Przesunięcia między magazynami własnymi (MM)

Dokument przesunięcia między magazynowego, znany również jako dokument MM, to wewnętrzny dokument księgowy używany do rejestrowania przemieszczenia towarów pomiędzy różnymi magazynami lub lokalizacjami w obrębie jednej firmy. Dokument MM nie jest używany w transakcjach sprzedaży lub zakupów, ale wyłącznie do śledzenia przepływu towarów wewnątrz przedsiębiorstwa.  

Przykład wykorzystania dokumentu MM:  

Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy z dwoma magazynami: jeden w Warszawie, a drugi we Wrocławiu. Otrzymujesz zamówienie od klienta, ale towar znajduje się w magazynie w Warszawie, podczas gdy wysyłka ma być zrealizowana z Wrocławia. W takim przypadku zlecasz przemieszczenie towaru z Warszawy do Wrocławia. Dokument MM zostaje wtedy wygenerowany, aby śledzić ten transfer towaru między magazynami. Dzięki temu masz pełny wgląd w stan zapasów w obu lokalizacjach i kontrolujesz przepływ towarów w firmie.

Wszystkie operacje dostępne dla dokumentów typu MM znajdziesz w głównym menu przechodząc do Magazyn, a następnie Przesunięcia między magazynami własnymi (MM)  

Główne okno: “Przesunięcia między magazynami własnymi (MM)” zaprezentowane zostało na poniższym zrzucie ekranu. Na poniższym zrzucie zaprezentowany został ekran dostępnych operacji.
 

Wybierając z rodzaju operacji: Dodaj nowe przesunięcie między magazynami (MM) zostaniesz przekierowany do nowego okna: “Dodawanie nowego dokumentu przesunięcia magazynowego (MM)”. Poniżej znajduje się zrzut ekranu ze wskazanego modułu.   

Na tym etapie masz możliwość stworzyć nowy, pusty dokument MM na podstawie określonych przez Ciebie parametrów. Na ekranie tworzenia nowego dokumentu MM znajdziesz następujące pozycje:   
  

• Identyfikator dokumentu – to unikalny numer przypisany do każdego nowego dokumentu w systemie. Numer ten jest automatycznie zwiększany o 1 przy dodaniu kolejnego dokumentu, co pozwala na łatwe śledzenie i identyfikację wszystkich dokumentów w porządku chronologicznym. Na przykład: pierwszy dokument otrzyma identyfikator 1, drugi 2, trzeci 3 i tak dalej. Jeżeli zatem w pole to wpiszesz odpowiedni identyfikator dokumentu to w szybki sposób przejdziesz do jego podglądu lub edycji. Pamiętaj, aby kontaktując się ze wsparciem IdoSell w sprawie dokumentów magazynowych zawsze podawać Identyfikator dokumentu, którego dotyczy Twoja sprawa! Przyspieszy to znacząco czas obsługi Twojego zgłoszenia!   

• Numer i data wystawienia – numer dokumentu nadawany jest automatycznie przez system w momencie zamknięcia dokumentu magazynowego. Przykładowy numer dokumentu MM: 1/MM/M2/2024 - widać zatem, że numer ten składa się z następujących elementów: liczba porządkowa/rodzaj dokumentu/magazyn docelowy/rok.  

• Magazyn: w przypadku tworzenia dokumentu MM konieczne jest wskazanie magazynu źródłowego, a więc tego, z którego towary zostanie “zabrany” oraz magazynu docelowego, czyli tego, na który towar zostanie dodany. Wskazanie magazynów źródłowego oraz docelowego jest na tym etapie wymagane, pamiętaj jednak, że w kolejnym kroku możesz ustawienia te edytować.  

• Notatka do dokumentu – miejsce na krótką notatkę opisującą tworzony dokument.  

• Stwórz dokument – przycisk, którego użycie stworzy nowy dokument magazynowy i przekieruje Cię na kartę jego edycji.   

Skorzystanie z przycisku “Stwórz dokument” spowoduje zatem utworzenie nowego, pustego dokumentu MM. Pamiętaj, że powyższe dane możesz również edytować w już utworzonym dokumencie MM. Na poniższym zrzucie zaprezentowany został wygląd pustego dokumentu przesunięcia między magazynowego (MM).

.   

Na powyższym zrzucie ekranu widzimy, że po utworzeniu dokumentu został mu automatycznie nadany identyfikator o wartości 171. Na tym etapie dokument nie posiada jeszcze swojego numeru i daty wystawienia, ponieważ zostanę one nadane po zamknięciu dokumentu.  

Pamiętaj, że w dalszym ciągu możesz edytować magazyn źródłowy czyli ten, z którego towar zostanie zabrany oraz magazyn docelowy czyli ten na, który towar finalnie trafi.  

Najważniejszym etapem tworzenia dokumentu magazynowego jest dodanie do niego towarów, których stan magazynowy ma zostać skorygowany po zamknięciu. Panel IdoSell daje możliwość ręcznego dodawania towarów do dokumentu, za pośrednictwem czytnika kodów kreskowych lub wgranie ich podstawie pliku CSV.   

Ręczne dodawanie towarów do dokumentu: Jeżeli znasz kod towaru to, aby dodać go do dokumentu należy w pole: “wpisz kod towaru” wpisać jeden z unikalnych kodów, który przypisany jest do towaru, zidentyfikowanie towaru możliwe jest na podstawie: ID towaru, kodu producenta lub kodu zewnętrznego serwisu.    

Jeżeli jednak nie znasz kodu towaru, którego stan magazynowy chcesz zmniejszyć możesz skorzystać z drugiego z dostępnych pól, a więc: “znajdź po nazwie”. Wpisując w pole tekstowe nazwę towaru (lub jej część), a następnie klikając w szukaj, otwarta zostanie nowa karta z listą towarów, na której wyświetlone są wyłącznie towary spełniające warunki wyszukiwania. W ostatniej kolumnie wyświetlonej listy, przy każdym towarze dostępny jest przycisk: “Dodaj wybrane ilości” oraz pole: “Dodaj”. Wpisując w pole: “Dodaj” określoną ilość towarów, a następnie klikając w “Dodaj wybrane ilości” kod przypisany do towaru oraz wskazana ilość zostanie automatycznie dodana do pola tekstowego: ”wpisz kod towaru” na karcie edycji dokumentu. Następnie, aby zatwierdzić dodawanie wskazanej ilości towaru do dokumentu należy po prostu skorzystać z przycisku: “Dodaj”.   

Dodawanie towarów do dokumentu za pomocą czytnika kodów kreskowych:   

Pamiętaj, że jeżeli chcesz dodawać do dokumentu towary z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych to kursor myszki musi zostać ustawiony w polu: “wpisz kod towaru”, a następnie musisz zeskanować kod kreskowy przypisany do danego towaru. W tym momencie Twój czytnik przekonwertuje informację zapisaną w kodzie kreskowym na wartość tekstową i wstawi ją automatycznie w pole: “wpisz kod towaru”.  Pamiętaj jednak, że w dalszym ciągu musisz określić ilość towaru jaki dodajesz do dokumentu RX, a następnie zatwierdzić całą operację przyciskiem: “Dodaj”.  

Dodawanie towaru do dokumentu RX za pomocą pliku CSV 
 
Żeby zaoszczędzić czas na ręcznym wprowadzaniu towarów do dokumentu MM, możesz usprawnić proces dodawania towarów do dokumentu dostawy poprzez zastosowanie danych w formacie CSV. Jeśli np. otrzymujesz od swojego dostawcy awizację dostawy w postaci właśnie pliku CSV, to teraz wystarczy, że przekopiujesz jego zawartość lub przeciągniesz plik w odpowiednie pole, żeby dodać bardzo szybko towary do dokumentu . Struktura danych musi być odpowiednio przygotowana.  

Żeby dane zostały poprawnie przyjęte, powinny one być:  

• zbudowane zgodnie z formatem pliku CSV,  

• użyte kodowanie musi być zgodne z UTF-8,  

• dane muszą zawierać przynajmniej pierwszą kolumnę z kodem towaru (pozostałe kolumny są opcjonalne).  

Jeżeli korzystasz z programów obsługujących format .csv (np. MS Excel, OpenOffice Calc), możesz się spotkać z praktyką obejmowania poszczególnych komórek znakami cudzysłowu. Jest to zapis poprawny, ale nie jest wymagany. Nasze narzędzie przyjmie również dane podane bez cudzysłowów. Najważniejsze jest to, żeby komórki były rozdzielone średnikami.  

Przykłady poprawnego zapisu w pliku:  

• "255-1";"5" (użyty cudzysłów, brak podanej ceny towaru),  

• 255-1;6;85,50 (brak cudzysłowu, podane wszystkie dane),  

• "255-1";"";"85,50" (użyty cudzysłów, brak podanej ilości towaru),  

• 255-1 (brak cudzysłowu podany tylko kod towaru),  

• 255-1;;85,50 (brak cudzysłowu, brak podanej ilości towaru).  

Każdy kolejny towar musi być podany w osobnym wierszu np.:  

• 255-1;5;85,50 (podane wszystkie dane),  

• 255-2;;86,50 (brak podanej ilości towaru),  

• 255-3;7; (brak podanej ceny towaru).  

Struktura kolumn:  

• Pierwsza kolumna z kodem produktu - może być wypełniona kodami towarów w formacie Id_towaru-kod_rozmiaru, kodem producenta, bądź kodem zewnętrznego systemu. Oba ostatnie kody jednoznacznie określają produkt w danym rozmiarze. Jeśli kod rozmiaru nie zostanie podany obok ID_Towaru, to system będzie próbował dodać produkt w rozmiarze uniwersalnym.  

• Druga kolumna, oddzielona średnikiem, jest przeznaczona na wpisanie ilości towaru.  

• Trzecia kolumna pozwala na podanie ceny zakupu dla danego produktu. Znakiem oddzielającym część całkowitą od części ułamkowej liczby może być zarówno przecinek, jak i kropka.  

 Praktyczne przykłady jak wgrać towaru do dokumentu magazynowego za pomocą pliku CSV:  

Jak dane powinny znajdować się w pliku CSV, aby dodać do dokumentu przykładowo:   

Towar o rozmiarze uniwersalnym, stan magazynowy, cena zakupu  

Towar o ID: 33, rozmiar uniwersalny, w ilości 100 sztuk i cenie zakupu 150 zł = kod Twojego pliku CSV w tym przypadku powinien wyglądać w sposób następujący: 33;100;150.   

Towar wielorozmiarowy, stan magazynowy, cena zakupu  

Towar o ID: 33, rozmiar XL, w ilości 100 sztuk i cenie zakupu 150 zł = kod Twojego pliku CSV w tym przypadku powinien wyglądać w sposób następujący: 15-3;100;150. Zwróć uwagę, że w tym wypadku do ID towaru została również dodana informacja o jego rozmiarze.   

W centralnej części ekranu znajdują się dwie opcje, których użycie powoduje zamknięcie dokumentu. Pamiętaj jednak, że operacja ta jest nieodwracalna, nie da się ponownie otworzyć raz zamkniętego dokumentu magazynowego!. Dokument może zostać zamknięty na dwa różne sposoby:   

Spróbuj zamknąć dokument natychmiast – opcja ta przeznaczona jest dla dokumentów, których skutki magazynowe nie wymagają bardzo skomplikowanych i czasochłonnych operacji. Jeżeli zatem dysponujesz prostym dokumentem z kilkoma towarami to bez problemu możesz zamknąć go natychmiast.  

Zamknij dokument w 'tle' - opcja ta przeznaczona dla dokumentów, których skutki magazynowe wymagają bardzo złożonych operacji. Wyobraź sobie, że przyjmując dostawę wprowadzasz do systemu informację o: ilości towaru, dostawcy, cenie zakupu, stawce vat itd. Wszystkie te dane muszą zostać zaktualizowana w systemie, a często jeszcze na ich podstawie wykonywane są kolejne operacje w panelu. Najlepszym przykładem może tu być automat lub formuła do wyliczania cen bazujący na cenie zakupu towaru.  Zamknięcie dokumentu w tle sprawia, że zdarzenie to trafia na kolejkę zadań i jest wykonywane po kilku minutach. Pamiętaj zatem, że skutki magazynowe zostaną wywołane dopiero po zakończeniu zadania, a tym samym zamknięciu dokumentu MM.   

Co się stanie, jak spróbuję zamknąć natychmiast dokument, który powinien zostać zamknięty w tle?    

System automatycznie wykryje, że wskazany dokument jest zbyt duży, aby zamknąć go natychmiast, a tym samym wymusi na użytkowniku zamknięcie dokumentu w tle. Pamiętaj, że zamykając dokument w tle, skutki magazynowe zostaną wywołane dopiero po fizycznym zamknięciu dokumentu, które może potrwać od kilku do kilkudziesięciu minut w zależności od ilości operacji wykonywanych na Twoim panelu IdoSell. Jeżeli chcesz sprawdzić jaki jest postęp zamykania dokumentu lub sprawdzić inne zadania, które działają w tle możesz to sprawdzić przechodząc do Administracja -> System -> Zadania w tle.  

Co się stanie z towarem po zamknięciu dokumentu MM? 

W operacji między magazynowej wykonywanej w panelu IdoSell biorą udział trzy magazyny: magazyn źródłowy, magazyn docelowy oraz magazyn przesunięć (MM). Zamknięcie dokumentu MM wywołuje następujące skutki magazynowe względem towaru i magazynów:  

• Magazyn źródłowy: towar opuszcza magazyn źródłowy, stan towaru jest pomniejszany. 

• Magazyn MM: towar jest w przewozie, towar dodawany jest na stan magazynu MM. 

• Magazyn docelowy: brak skutków magazynowych. Stan towaru zostanie zaktualizowany dopiero po przyjęciu towaru na magazyn docelowy. 

Jak zatem widać samo zamknięcie dokumentu MM nie wywołuje skutków magazynowych dla magazynu docelowego. Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został wygląd przykładowego dokumentu między magazynowego, który został zamknięty.  

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu w miejsce przycisków: “Spróbuj zamknąć dokument natychmiast” i “Zamknij dokument w 'tle'” pojawiły się dwie nowe opcje: “Przyjmij towary do magazynu M3” i “Wycofaj towary do magazynu M1”.     

Przyjmij towary do magazynu M3 (magazyn docelowy) – Po fizycznym dostarczeniu towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego musisz przyjąć towar na magazyn docelowy. W tym celu musisz ponownie otworzyć dokument MM, a następnie skorzystać z opcji: Przyjmij towary do magazynu [Magazyn docelowy]. W tym momencie w standardowy sposób będziesz miał do wyboru dwie opcje, a więc: spróbuj przyjąć towar natychmiast i przyjmij towar w “tle”.     

Wycofaj towary do magazynu M1 (magazyn źródłowy) - opcja ta dostępna jest w zamkniętym dokumencie MM. Jeżeli z jakiegoś powodu operacja przenoszenia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego musi zostać przerwana to na tym etapie możesz wycofać towar do magazyn źródłowy. W praktyce zatem towar wróci z Magazynu MM na magazyn źródłowy.

Wybierając opcję: Pokaż niezamknięte dokumenty przesunięć między magazynami (MM), która dostępna jest po przejściu w Menu: Magazyn, a następnie Przesunięcia między magazynami własnymi (MM) wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, które posiadają status: niezamknięte. Są to zatem dokumenty, które na chwilę obecną nie wywołuj w stosunku do towarów żadnych skutków magazynowych. Z poziomu wyświetlonej listy za pomocą opcji: Pokaż otworzysz wybrany dokument MM. Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został przykładowy wygląd listy zawierającej zestawienie niezamkniętych dokumentów MM.

Wyświetlona lista niezamkniętych dokumentów prezentowana jest w formie tabeli. W każdej z kolumn znajdziesz najważniejsze informacje o każdym z dokumentów.

Wybierając opcję: Pokaż dokumenty MM w drodze, która dostępna jest po przejściu w Menu: Magazyn, a następnie Przesunięcia między magazynami własnymi (MM) wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, które posiadają status: W drodze. Są to zatem dokumenty, które wywołują już skutki magazynowe dla:

• Magazyn źródłowy: stan magazynowy towaru został pomniejszony.

• Magazyn przesunięć (MM): stan magazynowy towaru został zwiększony.

• Magazyn docelowy: dodanie towaru na stan magazynowy nastąpi dopiero po przyjęciu dostawy bezpośrednio na karcie dokumentu MM o statusie: W drodze

Wyświetlona lista dokumentów o statusie: W drodze prezentowana jest w formie tabeli. W każdej z kolumn znajdziesz najważniejsze informacje o każdym z dokumentów, a za pomocą operacji: Pokaż przejdziesz do edycji wybranego dokumentu.

Wybierając opcję: Szukaj dokumentów (MM), która dostępna jest po przejściu w Menu: Magazyn, a następnie Przesunięcia między magazynami własnymi (MM) trafisz do zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów MM, która pozwoli Ci określić własne kryteria poszukiwanych dokumentów. Na poniższym zrzucie zaprezentowany został wygląd podstrony: Wyszukiwanie dokumentów.