Korekta stanów magazynowych (RX, PX)
Dokumenty korekty stanów magazynowych (RX/PX)
dokument RX jest dokumentem rozchodu z magazynu (stan magazynowy na minus),
dokument PX jest dokumentem przyjęcia do magazynu (stan magazynowy na plus).
Dokumenty RX i PX wykorzystywane są dla fizycznej korekty stanu magazynowego, np. w przypadku wprowadzonej dostawy z błędnymi cenami zakupu, czy też w ramach inwentaryzacji.
Przykładowo jeśli zostanie przyjęta dostawa na 5 towarów za pośrednictwem dokumentu PZ z kwotą zakupu towaru na 10 zł i okaże się, że cena zakupu została wprowadzona błędnie, ponieważ powinna wynieść 8 zł, to w takim scenariuszu należy stworzyć dokument RX na 5 sztuk towaru i zamknąć dokument. Następnie należy stworzyć ponownie dokument PZ na 5 sztuk towaru, wprowadzając właściwą cenę zakupu tj. 8zł i zamknąć dokument.
Czym są dokumenty RX i PX i dlaczego są ważne dla sklepu internetowego?
Dokument RX jest dokumentem rozchodu z magazynu (zmniejszenie stanu magazynowego). W sklepach internetowych używa się go w sytuacjach, gdy konieczne jest wyksięgowanie towaru uszkodzonego, rozliczenie zwrotów niepełnowartościowych produktów czy też wykazania strat magazynowych po inwentaryzacji.
Dokument PX jest dokumentem przyjęcia do magazynu (zwiększenie stanu magazynowego) W sklepach internetowych używa się go w sytuacjach, gdy stan fizyczny (faktyczny) danego towaru jest większy niż jego stan towaru w systemie.
Jak dodać nowy dokument korekty rozchodu z magazynu (RX) lub korektę przyjęcia do magazynu (PX) - jeżeli chcesz utworzyć nowy dokument RX/PX w pierwszej kolejności należy wybrać z menu głównego pozycję Magazyn, a następnie przejść do opcji Korekta stanów magazynowych (RX, PX).
01_Korekta stanów magazynowych
Na głównym ekranie zobaczysz opcje jak na poniższym zrzucie ekranu:
02_Korekta stanów magazynowych
“Rada: Obecna konfiguracja gospodarki magazynowej ze względów bezpieczeństwa nie pozwala na dodawanie nowych dokumentów magazynowych. Jeżeli chcesz ponownie je dodawać, zmień ustawienia, które obecnie blokują te operacje”. Jeżeli na swoim ekranie widzisz taką informację oznacza to, że ustawienia Twojej gospodarki magazynowej nie pozwalają na dodawanie nowych dokumentów PX i RX.
TUTAJ MOŻNA DAĆ ODNOŚNIK DO GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ
Pierwszą z dostępnych opcji jest: Dodaj nową korektę rozchodu z magazynu (RX). Wybranie tej opcji sprawi, że otwarte zostanie nowe okno Dodawanie nowego dokumentu RX za pomocą, którego będziesz mógł zmniejszyć stan magazynowy towaru.
Drugą z dostępnych opcji jest: Dodaj nową korektę przyjęcia do magazynu (PX). Wybranie tej opcji sprawi, że otwarte zostanie nowe okno Dodawanie nowego dokumentu PX za pomocą, którego będziesz mógł zwiększyć stan magazynowy towaru.
Dodawanie nowego dokumentu RX lub PX: W celu dodania nowego dokumentu PX lub RX należy przejść do modułu: Korekta stanów magazynowych (RX, PX) (Magazyn-> Korekta stanów magazynowych (RX, PX)). Następnie z dostępnych opcji należy wybrać, czy chcesz utworzyć dokument RX czy dokument PX. Po wskazaniu pożądanego dokumentu otwarta zostanie podstrona dodawania dokumentu. Na poniższym zrzucie ekranu zaprezentowany został wygląd formularza, który należy wypełnić, aby utworzyć nowy dokument RX lub PX.
03_Korekta stanów magazynowych
Widzimy na nim następujące opcje:
Identyfikator dokumentu – numeryczny identyfikator dokumentu, nadawany automatycznie przez system.
Numer i data wystawienia – przypisywane automatycznie przez system po zamknięciu dokumentu.
Magazyn, którego dotyczy korekta - należy wskazać, którego magazynu dotyczy tworzony dokument.
Notatka do dokumentu – miejsce na krótką notatkę opisującą tworzony dokument.
Metody korygowania stanów magazynowych - dostępne są dwie opcje korygowania stanów magazynowych: od najstarszej dostawy do najnowszej (FIFO) oraz od najnowszej dostawy do najstarszej (LIFO). Wybranie pierwszej opcji sprawi, że zamknięcie dokumentu wywoła skutki magazynowe na towarze z najstarszej dostępnej dostawy. Z kolei wybranie drugiej opcji sprawi, że zamknięcie dokumentu wywoła skutki magazynowe na towarze z najnowszej dostępnej dostawy.
Stwórz dokument – przycisk ten utworzy nowy dokument RX / PX na podstawie wyżej określonych parametrów oraz przeniesie użytkownika do nowego okna: Edycja dokumentu RX lub PX.
Edycja dokumentu RX / PX– po utworzeniu dokumentu automatycznie przenoszeni jesteśmy do okna edycji dokumentu. Wygląd przykładowego dokumentu RX o identyfikatorze 166 został zaprezentowany na poniższym zrzucie ekranu.
04_Korekta stanów magazynowych
W lewym górnym rogu okna edycji dokumentu RX znajdziesz następujące opcje:
Powrót do listy operacji – przycisk ten pozwoli Ci wrócić do Korekta stanów magazynowych (RX, PX).
Historia zmian – w historii zapisane są wszystkie operacie wykonywane na danym dokumencie.
Pokaż listę towarów - opcja ta otwiera okno listy wszystkich towarów w sklepie.
Usuń dokument – opcja kasowania dokumentu.
W centralnej części ekranu znajdują się dwie opcje, których użycie powoduje zamknięcie dokumentu. Pamiętaj jednak, że operacja ta jest nieodwracalna, nie da się ponownie otworzyć raz zamkniętego dokumentu magazynowego!). Dokument może zostać zamknięty na dwa różne sposoby:
Spróbuj zamknąć dokument natychmiast – opcja ta przeznaczona jest dla dokumentów, które nie posiadają zbyt wielu pozycji. Jeżeli zatem na Twoim dokumencie znajduje się do 50 towarów możesz śmiało zamknąć dokument natychmiast. Operacja ta zostanie odnotowana w historii, a samo zamknięcie dokumentu sprawi, że stan magazynowy towarów zostanie zaktualizowany.
Zamknij dokument w 'tle' - opcja ta przeznaczona dla dokumentów, które dotyczą wielu towarów. Jeżeli zatem posiadasz duży dokument, który będzie zmieniał stan magazynowy dla więcej niż 50 towarów to użyj opcji zamykania dokumentu w tle. Sprawi to, że zdarzenie zamknięcia dokumentu zostanie wysłane na kolejkę zadań w tle, a sam dokument zostanie zamknięty w przeciągu najbliższych minut. Dopiero po fizycznym zamknięciu dokumentu zmieni się stan magazynowy towarów.
Co się stanie, jak spróbuję zamknąć natychmiast dokument, który powinien zostać zamknięty w tle?
System automatycznie wykryje, że wskazany dokument jest zbyt duży, aby zamknąć go natychmiast, a tym samym wymusi na użytkowniku zamknięcie dokumentu w tle. Pamiętaj, że zamykając dokument w tle, skutki magazynowe zostaną wywołane dopiero po fizycznym zamknięciu dokumentu, które może potrwać od kilku do kilkudziesięciu minut w zależności od ilości operacji wykonywanych na Twoim panelu IdoSell. Jeżeli chcesz sprawdzić jaki jest postęp zamykania dokumentu lub sprawdzić inne zadania, które działają w tle możesz to sprawdzić przechodząc do Administracja -> System -> Zadania w tle.
Przed zamknięciem dokumentu konieczne jest dodanie do niego towarów, na których chcemy dokonać operacji magazynowych. Zanim jednak przystąpisz do dodawania towarów do tworzonego dokumentu, masz możliwość zapoznania się i edytowania informacji, które dostępne były w poprzednim kroku:
Identyfikator dokumentu – numeryczny identyfikator dokumentu, nadawany automatycznie przez system.
Numer i data wystawienia – przypisywane automatycznie przez system po zamknięciu dokumentu.
Magazyn, którego dotyczy korekta - należy wskazać, którego magazynu dotyczy tworzony dokument RX.
Notatka do dokumentu – miejsce na krótką notatkę opisującą tworzony dokument.
Metody korygowania stanów magazynowych - dostępne są dwie opcje korygowania stanów magazynowych: od najstarszej dostawy do najnowszej (FIFO) oraz od najnowszej dostawy do najstarszej (LIFO). Wybranie pierwszej opcji sprawi, że zamknięcie dokumentu wywoła skutki magazynowe na towarze z najstarszej dostępnej dostawy. Z kolei wybranie drugiej opcji sprawi, że zamknięcie dokumentu wywoła skutki magazynowe na towarze z najnowszej dostępnej dostawy.
Zapisz zmiany w dokumencie – przycisk pozwala na zapisanie zmian w dokumencie, nie powoduje zamknięcia dokumentu.
Dodawanie towaru do dokumentu -
Najważniejszym etapem tworzenia dokumentu magazynowego jest dodanie do niego towarów, których stan magazynowy ma zostać skorygowany po zamknięciu . Panel IdoSell daje możliwość ręcznego dodawania towarów do dokumentu, za pośrednictwem czytnika kodów kreskowych lub wgranie ich podstawie pliku CSV.
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu: Jeżeli znasz kod towaru to, aby dodać go do dokumentu RX należy w pole: “wpisz kod towaru” wpisać jeden z unikalnych kodów, który przypisany jest do towaru. Podając kod możliwe jest zidentyfikowanie towaru na podstawie: ID towaru, kodu producenta lub kodu zewnętrznego serwisu.
Jeżeli jednak nie znasz kodu towaru, którego stan magazynowy chcesz zmniejszyć możesz skorzystać z drugiego z dostępnych pól, a więc: “znajdź po nazwie”. Wpisując w pole tekstowe nazwę towaru (lub jej część), a następnie klikając w szukaj, otwarta zostanie nowa karta z listą towarów, na której wyświetlone są wyłącznie towary spełniające warunki wyszukiwania. W ostatniej kolumnie wyświetlonej listy, przy każdym towarze dostępny jest przycisk: “Dodaj wybrane ilości” oraz pole: “Dodaj”. Wpisując w pole: “Dodaj” określoną ilość towarów, a następnie klikając w “Dodaj wybrane ilości” kod przypisany do towaru oraz wskazana ilość zostanie automatycznie dodana do pola tekstowego: ”wpisz kod towaru” na karcie edycji dokumentu RX. Następnie, aby zatwierdzić dodawanie wskazanej ilości towaru do dokumentu RX należy po prostu skorzystać z przycisku: “Dodaj”.
Dodawanie towarów do dokumentu za pomocą czytnika kodów kreskowych:
Pamiętaj, że jeżeli chcesz dodawać do dokumentu RX towary z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych to kursor myszki musi zostać ustawiony w polu: “wpisz kod towaru”, a następnie musisz zeskanować kod kreskowy przypisany do danego towaru. W tym momencie Twój czytnik przekonwertuje informację zapisaną w kodzie kreskowym na wartość tekstową i wstawi ją automatycznie w pole: “wpisz kod towaru”. Pamiętaj jednak, że w dalszym ciągu musisz określić ilość towaru jaki dodajesz do dokumentu RX, a następnie zatwierdzić całą operację przyciskiem: “Dodaj”.
okaż niezamknięte dokumenty korekt magazynowych (RX i PX)
Jak sprawdzić, które dokumenty RX i PX pozostają w systemie otwarte? Pamiętaj, że dokumenty magazynowe, które nie są zamknięte nie wywołują skutków magazynowych. Jeżeli chcesz sprawdzić, które dokumenty RX i PX są otwarte należy przejść do zakładki Korekta stanów magazynowych (RX, PX) , którą to znajdziesz w głównym menu panelu administracyjnego w kafelku Magazyn.
Z opcji dostępnych w Korekta stanów magazynowych (RX, PX) należy wybrać: Pokaż niezamknięte dokumenty korekt magazynowych (RX i PX). Jako wynik tego działania, na ekranie wyświetlone zostaną informacje o wszystkich niezamkniętych dokumentach PX i RX w panelu administracyjnym. W ostatniej kolumnie wyświetlonej tabeli (“Operacje”) dostępne są opcje: edycja - która pozwoli przejść do edycji wskazanego dokumentu oraz usuń, dzięki której szybko usuniesz zbędne dokumenty.
Wyszukiwarka dokumentów (RX i PX): przejść do wyszukiwarki dokumentów RX lub PX można bezpośrednio z głównego menu panelu administracyjnego wybierając Magazyn -> Korekta stanów magazynowych (RX, PX) -> Szukaj dokumentów (RX i PX). Wygląd wyszukiwarki zaprezentowany został na poniższym zrzucie ekranu:
05_Korekta stanów magazynowych
Numer dokumentu lub jego fragment – numer dokumentu nadawany jest automatycznie przez system w momencie zamknięcia dokumentu magazynowego. Przykładowy numer dokumentu: 1/RX/M1/2024 widać zatem, że numer ten składa się z następujących elementów: liczba porządkowa/rodzaj dokumentu/magazyn/rok. Jeżeli zatem w pole Numer dokumentu lub jego fragment wpiszesz pełny numer dokumentu to z tego poziomu dostaniesz się bezpośrednio do podglądu zamkniętego dokumentu.
Identyfikator dokumentu – to unikalny numer przypisany do każdego nowego dokumentu w systemie. Numer ten jest automatycznie zwiększany o 1 przy dodaniu kolejnego dokumentu, co pozwala na łatwe śledzenie i identyfikację wszystkich dokumentów w porządku chronologicznym. Na przykład: pierwszy dokument otrzyma identyfikator 1, drugi 2, trzeci 3 i tak dalej. Jeżeli zatem w pole to wpiszesz odpowiedni identyfikator dokumentu to w szybki sposób przejdziesz do jego podglądu lub edycji. Pamiętaj, aby kontaktując się ze wsparciem IdoSell w sprawie dokumentów magazynowych zawsze podawać Identyfikator dokumentu, którego dotyczy Twoja sprawa! Przyspieszy to znacząco czas obsługi Twojego zgłoszenia!
Przejdź do dokumentu – znając numer dokumentu lub jego identyfikator oraz wpisując go w stosowne pole do dokumentu przejdziesz za pomocą przycisku: Przejdź do dokumentu.
W drugiej części modułu: Szukaj dokumentów (RX i PX) dostępne są filtry, które pozwolą Ci odnaleźć właściwy dokument bez znajomości jego numeru oraz identyfikatora. Pierwszym dostępnym filtrem jest: Typ Dokumentu
Typ dokumentu: Na rozwijanej liście dostępne są dwa typy dokumentu, których dotyczy ta wyszukiwarka, a więc: korektę rozchodu z magazynu (RX) oraz przyjęcia do magazynu (PX)
Status: dostępne opcje to: “Otwarte” oraz “Zamknięte”, a więc są to dwa możliwe statusy dokumentu magazynowego PX i RX. Pamiętaj, że zamknięcie dokumentu magazynowego wywołuje skutki magazynowe oraz sprawia, że nie jest możliwe już jego edytowanie!
Magazyn, którego dotyczy korekta: na rozwijanej liście dostępne są wszystkie magazyny z Twojego sklepu. Dzięki temu filtrowi możesz wyszukać dokumenty RX lub PX wystawione dla konkretnego magazynu.
Kod IAI lub Kod zewnętrznego systemu lub Kod producenta : dzięki tej opcji możesz wyszukać wszystkie dokumenty, na których znajdował się konkretny towar.
Data stworzenia lub zamknięcia dokumentu: filtr pozwalający odnaleźć dokumenty na podstawie przedziału czasowego.