki sposób mają być prezentowane zestawy na dokumentach sprzedaży. Obsługa sklepu może zatem określić czy na dokumentach sprzedaży ma się prezentować sam zestaw jako taki, czy jego składowe.

Ww. opcję ustawiamy na karcie zestawu, albo już bezpośrednio na karcie zamówienia. Ustawienie na karcie zamówienia jest niezależne od tego, które jest na karcie zestawu, dzięki czemu możliwe jest indywidualne jego ustawienie na karcie zamówienia, zanim zostanie wystawiony dokument sprzedaży.

Tak więc pomimo tego, że domyślnie do zamówienia zapisuje się ustawienie z karty zestawu, to możliwa jest jeszcze jego zmiana przed wystawieniem dokumentu sprzedaży. W momencie dodawania zwrotu i reklamacji brane jest pod uwagę ustawienie z karty zamówienia, które zapisywane jest w momencie oznaczenia zamówienia jako wysłane.

Należy również wspomnieć, że w panelu administracyjnym wystawimy faktury VAT dla zamówień realizowanych w twoim sklepie internetowym przez jednostki budżetowe np. szkoły czy przedszkola, gdzie dane nabywcy i płatnika są różne.

Wystawienie takiej faktury możliwe jest tylko z karty zamówienia w panelu administracyjnym. W sekcji dane klienta kliknij link Inne dane na dokumentach sprzedaży i wprowadź dane, które pojawią się jako dane nabywcy na fakturze VAT.

Fakturę Pro Formę oraz Potwierdzenie sprzedaży wystawiamy podobnie jak fakturę VAT, tj. z poziomu konkretnego zamówienia w dolnej jego części lub z listy zamówień.

Paragon fiskalny to kolejny dokument, który możemy wystawić na karcie zamówienia pod warunkiem, że mamy dodaną drukarkę fiskalną w ADMINISTRACJA > Dokumenty > Konfiguracja dokumentów sprzedaży i ich wysyłki (EDI) > Ustawienia drukarki fiskalnej dla paragonów i faktur (Printer) oraz mamy aktywną subskrypcję aplikacji Printer, czyli aplikacji pozwalającej na wydruki paragonów fiskalnych i fiskalnych faktur VAT na drukarkach fiskalnych i innych dokumentów sprzedaży na zwykłych i termicznych drukarkach.

Oczywiście paragon fiskalny, podobnie jak inne dokumenty sprzedaży, które omówiliśmy, można wystawić z poziomu listy zamówień, zaznaczając zamówienia dla których chcemy to wykonać. W tym celu wybierz na dole Drukuj > Paragony Fiskalne.

Uwaga: Jeśli nie masz aktywnej subskrypcji aplikacji Printer, pojawi się stosowny komunikat informujący o tym fakcie.

Fakturę VAT, fakturę Pro Forma czy potwierdzenie sprzedaży łączy to, że można je wystawić w dowolnym statusie zamówienia. Paragon fiskalny w domyślnej konfiguracji możemy wystawić tylko w konkretnych statusach zamówień, o czym szerzej pisaliśmy na początku tego tekstu przy okazji omówienia Automatyzacji procesów zamówień, a dokładniej Blokady obsługi zamówień.

Kolejnym rodzajem dokumentu sprzedaży, który można wystawić z poziomu panelu IdoSell, jest faktura zaliczkowa. Jeżeli pobierasz zaliczki, to po zaksięgowaniu takiej wpłaty, masz możliwość wystawienia dokumentu na dole karty zamówienia w zakładce Faktura zaliczkowa.

Żeby taka zakładka się pojawiła, musisz najpierw dodać zaliczkę, która zostanie opłacona. Oznacza to, że musi wcześniej zostać zatwierdzona w panelu przez obsługę sklepu lub klient musi opłacić ją na swoim koncie w sklepie tzw. szybkimi przelewami. Żeby dodać fakturę zaliczkową, należy na karcie zamówienia wyedytować deklarację wpłat klienta, dodać zaliczkę i przyjąć wpłatę lub poprosić klienta, żeby opłacił ją samodzielnie szybkimi przelewami. 

Na tym etapie prawdopodobnie pojawi się pytanie: Skąd klient ma wiedzieć, że ma zapłacić zaliczkę, składając zamówienie na stronie sklepu?

Obsługa sklepu może ustawić wysokość pobieranej zaliczki na karcie każdego towaru w zakładce Podstawowe. Wysokość zaliczki można podać jako wartość kwotową lub procentową.

Zaliczka będzie pobierana dla wszystkich zamówień bez względu na to, czy ten towar jest na własnym magazynie, czy na magazynie dostawcy i musisz go sprowadzić.

 Jeśli interesuje cię inna zasada pobierania zaliczek to w sekcji MODERACJA > Działanie sklepu > Panel klienta i Proces Składania Zamówienia (COP) > Składanie zamówień są dostępne takie ustawienia, żeby zaliczkę pobierać:

• tylko dla towarów z magazynu obcego, czyli magazynu dostawcy i nie pobierać zaliczki dla towarów z magazynów własnych;

• dla towarów z magazynu obcego ma być pobierana zaliczka, a dla towarów z magazynów własnych pobierać zawsze 100% ceny.

Przykład wyliczeń został wytłumaczony na tej stronie.

Wpłata została zaksięgowana - kolejne kroki

Tak jak opisaliśmy wcześniej, na dole karty zamówienia w zakładce Faktura zaliczkowa masz możliwość wystawienia takiej faktury. Po wystawieniu faktury możesz pobrać dokument z poziomu karty zamówienia, a także wysłać ją do klienta elektronicznie za pomocą modułu EDI.

Oczywiście po realizacji tego zamówienia i dokonaniu wpłaty dalszej należności, można z tego samego miejsca wygenerować  fakturę końcową.

Ostatnim specyficznym rodzajem faktur w systemie IdoSell są faktury zbiorcze i mogą one być wystawiane dla zamówień z konkretnego źródła, a mianowicie dropshippingu.

Dla klientów IdoSell, którzy otrzymują zamówienia dropshippingowe, udostępniona została możliwość automatycznego wystawienia faktury zbiorczej na koniec każdego miesiąca.

Żeby aktywować tę opcję, należy na karcie konkretnego klienta w panelu aktywować ją i dodatkowo ustawić kredyt kupiecki. Poprawne działanie tych funkcji wymaga aktywacji modułu B2B w sekcji ADMINISTRACJA > B2B > Dropshipping i cross-docking z Customer API, w którym można ustalić np. w którym dniu miesiąca ma być generowana faktura zbiorcza. 

Wówczas, dla zamówień złożonych w danym miesiącu, do których nie została wystawiona faktura, zostanie wraz z końcem miesiąca wystawiona faktura zbiorcza. Zostanie ona następnie wysłana do kontrahenta za pomocą systemu EDI i umieszczona w raporcie dokumentów zbiorczych.

Warunki według których zbierane są zamówienia:

• na karcie klienta w panelu administracyjnym pozycja Wystaw fakturę zbiorczą na koniec miesiąca jest na tak;

• zamówienie nie ma wystawionej faktury (proforma nie jest brana pod uwagę);

• zamówienie jest złożone na kredyt kupiecki;

• zamówienie złożone poprzez moduł dropshippingu;

• okres rozliczeniowy dla faktury zbiorczej to jeden miesiąc.

Według takich warunków zebrane zamówienia zaprezentowane zostaną w formie pojedynczego dokumentu dostępnego z każdego zamówienia oraz w sekcji RAPORTY I FINANSE > Nieopłacone i przeterminowane należności > Skorzystaj z wyszukiwarki faktur zbiorczych. Na wygenerowanej liście znajdziesz wszystkie zamówienia wchodzące w skład faktury zbiorczej oraz status opłacenia faktury.

Należy mieć na uwadze to, że wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkowe. To do ciebie należy decyzja, czy pojedyncze transakcje zamieścisz na osobnych fakturach, czy wygenerujesz fakturę zbiorczą.

Uwaga: Jeśli używasz automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, to automaty nie wystawią żadnych faktur dla klienta, który ma włączone generowanie faktur zbiorczych.

Czasami musimy skorygować dokument, który wcześniej wystawiliśmy. W zależności od tego, jaki to jest dokument i w jakiej sytuacji został wystawiony, możemy to zrobić na kilka sposobów.

Pierwszym dokumentem, o którym warto wspomnieć, jest Faktura proforma. Nie jest to dokument księgowy i najczęściej  używa się go w celu przedstawienia oferty sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Nie wystawia się do tego rodzaju faktury korekty.

Jeśli chcesz pobrać poprawioną fakturę pro formę, wystarczy zmienić cenę towaru, ilość sztuk czy cenę dostawy i pobrać ją ponownie.

Ta sama sytuacja dotyczy potwierdzenia sprzedaży, które również nie jest korygowane i zmiana któregoś parametru, wpływającego na cenę, powoduje, że ponowne pobranie dokumentu skutkuje pobraniem nowych danych.

Czasami sprzedający zbyt pochopnie wystawiają faktury korekty. Przykładowo, sprzedawca wystawił fakturę VAT, nie przekazał jej klientowi, nie zakończył obsługi zamówienia, a klient zadzwonił i zmienił to zamówienie, np. dołożył inny towar, zmienił ilość sztuk lub sam sprzedawca zmienił cenę, bo przypomniało mu się, że obiecał komuś rabat.

Po wykonaniu którejś z tych zmian lub nawet wszystkich, na dole karty zamówienia pojawi się na czerwono informacja, że powinniśmy wystawić korektę i oczywiście możemy to zrobić.

Jest również inny sposób na poprawę faktury. Można przejść do zakładki wystawionej faktury i wygenerować ją ponownie, co spowoduje, że wszystkie dane się zaktualizują bez potrzeby wystawiania korekty. Po ponownym wygenerowaniu dokumentu potrzeba wystawienia korekty zniknie, a dokument pierwotnej faktury zostanie zaktualizowany i będzie go można ponownie wydrukować lub pobrać.

Niemniej cały czas masz możliwość wystawienia korekty do tego zamówienia.

Należy również pamiętać, że po wystawieniu faktury klient może zrezygnować z zamówienia. Jeżeli chodzi o dokumenty sprzedaży, to jest to kwestia do ustalenia z własną księgowością, czy w takiej sytuacji anulować wystawioną fakturę, czy wystawić korektę.

Innym scenariuszem, dopuszczającym wystawienie korekty, jest wystawienie jej na karcie zwrotu lub reklamacji, jeżeli zwrot lub reklamacja zostały dodane przez klienta od strony sklepu, lub przez obsługę sklepu.

Żeby wygenerować fakturę w zwrocie, najpierw trzeba przejść do karty zwrotu konkretnego zamówienia. Można to zrobić na 2 sposoby:

• na górze karty zamówienia w niebieskiej ramce pojawi się numer zwrotu prowadzący do tego zwrotu;

• możesz skorzystać z  dedykowanego modułu do obsługi zwrotów w sekcji SPRZEDAŻ > RMA i Zwroty > Zwroty sprzedanych towarów > Pokaż wszystkie niezamknięte zwroty lub wybrać opcję Szukania zwrotu i z tego poziomu przejść na kartę zwrotu wygenerowaną do konkretnego zamówienia.

Możesz też wykorzystać opcję pozwalającą na wykonanie różnych działań z zakresu m.in. zwrotu i reklamacji w SPRZEDAŻ > RMA i Zwroty > Operacje po sprzedaży. Tutaj wpisujesz tylko numer zamówienia i z tego poziomu możesz obsłużyć zwrot lub reklamację, jeżeli są dodane, lub je dodać, jeżeli klient zgłosi je telefonicznie.

Gdy znajdziesz się na karcie zwrotu dodanego przez klienta lub obsługę, na samym dole będzie widoczna zakładka sugerująca wystawienie korekty. Zanim wygenerujesz taką fakturę, warto zwrócić klientowi pieniądze, klikając na kwotę, która ma być zwrócona. Następnie dodać wypłatę i ewentualnie ją zatwierdzić. Dopiero wtedy wystawić korektę, żeby objęła tę wypłatę.

Na końcu tego procesu oczywiście możemy zmienić status zwrotu na rozpatrzony pozytywnie.

Uwaga: Należy pamiętać, że jeżeli coś poprawimy po wystawieniu faktury korekty, to nie musimy wystawiać kolejnej korekty, tylko można ją przegenerować. Dane się zaktualizują.

Żeby wygenerować fakturę w reklamacji, podobnie jak w zwrocie musisz przejść do karty reklamacji dodanej do konkretnego zamówienia i tu również możesz wykonać to na dwa sposoby:

• pierwszy sposób jest taki sam jak w zwrocie, tj. na górze karty zamówienia w niebieskiej ramce pojawi się numer reklamacji prowadzący do tej reklamacji;

możesz również skorzystać z  dedykowanego modułu do obsługi reklamacji w sekcji SPRZEDAŻ > RMA i Zwroty > Reklamacje (RMA) > Pokaż wszystkie niezamknięte reklamacje lub wybrać opcję Szukania reklamacji i z tego poziomu przejść na kartę reklamacji wygenerowaną do konkretnego zamówienia.

Możesz też wykorzystać moduł operacji po sprzedaży, o którym wspomnieliśmy wcześniej przy okazji generowania faktury korekty dla zwrotu. Dla przypomnienia wybierasz w menu SPRZEDAŻ > RMA i Zwroty > Operacje po sprzedaży. Tutaj wpisujesz numer zamówienia i z tego poziomu wykonujesz kolejne działania.

Gdy znajdziesz się na karcie reklamacji np. dodanej przez klienta, to nie od razu pojawi się na samym dole opcja, która pozwoli na wystawienie faktury korekty. Pojawi się ona tylko wtedy, gdy w statusie reklamacji wybierzesz jeden z trzech ostatnich statusów:

• Reklamacja rozpatrzona pozytywnie - Zwrot pieniędzy - przygotowanie faktury korygujące;

• Reklamacja rozpatrzona pozytywnie - Zwrot pieniędzy - skierowanie do wypłaty;

• Reklamacja rozpatrzona pozytywnie - Zwrot pieniędzy - wypłata zrealizowana.

Oczywiście przed wystawieniem takiej faktury warto, podobnie jak w przypadku zwrotu, zwrócić klientowi pieniądze, klikając na kwotę, która ma być klientowi zwrócona. Następnie dodać wypłatę i ewentualnie ją zatwierdzić. Dopiero wtedy wystawić korektę, która obejmie tę wypłatę.

Uwaga: Należy pamiętać, że jeżeli coś poprawimy po wystawieniu faktury korekty, to nie musimy wystawiać kolejnej korekty, tylko można ją przegenerować. Dane się zaktualizują.