Inwentaryzacja i remanent

Moduł Inwentaryzacja i remanent, który znajdziesz w głównym menu po przejściu do sekcji Magazyn i wybraniu opcji Inwentaryzacja i remanent, umożliwia skuteczne zarządzanie stanami magazynowymi. Użytkownik może tutaj sprawdzić wartość towarów według grup, wygenerować pełną listę towarów, przeprowadzić remanent, czyli szczegółową inwentaryzację stanu magazynowego, a także skorzystać z narzędzia IdoSell Scanner do przyspieszenia procesu liczenia towarów. Dzięki tym funkcjom możliwe jest utrzymanie aktualnych danych magazynowych, weryfikacja zapasów oraz kontrola wartości towarów. Szczegółowy opis każdej opcji znajdziesz w dalszej części.

Opcja Wartość magazynów dla grup towarowych pozwala użytkownikowi na szczegółową analizę wartości towarów w magazynach, podzielonych według wybranych grup towarowych. Użytkownik może określić, które magazyny i grupy towarowe mają zostać uwzględnione, a także wybrać sposób grupowania towarów na różnych poziomach. Moduł oferuje możliwość wyświetlania wartości towarów w różnych cenach, takich jak cena zakupu, cena detaliczna, hurtowa oraz cena dla terminali POS.

Po dokonaniu wyboru odpowiednich ustawień, narzędzie generuje raport, który przedstawia wartości towarów zgodnie z wybranymi kryteriami. Raport zawiera szczegółowe informacje na temat stanu magazynowego oraz wartości towarów, co ułatwia zarządzanie zapasami i kontrolę kosztów.

Dzięki tej funkcji użytkownik może szybko uzyskać informacje na temat wartości towarów w magazynie, co jest szczególnie przydatne przy podejmowaniu decyzji biznesowych dotyczących zamówień, sprzedaży czy oceny struktury magazynu.

1. Magazyny – Użytkownik może wybrać, dla którego magazynu chce sprawdzić wartości towarów, lub zaznaczyć opcję "* wszystkie*", aby uwzględnić wszystkie magazyny.

2. Grupowanie i kolejność grup – Pozwala na szczegółowe dostosowanie sposobu grupowania towarów. Użytkownik ma do dyspozycji 7 poziomów grupowania, z możliwością ustawienia sortowania według różnych kryteriów, takich jak kategorie towarów. Możliwości grupowania można również pominąć, wybierając opcję "bez grupowania" na danym poziomie.

3. Dodatkowe informacje – Użytkownik może wybrać, które wartości mają być wyświetlane w raporcie:

   • Ceny zakupu – wyświetla wartości towarów według ceny zakupu.

   • Ceny detaliczne – pokazuje wartości według ceny detalicznej, co może być przydatne przy analizie sprzedaży.

   • Ceny hurtowe – wyświetla wartości według ceny hurtowej, jeśli firma prowadzi sprzedaż hurtową.

   • Ceny dla POS – pozwala zobaczyć wartości towarów według cen na terminalach POS.

4. Wybór stron – Sekcja ta umożliwia wybór stron, na których mają zostać wyświetlone wartości w cenach detalicznych. Użytkownik może zaznaczyć wybrane strony lub skorzystać z opcji zaznaczenia wszystkich dostępnych stron.

5. Przycisk "Pokaż" – Po wybraniu odpowiednich opcji użytkownik może kliknąć ten przycisk, aby wygenerować raport przedstawiający wartość magazynów według wybranych kryteriów.

Wygenerowany raport Wartość magazynów dla grup towarowych przedstawia dane w czytelnej, tabelarycznej formie. Przykładowy raport zaprezentowany został na poniższym zrzucie ekranu. Raport ten zawiera szczegółowe informacje na temat stanu magazynowego, wartości towarów według różnych cen (zakupu, detalicznych, hurtowych oraz dla POS) oraz liczbę pozycji asortymentowych w magazynie. Raport ten można dodatkowo wyeksportować do formatu ODS, co pozwala na jego dalszą analizę lub archiwizację poza systemem.

1. Kategoria – Kolumna ta przedstawia kategorie towarów, które są analizowane w raporcie. Kategorie mogą być podzielone na podkategorie, co ułatwia analizę poszczególnych grup towarowych.

2. Jednostka miary – Informuje o jednostce, w jakiej liczony jest dany towar, np. sztuki (szt.) czy usługi (usł.).

3. Stan magazynowy – Ta kolumna pokazuje aktualną ilość towarów dostępnych w magazynie, podzieloną na poszczególne kategorie i podkategorie.

4. Pozycje asortymentowe – Liczba unikalnych pozycji towarowych przypisanych do danej kategorii lub podkategorii. Wskazuje, ile różnych produktów znajduje się w danej grupie towarowej.

5. Wartość w cenach zakupu (netto/brutto) – Przedstawia wartość towarów w magazynie obliczoną na podstawie ceny zakupu. Wartości te są podane zarówno netto (bez podatku VAT), jak i brutto (z VAT).

6. Wartość w cenach detalicznych na stronach (netto/brutto) – Ta sekcja prezentuje wartość towarów według cen detalicznych, które są używane na stronach internetowych sklepu. Dzięki temu użytkownik może zobaczyć wartość towarów tak, jak są one oferowane klientom.

7. Wartość w cenach hurtowych na stronach (netto/brutto) – Informuje o wartości towarów według cen hurtowych, które są oferowane klientom kupującym większe ilości produktów. Także podane w wersji netto i brutto.

8. Wartość w cenach dla POS (netto/brutto) – Przedstawia wartość towarów według cen stosowanych na terminalach sprzedaży POS, co może być przydatne w analizie sprzedaży stacjonarnej.

9. Podsumowanie – Na dole tabeli znajduje się podsumowanie, które łączy dane z wszystkich grup i podkategorii. W tej sekcji użytkownik może zobaczyć całkowitą wartość towarów dostępnych w magazynie, z podziałem na wybrane ceny i kategorie.

Raport ten pozwala na kompleksową ocenę wartości zapasów magazynowych, co może być użyteczne w zarządzaniu magazynem, planowaniu zakupów czy analizie struktury towarowej w sklepie internetowym.

Wygenerowany raport Wartość magazynów dla grup towarowych można wyeksportować do formatu ODS (Open Document Spreadsheet). ODS to otwarty format arkusza kalkulacyjnego, który jest obsługiwany przez popularne programy, takie jak LibreOffice Calc, Microsoft Excel czy Google Sheets. Dzięki eksportowi raportu do ODS, użytkownik może w łatwy sposób edytować, analizować i archiwizować dane poza systemem. Eksport do tego formatu pozwala na dalszą obróbkę raportu, dodawanie notatek, filtrów czy tworzenie dodatkowych analiz, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu danymi magazynowymi.

Operacja Wygeneruj listę towarów z magazynów pozwala użytkownikowi na szczegółowe generowanie listy dostępnych towarów w magazynach, z możliwością dostosowania raportu według różnych kryteriów. Użytkownik może sortować towary według wartości, liczby sztuk czy lokalizacji, a także wybrać rodzaj inwentaryzacji, np. dla magazynów detalicznych, hurtowych czy towarów zarezerwowanych. Po wygenerowaniu raportu dane przedstawiane są w czytelnej, tabelarycznej formie, co umożliwia szybki wgląd w stan magazynowy oraz wartości towarów w różnych cenach (zakupu, detalicznych, hurtowych oraz dla POS). Raport można także wyeksportować do formatu ODS dla dalszej analizy i archiwizacji.

Raport ten można wygenerować za pomocą różnych filtrów, których szczegółowy opis znajdziesz poniżej.

Dane z dnia:

• Użytkownik ma możliwość wyboru, czy raport ma dotyczyć aktualnych danych magazynowych, czy innych określonych danych z przeszłości, co umożliwia porównanie stanów magazynowych na przestrzeni czasu.

Sortowanie po:

• Łącznej wartości towarów – Sortuje towary w raporcie na podstawie ich całkowitej wartości.

• Ilości towarów – Towary są sortowane według liczby sztuk w magazynie.

• Alfabetycznie – Sortuje towary według nazw w porządku alfabetycznym.

• Identyfikatorach towarów – Sortowanie według unikalnych identyfikatorów towarów w systemie.

• Lokalizacji w magazynie – Sortuje towary według ich fizycznego położenia w magazynie, co może być przydatne w procesie inwentaryzacji.

Rodzaj inwentaryzacji:

• Stan magazynowy – Pokazuje pełną ilość towarów znajdujących się w magazynie, niezależnie od ich statusu.

• Stan dyspozycyjny dla detalu – Wyświetla ilość towarów dostępnych do sprzedaży detalicznej, po odjęciu zarezerwowanych towarów.

• Stan dyspozycyjny dla hurtu – Prezentuje stan magazynowy dostępny do sprzedaży hurtowej.

• Towary zarezerwowane – Wyświetla towary, które są zarezerwowane dla klientów i nie są dostępne do sprzedaży.

• Towary zarezerwowane dla aukcji – Wyświetla towary, które zostały zarezerwowane na potrzeby sprzedaży aukcyjnej.

• Towary zarezerwowane dla zamówień – Pokazuje towary zarezerwowane na potrzeby realizacji zamówień.

Na liście pokazuj: Użytkownik może wybrać, jakie informacje mają być widoczne w raporcie:

• Marki – Nazwa marki towaru.

• Kategorie – Kategoria, do której przypisany jest towar.

• Serie – Informacje dotyczące serii towarów.

• Kody IAI – Systemowe kody towarów w systemie IAI.

• Kody zewnętrznego systemu – Kody przypisany do towaru.

• Kody producenta – Unikalne kody przypisane do towaru.

• Ceny zakupu – Wyświetla ceny, po jakich towary zostały zakupione.

• Ceny detaliczne – Pokazuje ceny detaliczne towarów, które są oferowane klientom.

• Ceny hurtowe – Wyświetla ceny hurtowe towarów.

• Ceny dla POS – Prezentuje ceny towarów dla POS

• Lokalizacje w magazynie – Umożliwia wyświetlanie fizycznej lokalizacji towaru w magazynie.

Wartość w cenach detalicznych na stronach:

• Ta opcja pozwala na wyświetlanie wartości towarów według cen detalicznych zdefiniowanych dla poszczególnych stron internetowych sklepu. Użytkownik może zaznaczyć, które strony mają być uwzględnione w raporcie, np. różne strony sklepów

Magazyny:

• Użytkownik ma możliwość wyboru, które magazyny mają być uwzględnione w raporcie. Może wybrać kilka magazynów lub wszystkie dostępne w systemie, co pozwala na dokładne zarządzanie stanami towarów w różnych lokalizacjach.

Przycisk "Pokaż":

• Po dokonaniu wszystkich wyborów użytkownik klika ten przycisk, aby wygenerować raport zgodny z wybranymi kryteriami. Raport zostanie przedstawiony w formie tabeli, w której znajdują się szczegółowe informacje na temat towarów, ich stanu magazynowego oraz wartości w różnych cenach (zakupu, detalicznych, hurtowych, POS).

Wygenerowany raport Lista towarów z magazynów przedstawia dane w czytelnej, tabelarycznej formie. Przykładowy raport zaprezentowany został na poniższym zrzucie ekranu. Raport ten zawiera szczegółowe informacje na temat towarów dostępnych w magazynie, ich stanu magazynowego, wartości według różnych cen (zakupu, detalicznych, hurtowych oraz dla POS), a także szczegóły takie jak lokalizacja w magazynie, kody towarów oraz przypisane dokumenty. Raport ten można również wyeksportować do formatu ODS, co umożliwia dalszą analizę lub archiwizację danych poza systemem.

Elementy raportu:

1. ID towaru – Unikalny identyfikator nadany każdemu towarowi w systemie. Pomaga w szybkim odnalezieniu konkretnego towaru w bazie danych lub systemie magazynowym. 

2. Nazwa towaru – Nazwa produktu, która pozwala łatwo zidentyfikować towar w raporcie. Jest to najważniejsza informacja używana do rozpoznania towaru przez użytkownika. 

3. Marka – Informacja o marce produktu, co może być przydatne przy analizie asortymentu różnych producentów lub w ocenie popularności marek. 

4. Kategoria – Kategoria, do której przypisany jest towar. Kategoryzacja towarów pomaga w zarządzaniu asortymentem i analizie magazynu według grup produktów. 

5. Seria – Seria produktów, która może odnosić się do partii produkcyjnej lub specyficznej linii produktów. 

6. Rozmiar – Wskazuje rozmiar towaru, jeśli jest to produkt, który wymaga takiego parametru (np. odzież, obuwie). 

7. Kod IAI – Kod towaru nadany przez system IAI, który pomaga w integracji z innymi modułami oraz w identyfikacji towaru w systemie. 

8. Kod zewnętrznego systemu – Kod przypisany do towaru.

9. Kod producenta – Kod przypisany do towaru.

10. Lokalizacja w magazynie – Fizyczna lokalizacja towaru w magazynie, co ułatwia odnalezienie produktów podczas inwentaryzacji lub przygotowania zamówień. 

11. Stan magazynowy – Ilość towaru dostępna w magazynie. Wartość ta pokazuje liczbę sztuk towaru, które są dostępne do sprzedaży lub dalszej dystrybucji. 

12. Jednostkowa cena zakupu – Cena, za jaką towar został zakupiony. Może być przydatna do analizowania marży i opłacalności sprzedaży. 

13. Wartość w cenach zakupu (netto/brutto) – Przedstawia całkowitą wartość towarów w magazynie w cenach zakupu. Wartości są podawane w dwóch wariantach: 

    • Netto – bez podatku VAT. 

    • Brutto – z uwzględnieniem podatku VAT. 

14. Wartość w cenach detalicznych – Przedstawia wartość towarów według cen detalicznych na stronie sklepu internetowego, zarówno netto, jak i brutto. Wartość ta pokazuje, jaką kwotę towar mógłby wygenerować przy sprzedaży po cenach detalicznych. 

15. Wartość w cenach hurtowych – Wartość towarów przy sprzedaży hurtowej. Ta opcja jest przydatna, jeśli firma sprzedaje produkty w większych ilościach po obniżonych cenach. 

16. Wartość w cenach dla POS – Wartość towarów przy sprzedaży za pośrednictwem POS. Również podana w dwóch wariantach: netto i brutto. 

17. Dokument – Odniesienie do dokumentu magazynowego lub transakcyjnego, który może być związany z danym towarem. Kliknięcie w link umożliwia szybki dostęp do powiązanych dokumentów, co ułatwia sprawdzenie historii transakcji. 

Na końcu raportu znajduje się sekcja Podsumowanie, która zbiera wszystkie wartości towarów w magazynie, w tym ich łączną liczbę oraz całkowitą wartość w różnych kategoriach cenowych (zakup, detaliczne, hurtowe, POS). Dzięki temu użytkownik może szybko uzyskać pełny obraz wartości zapasów w magazynie.

Raport ten daje użytkownikowi kompleksowy przegląd stanu magazynowego, wartości towarów według różnych kryteriów cenowych, a także kluczowe informacje o każdym produkcie, co wspiera procesy zarządzania zapasami oraz planowania sprzedaży.

Wygenerowany raport Listy towarów z magazynu można wyeksportować do formatu ODS (Open Document Spreadsheet). ODS to otwarty format arkusza kalkulacyjnego, który jest obsługiwany przez popularne programy, takie jak LibreOffice Calc, Microsoft Excel czy Google Sheets. Dzięki eksportowi raportu do ODS, użytkownik może w łatwy sposób edytować, analizować i archiwizować dane poza systemem. Eksport do tego formatu pozwala na dalszą obróbkę raportu, dodawanie notatek, filtrów czy tworzenie dodatkowych analiz, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu danymi magazynowymi.

Remanent to proces inwentaryzacji magazynu, polegający na sprawdzeniu i porównaniu rzeczywistej liczby towarów znajdujących się w magazynie z danymi zapisanymi w systemie. Remanent przeprowadza się zazwyczaj na koniec roku, przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, lub w trakcie, gdy istnieje potrzeba zweryfikowania stanu magazynowego. Jego celem jest zapewnienie, że stany magazynowe w systemie są zgodne z rzeczywistością, co pozwala uniknąć błędów w sprzedaży, zamówieniach oraz w rozliczeniach księgowych.

W tym materiale opisane zostało, jak krok po kroku wykonać remanent, korzystając z dostępnych funkcji modułu, aby w łatwy sposób zweryfikować i skorygować stany magazynowe.

Aby wykonać remanent, należy przejść do menu Magazyn, a następnie wybrać opcję Inwentaryzacja i Remanent. W kolejnym kroku wybierz opcję Remanent, co przekieruje cię do okna, tak jak na załączonym zrzucie ekranu.

W tym oknie użytkownik ma do dyspozycji następujące opcje:

Magazyny: Pozwala wybrać magazyn, w którym ma być wykonany remanent. Użytkownik może wybrać konkretne magazyny, np. M1 , M2. 

Sortowanie po: 

• Ilości towarów – Towary będą sortowane w raporcie według ilości. 

• Alfabetycznie – Towary będą posortowane według ich nazw alfabetycznie. 

• Identyfikatorach towarów – Towary zostaną posortowane według ich unikalnych identyfikatorów w systemie. 

Grupowanie i kolejność grup: dzięki tej funkcji użytkownik może zdefiniować, według jakich kryteriów mają być zorganizowane dane w procesie remanentu.  

W pierwszym kroku użytkownik może ustawić aż 5 poziomów grupowania, które wpływają na sposób prezentacji danych w dalszych etapach remanentu. Pamiętaj o tym, że lista towarów, na której będziesz pracował wykonując remanent będzie zależna od grupowania jakie wybierzesz na tym etapie. Przykładowe ustawienia najbardziej szczegółowe to: 

• Grupowanie po kategoriach -w panelu administracyjnym definiujesz kategorie towarów w panelu, które pomagają w organizacji produktów. Grupowanie po kategoriach sprawia, że wygenerowana lista towarów na potrzeby remanentu będzie tworzona oddzielnie dla każdej kategorii. Oznacza to, że jeśli użytkownik ma w panelu kategorie takie jak: buty, spodnie, koszule, lista remanentu zostanie podzielona na każdą z tych kategorii. W praktyce oznacza to, że użytkownik otrzyma osobną listę do weryfikacji dla butów, spodni, koszul itp., a następnie sprawdzi faktyczny stan magazynowy dla każdej z tych kategorii.  

• Grupowanie po markach  - analogicznie jak przy kategoriach, grupowanie po markach tworzy listy remanentu podzielone według marek. Jeśli w systemie są marki takie jak Adidas, Nike, Reebok, remanent zostanie przeprowadzony na podstawie list towarów przypisanych do tych marek. Otrzymasz osobne listy produktów dla każdej marki, co pozwoli na bardziej precyzyjne zarządzanie stanem magazynowym według producentów.  

• Grupowanie po rozmiarach - umożliwia tworzenie list remanentu według rozmiarów produktów. Jeśli w systemie są produkty o różnych rozmiarach, takie jak XS, S, M, L, XL, lista remanentu będzie podzielona na te rozmiary. Dzięki temu możesz w łatwy sposób zweryfikować stan magazynowy dla każdej grupy rozmiarowej osobno. 

• Grupowanie po dostawcach - organizuje listy remanentu według dostawców, od których pochodzi towar. Jeśli produkty pochodzą od różnych dostawców, na przykład od ABC Distribution czy XYZ Suppliers, lista remanentu zostanie wygenerowana dla każdego dostawcy osobno. To ułatwia kontrolę nad stanem towarów z różnych źródeł dostaw. 

• Grupowanie po lokalizacjach - tworzy listy remanentu według lokalizacji, w których przechowywane są produkty. Jeśli magazyn jest podzielony na różne lokalizacje i są one przypisane do towarów to możliwe będzie wygenerowanie listy towarów na potrzeby remanentu podzielonej na konkretne lokalizacje magazynowe. 

Dodatkowe informacje: Użytkownik może wybrać, jakie informacje mają być wyświetlane w raporcie: 

• Ceny zakupu – Pokazuje ceny, za jakie towary zostały kupione. 

• Ceny detaliczne – Wyświetla ceny detaliczne, jakie są używane w sprzedaży. 

• Ceny hurtowe – Pokazuje ceny hurtowe produktów. 

• Ceny dla POS – Wyświetla ceny stosowane w terminalach sprzedaży (POS). 

Wartość w cenach detalicznych na stronach: 

Użytkownik może zaznaczyć, na których stronach (np. różnych wersjach witryny) mają być pokazane wartości towarów w cenach detalicznych. 

Pokaż towary, których aktualnie nie ma na magazynie:
Pozwala na pokazanie także towarów, które są obecnie niedostępne w magazynie. Opcje: 

• Tak – Uwzględnia towary, których brak w magazynie. 

• Nie – Pokazuje tylko towary, które są dostępne w magazynie. 

Przycisk "Pokaż": 

Po wybraniu odpowiednich opcji użytkownik klikając "Pokaż", wygeneruje raport dotyczący towarów, które mają zostać objęte remanentem. 

Na tym etapie wykonywania remanentu dane są prezentowane w formie czytelnej tabeli, której zawartość zależy od opcji wybranych na wcześniejszym kroku. Tabela ta przedstawia szczegółowe informacje dotyczące wybranych grup towarowych, ich stanów magazynowych oraz wartości w różnych kategoriach cenowych. Dzięki temu użytkownik może uzyskać pełny obraz aktualnej sytuacji magazynowej i wartości poszczególnych kategorii produktów.

Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został wygląd opcji dostępnych na tym etapie tworzenia remanentu. Jak widać dwie pierwsze kolumny wygenerowanego raportu to: Marka oraz Lokalizacja w magazynie. Oznacza to, że w pierwszym kroku w Grupowanie i kolejność grup: poziom pierwszy ustawiony został jako: Grupowanie po markach, a poziom 2 jako: Grupowanie po lokalizacjach.

Dwie pierwsze kolumny wygenerowanego raportu to Marka oraz Lokalizacja w magazynie, klikając w jedną z marek lub lokalizacji na ekranie wyświetlone zostaną dwie opcje:

• Przejdź do listy towarów - wybranie tej opcji sprawi, że w nowej karcie wyświetlona zostanie lista towarów przypisana do danej marki lub lokalizacji.

• Wykonaj remanent - wybranie tej opcji sprawi, że w nowej karcie wyświetlony zostanie ekran wykonywania remanentu dla wybranego magazynu i wybranego poziomu (kategorii, marki, dostawcy, rozmiaru, lokalizacji). Na poniższym zrzucie użytkownik przeprowadza remanent dla konkretnej grupy towarów, w tym przypadku dla marki "GAP" w magazynie M3. Tabela prezentuje podstawowe informacje o produkcie, takie jak jego nazwa, grupa (np. "kolor"), rozmiar i jednostka miary. Kluczowym elementem jest kolumna "Ilość stwierdzona", gdzie użytkownik może sprawdzić i ewentualnie skorygować rzeczywisty stan magazynowy. Po weryfikacji produktów można kliknąć przycisk "Skoryguj stan magazynu" w celu wprowadzenia zmian.

W kroku trzecim procesu remanentu użytkownik pracuje z wygenerowaną listą towarów, która zawiera informacje o aktualnych stanach magazynowych wprowadzonych do systemu. To właśnie tutaj można zweryfikować, czy rzeczywista liczba towarów w magazynie zgadza się z tą zapisaną w systemie. Jeśli podczas remanentu użytkownik stwierdzi, że fizyczna ilość produktu różni się od ilości w systemie, może wprowadzić faktyczną liczbę do pola "Ilość stwierdzona", a następnie skorzystać z przycisku: Skoryguj stan magazynu. Naciśnięcie tego przycisku powoduje automatyczne wygenerowanie dokumentów PX i RX, które służą do rejestrowania zmian w stanach magazynowych. Ważne jest, aby pamiętać, że dopiero po zamknięciu tych dokumentów stan magazynowy towarów zostaje faktycznie zaktualizowany w systemie.

Proces przeprowadzania inwentaryzacji z wykorzystaniem aplikacji IdoSell Scanner opisany został na podstronie: Inwentaryzacja