Instrukcja obsługi IdoSell Bridge

Dzięki tym ustawieniom nie trzeba pamiętać, żeby przeprowadzać synchronizację ręcznie. IdoSell Bridge zrobi to za ciebie.

Uruchom usługę automatycznej synchronizacji BridgeService, która będzie synchronizowała dane między panelem IdoSell a programem F/K. Usługa BridgeServiece działa nawet wtedy, gdy program IdoSell Bridge jest wyłączony.

Dodatkowo możesz ustawić, jak często ma odbywać się synchronizacja. W tym celu wprowadź wartość w minutach od 15 do 240.

Funkcje synchronizacji podzielone są na dwie części.

Aktualizacja danych w IdoSell 

Dotyczy aktualizacji panelu administracyjnego IdoSell na podstawie danych programu F/K.

• Aktualizacja stanów magazynowych w IdoSell - monitoruje zmiany stanów magazynowych w programie F/K i aktualizuje te stany w panelu administracyjnym IdoSell.

• Aktualizacja zamówień w IdoSell - monitoruje zmiany w zamówieniach w programie F/K i aktualizuje te zamówienia w panelu administracyjnym IdoSell. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja zamówień w programie F/K".

• Aktualizacja statusów zamówień w IdoSell - monitoruje zmiany statusów w zamówieniach w programie F/K i aktualizuje statusy tych zamówień w panelu administracyjnym IdoSell. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja statusów zamówień w programie F/K".

• Aktualizacja cen sprzedaży w IdoSell - monitoruje ceny w programie F/K i aktualizuje te ceny w panelu administracyjnym IdoSell. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja cen sprzedaży w programie F/K".

• Generowanie bazy opisów towarów - eksport oferty z programu F/K do plików XML w formacie IOF . Dzięki temu możesz wgrać towary z programu F/K do panelu administracyjnego IdoSell za pomocą aplikacji IAI Downloader .

Aktualizacja danych w programie F/K

Dotyczy aktualizacji zmian w programie F/K na podstawie zmian w panelu administracyjnym IdoSell.

• Przenoszenie nowych zamówień z panelu administracyjnego IdoSell do programu F/K - wraz z danymi klientów (nabywców) oraz dokonując odpowiedniej rezerwacji magazynowej.

• Aktualizacja zamówień w programie F/K - na podstawie zmian w panelu administracyjnym IdoSell. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja zamówień w IdoSell".

• Aktualizacja statusów zamówień w programie F/K - monitoruje zmiany statusów w zamówieniach w panelu administracyjnym IdoSell i aktualizuje statusy tych zamówień w programie F/K. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja statusów zamówień w IdoSell".

• Aktualizacja cen sprzedaży w programie F/K - na podstawie zmian dokonywanych w panelu administracyjnym IdoSell. Funkcja nie działa przy włączonej opcji "Aktualizacja cen sprzedaży w IdoSell".

• Księgowanie wpłat do zamówień w programie F/K - automatyczne przenoszenie wpłat zaksięgowanych w IdoSell do programu F/K.

• Przenoszenie zwrotów towarów do F/K - automatyczne przenoszenie zwrotów do zamówień z IdoSell do programu F/K wraz z wystawieniem odpowiednich dokumentów korygujących.

Dostępne są rożne tryby rejestracji zamówień. Po kliknięciu w wybraną opcję, wyświetli się opis działania. Z ustawień preferencji pobierania nowych zamówień z panelu administracyjnego IdoSell możesz wybrać, żeby wszystkie nowe zamówienia trafiały do programu F/K lub trafiały tam tylko zamówienia spełniające określone kryteria. Dostępne jest pobieranie zamówień o określonych statusach oraz opcja pobierania tylko zamówień potwierdzonych lub takich, które nie zawierają towarów oznaczonych jako "towar gratisowy".

W tej zakładce możesz określić, z jakimi statusami mają być przenoszone zamówienia do programu F/K.

• Wszystkie statusy - aplikacja IdoSell Bridge przeniesie do programu F/K wszystkie nowe zamówienia bez względu na ich status.

• Wszystkie statusy (z wyjątkiem nieobsłużone i oczekujące na wpłatę) - aplikacja IdoSell Bridge przeniesie do programu F/K wszystkie nowe zamówienia z pominięciem tych, które mają status Nieobsłużone lub Oczekujące na wpłatę.

• Gotowe i Wysłane / Odebrane - aplikacja IdoSell Bridge przeniesie do programu F/K wszystkie nowe zamówienia, które zostały przygotowane do wysyłki lub odbioru, a także te, które zostały wysłane i odebrane.

• Wysłane / Odebrane - aplikacja IdoSell Bridge przeniesie do programu F/K wszystkie nowe zamówienia, które zostały odebrane bądź wysłane.

• Pakowane, Spakowane, Gotowe do wysyłki, Gotowe do odbioru, Wysłane / Odebrane - aplikacja IdoSell Bridge przeniesie do programu F/K wszystkie nowe zamówienia o wymienionych statusach.

Opcja automatycznego ustawiania statusu dla zamówień w panelu administracyjnym IdoSell dotyczy zamówień, które zostały zrealizowane w programie F/K. Zamówienie zrealizowane oznacza, że dla takiego zamówienia został wystawiony w programie F/K dokument sprzedaży (np. paragon, faktura, itd.).

• Automatyczna zmiana statusu w panelu administracyjnym IdoSell po realizacji zamówienia w programie F/K - dla zamówień zrealizowanych w programie F/K status zamówienia może zostać zmieniony na jeden z trzech: Gotowe, Realizowane lub Wysłane / Odebrane (w zależności od tego, czy zamówienie zostało wysłane czy odebrane).

• Automatyczna zmiana statusu dla zamówień starszych niż X dni - IdoSell Bridge posiada również opcję, która może posłużyć jako narzędzie do uporządkowania statusów dla wcześniej zrealizowanych zamówień w programie F/K, do których nie była wcześniej zastosowana automatyczna zmiana statusów.

W aplikacji możesz ustawić opcję automatycznej zmiany statusów dla zamówień zrealizowanych w programie F/K starszych niż X dni, a które miały ustawiony w panelu administracyjnym IdoSell inny status niż wysłane/odebrane.

Przykładowo, zaznaczenie, że funkcja ta ma być włączona dla zamówień starszych niż 10 dni, spowoduje, że wszystkie zamówienia zrealizowane w programie F/K z wystawionym dokumentem sprzedaży, starsze niż 10 dni i posiadające inny status niż wysłane/odebrane w panelu administracyjnym IdoSell, zmienią swój status w panelu administracyjnym IdoSell na wysłane/odebrane (w zależności czy zamówienie zostało wysłane, czy odebrane).

W tej zakładce możesz powiązać formy przesyłki ze sklepu z kartotekami usług w programie sprzedażowo-magazynowym. Możliwe jest rozgraniczenie na formę przedpłaty i płatności przy odbiorze.

Jeśli jakaś forma dostawy nie została powiązana z usługą w programie F/K, to zamówienie z taka usługą zostanie przeniesione z panelu administracyjnego IdoSell sklepu z domyślnie przypisaną usługą. Domyślną usługę dla kosztów dostawy możesz ustawić w oknie Ustawienia programu > Program [dedykowany system ERP].

• Ceny jednakowe lub konkurencyjne - możesz określić, czy chcesz synchronizować jednakowe ceny dla wszystkich swoich sklepów, czy ustawić je dla każdego z nich niezależnie.

• Ceny sprzedaży dla sklepu internetowego - ogólne ceny dla towarów umieszczonych w panelu administracyjnym IdoSell. Możesz wybrać jakim cenom, Detalicznej, Hurtowej, Minimalnej, Sugerowanej cenie detalicznej, Przekreślonej cenie detalicznej oraz Przekreślonej cenie hurtowej w panelu administracyjnym IdoSell mają być przyporządkowane ceny w programie F/K.

• Strefy, w jakich towary mogą być prezentowane po stronie sklepu IdoSell - możesz wskazać, jakie typy cen, przypisane do towaru po stronie programu F/K, których wartość jest większa lub co najmniej równa cenie detalicznej tego towaru, mają określać jego widoczność w danej strefie hotspot w sklepie IdoSell. Zobacz w sekcji Edycja karty towaru > Marketing > Towar pokazuj w strefie.

Ta sekcja pozwala na przyporządkowanie magazynom programu F/K, magazynów panelu administracyjnego IdoSell oraz zdecydowanie, które magazyny mają podlegać synchronizacji. Dla magazynu M0 wyłączona jest opcja synchronizacji stanów magazynowych.

W tej sekcji możesz zdecydować, czy synchronizowane mają być wszystkie sklepy, czy tylko wybrane.

Ta sekcja pozwala na przyporządkowanie formom płatności programu F/K, form płatności panelu administracyjnego IdoSell z możliwością niezależnej konfiguracji mapowań dla każdego z synchronizowanych sklepów, oraz wskazaniem, do jakiej kasy lub banku ma trafiać przenoszona wpłata.

W tej sekcji możesz zdecydować, czy chcesz, żeby IdoSell Bridge tworzył konta klientów w panelu administracyjnym IdoSell na podstawie utworzonych kontrahentów w programie F/K oraz aktualizował ich dane w obie strony. Zmiany z panelu administracyjnego IdoSell będą miały w tym przypadku wyższy priorytet.

Poniżej przedstawiamy dokładny opis działania algorytmu przenoszącego informacje pomiędzy zewnętrznym systemem ERP lub systemem magazynowo-sprzedażowym, a chmurą IdoSell.

Żeby włączyć dodawanie kontrahentów, należy w zakładce Preferencje synchronizacji > Kontrahenci zaznaczyć checkbox Włączone dodawanie klientów do IdoSell.

Aktualizacja kontrahentów może odbywać się w jedną stronę lub w obie strony. Zalecamy wybranie aktualizacji tylko w jedną stronę.

Żeby włączyć aktualizację kontrahentów z programu F/K do panelu administracyjnego IdoSell należy w zakładce Preferencje synchronizacji > Kontrahenci zaznaczyć checkbox Aktualizacja klientów w IdoSell na podstawie zmian w programie F/K.

Żeby włączyć aktualizację kontrahentów z panelu administracyjnego IdoSell do programu F/K należy w zakładce Preferencje synchronizacji > Kontrahenci zaznaczyć checkbox Aktualizacja klientów w programie F/K na podstawie zmian w IdoSell.

Funkcja synchronizacji kontrahentów korzysta z mechanizmu API IdoSell . Jeśli korzystasz z podstawowego abonamentu Cloud, to w zależności od liczby klientów w bazie twojego sklepu, funkcja synchronizacji kontrahentów może powodować większą ilość wywołań API.

Uwaga: W związku z zapewnieniem stabilności aplikacji i spójności danych, w przypadku włączenia aktualizacji w obie strony, pierwszeństwo dla zmiany danych ma zawsze panel IdoSell.

Oznacza to, że jeśli przed dokonaniem synchronizacji różne dane zmieniły się jednocześnie na karcie tego samego kontrahenta w programie F/K oraz w panelu administracyjnym IdoSell, to podczas najbliższej synchronizacji zmianie ulegną tylko dane w kierunku Program F/K > panel administracyjny IdoSell.

Przykład: Przed synchronizacją w programie F/K w kartotece Jana Kowalskiego zmieniła się nazwa ulicy, a dla tego samego kontrahenta w panelu administracyjnym IdoSell zmienił się adres e-mail.

W takim scenariuszu podczas najbliższej synchronizacji aplikacja IdoSell Bridge zmieni tylko kartotekę w panelu administracyjnym IdoSell. Janowi Kowalskiemu na karcie kontrahenta w IdoSell zmieni się nazwa ulicy oraz adres e-mail (w tym przypadku zostanie nadpisany daną z kartoteki z programu F/K).

Dane na karcie kontrahenta w programie F/K nie ulegną zmianie.

Jeżeli klient (kontrahent) w panelu administracyjnym IdoSell ma zakładane konto przez IdoSell Bridge, ma on automatycznie nadany kod zewnętrznego systemu zgodnie z mechaniką działania dla „Kod zewnętrznego systemu”, który został przedstawiony na przykładach.

Przykład: wartość z pola Symbol na karcie kontrahenta w Subiekt GT zostanie przeniesiona do pola Kod zewnętrznego systemu na karcie kontrahenta w IdoSell. Po tej wartości będzie możliwa aktualizacja kontrahenta pomiędzy programem F/K, a twoim sklepem.

Jeśli kod zewnętrznego systemu dla danego kontrahenta zostanie zmieniony na inny, np. tylko w programie F/K, to w takiej sytuacji aplikacja IdoSell Bridge nie będzie miała już powiązania i aktualizacja takiego kontrahenta nie będzie możliwa. Unikaj takich sytuacji, ponieważ mogą one mieć negatywny wpływ na proces synchronizacji danych.

W przypadku jeśli posiadasz już klientów w programie F/K, którzy mają swoje odpowiedniki w IdoSell, a chcesz ich synchronizować, pamiętaj, żeby uzupełnić kod zewnętrznego systemu, zgodnie z mechaniką działania, która została przedstawiona w powyższej tabeli.

Imię i nazwisko a nazwa firmy

W większości programów F/K na karcie kontrahenta nie ma podziału na pola imię, nazwisko, czy nazwa firmy. Jest samo pole "nazwa". Wyjątkiem są tutaj Subiekt GT oraz WF-MAG, do których IdoSell Bridge potrafi przenosić imię i nazwisko kontrahenta.

W pozostałych przypadkach zawartość pola "nazwa" z karty kontrahenta w programie F/K zostanie przeniesiona do pola "nazwa firmy" na karcie kontrahenta w panelu administracyjnym IdoSell.

Jeśli nastąpi aktualizacja kontrahenta z programu F/K do panelu administracyjnego IdoSell, a wcześniej w karcie kontrahenta w panelu administracyjnym IdoSell było wpisane imię oraz nazwisko, to w takim przypadku pole imię oraz nazwisko w IdoSell zostanie wyczyszczone, a uzupełnione zostanie pole "nazwa firmy".

Miej to na uwadze przed włączenie synchronizacji kontrahentów w IdoSell Bridge.

Żeby rozpocząć synchronizację danych pomiędzy panelem IdoSell a programem F/K należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. Uzupełnienie kodów zewnętrznego systemu

W pierwszej kolejności należy w panelu administracyjnym IdoSell uzupełnić kody zewnętrznego systemu dla towarów, które mają zostać zsynchronizowane z towarami programu F/K.

Dla towarów, które nie posiadają rozmiarów w panelu administracyjnym IdoSell, kod zewnętrznego systemu przypisywany jest bezpośrednio dla towaru.

Z kolei dla towarów w panelu administracyjnym IdoSell, które posiadają kilka rozmiarów, kod zewnętrznego systemu należy przypisać do każdego rozmiaru osobno. W zależności od posiadanego programu F/K są to odpowiednio:

• dla programu Streamsoft Prestiż jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić wartość z kolumny Indeks;

• dla programu Subiekt GT i Subiekt Nexo jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić wartość z kolumny Symbol;

• dla programu Enova365 jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić wartość z kolumny Kod;

• dla programu Comarch ERP Optima jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić wartość z kolumny Kod;

• dla programu WAPRO Mag jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić wartość kolumny Identyfikator produktu lub Indeks katalogowy, w zależności od wyboru dokonanego podczas pierwszej konfiguracji IdoSell Bridge;

Uwaga: Indeks handlowy nie może zostać wykorzystany do identyfikacji towarów, ponieważ nie zapewnia unikalności towarów (kod może się powtarzać dla różnych towarów).

• jeżeli integracja z programem F/K odbywa się przy wykorzystaniu uniwersalnej bazy danych, jako kod zewnętrznego systemu należy wprowadzić kod towaru z programu F/K, który jednoznacznie identyfikuje towar i jego rozmiar w programie F/K, oraz został wprowadzony do uniwersalnej bazy danych jako pole o nazwie ident.

Krok 2. Synchronizacja wybranych towarów programu F/K z towarami w panelu administracyjnym IdoSell

Kolejnym krokiem jest synchronizowanie wybranych towarów programu F/K z odpowiadającymi im towarami w panelu administracyjnym IdoSell. Identyfikacja towarów odbywa się według kodów zewnętrznego systemu.

Żeby synchronizować towary, należy przejść na listę towarów niesynchronizowanych i zaznaczyć wybrane towary, a następnie zsynchronizować je z towarami w panelu administracyjnym IdoSell klikając Dodaj do synchronizowanych. Towary, które uda się poprawnie zsynchronizować, zostaną automatycznie przeniesione na listę towarów synchronizowanych i znikną z listy towarów niesynchronizowanych.

Podczas synchronizacji, w panelu administracyjnym IdoSell ustawiany jest stan magazynowy odpowiadający dostępnej ilości towarów z programu F/K. Ilość dostępna w programie F/K jest równa stanowi magazynowemu minus wykonane rezerwacje towaru.

Jeżeli w ustawieniach aktualizacji cen odpowiednim cenom z panelu administracyjnego IdoSell zostały przypisane odpowiednie ceny z programu F/K, podczas przenoszenia towarów na listę synchronizowanych w panelu administracyjnym IdoSell zostaną ustawione również odpowiednie ceny odpowiadające zmapowanym cenom z programu F/K.

Podczas synchronizacji, aktualne stany magazynowe oraz ceny w panelu administracyjnym IdoSell zostaną zastąpione wartościami z programu F/K.

Po pomyślnej synchronizacji IdoSell Bridge będzie automatycznie synchronizował dane, co ustalony czas z przedziału 1 - 240 minut. Ustawień częstotliwości aktualizacji dokonuje się w sekcji Preferencje synchronizacji > Ustawienia częstotliwości synchronizacji. Po upływie ustawionego czasu program IdoSell Bridge łączy się z bazą danych programu F/K oraz z panelem administracyjnym IdoSell i synchronizuje dane.

Podczas synchronizacji wykonywanej automatycznie przez program IdoSell Bridge, wymieniane są następujące dane synchronizowanych towarów:

• w panelu administracyjnym IdoSell aktualizowane są stany magazynowe na podstawie aktualnych stanów z programu F/K, tak, żeby w panelu administracyjnym IdoSell zawsze były aktualne stany magazynowe oferowanych towarów. Jest to szczególnie wygodne dla osób prowadzących jednocześnie sprzedaż stacjonarną (np. tradycyjny sklep lub hurtownię). W przypadku wystąpienia sprzedaży pozainternetowej z poziomu programu F/K, stany magazynowe w panelu administracyjnym IdoSell zostaną zaktualizowane automatycznie. Również w przypadku przyjęcia dostawy w programie F/K, nie trzeba ponownie przyjmować tej samej dostawy w panelu administracyjnym IdoSell, ponieważ stany magazynowe zostaną zaktualizowane automatycznie;

• jeżeli jest skonfigurowana aktualizacja cen, podczas automatycznej synchronizacji zostaną uaktualnione w panelu administracyjnym IdoSell wybrane ceny towarów, których ceny uległy zmianie w programie F/K. Dzięki aktualizacji cen oszczędzany jest czas pracy operatora panelu, ponieważ zmianę cen towaru wystarczy wykonać w programie F/K, a ceny w panelu administracyjnym IdoSell zostaną zaktualizowane automatycznie podczas kolejnej synchronizacji. Ważne jest, żeby pamiętać, że aktualizacja cen działa tylko w jedną stronę tzn., np. jeśli aktualizowane są ceny towarów w panelu administracyjnym IdoSell na podstawie cen z programu F/K. Zmiany cen synchronizowanych towarów w panelu administracyjnym IdoSell nie spowodują aktualizacji cen w programie F/K, natomiast podczas kolejnej synchronizacji ceny zostaną ponownie nadpisane cenami z programu F/K. Dlatego należy pamiętać, żeby zmian cen dokonywać tylko i wyłącznie po stronie wybranej jako źródło aktualizacji cen (tj. albo w panelu administracyjnym IdoSell, albo w programie F/K) w module Preferencje synchronizacji > Funkcje synchronizacji > Synchronizacja towarów;

• podczas każdej synchronizacji danych, IdoSell Bridge pobiera z panelu administracyjnego IdoSell nowe zamówienia oraz te, które uległy modyfikacji i przechowuje je w swojej lokalnej bazie danych. Następnie program sprawdza każde zamówienie pod kątem możliwości dodania go do programu F/K. Sprawdzane jest m.in. to, czy wszystkie towary z zamówienia są zsynchronizowane z programem F/K, czy magazyn, z którego pochodzą zamówione towary, jest zsynchronizowany z magazynem programu F/K, oraz czy w programie F/K jest wystarczająca ilość towarów dla zamówienia. Jeżeli wszystkie warunki zostaną spełnione, IdoSell Bridge oznacza zamówienie jako poprawne i dodaje je do bazy danych programu F/K wraz z danymi klienta składającego zamówienie. Dzięki temu operator panelu nie musi ręcznie wprowadzać zamówienia z panelu administracyjnego.

Ta opcja pozwala przeprowadzić kontrolę stanów magazynowych, a następnie, jeżeli wystąpiły błędy, zaktualizować stany magazynowe w panelu administracyjnym IdoSell zgodnie z programem F/K. W tym celu zaznacz towary i kliknij przycisk Aktualizuj stany magazynowe w panelu administracyjnym IdoSell.

Kolejna opcja to sprawdzenie aktualizowanych cen. Wykaże ona wszystkie towary, których ceny w panelu administracyjnym IdoSell i programie F/K, są różne. Ponadto umożliwia także szybką aktualizację tych cen w panelu administracyjnym IdoSell lub w programie F/K za pomocą opcji dostępnych poniżej listy.

Ta lista wyświetla towary z programu F/K, które nie zostały jeszcze zsynchronizowane z odpowiadającymi im towarami w panelu administracyjnym IdoSell. Po zsynchronizowaniu towarów na tej liście pojawiać się będą nowo dodane do programu F/K towary.

Synchronizacja towarów

Żeby zsynchronizować towary, wystarczy, że je zaznaczysz, a następnie klikniesz Dodaj do synchronizacji. Jeżeli kod danego towaru zostanie rozpoznany w panelu administracyjnym IdoSell, to taki towar zostanie dodany do synchronizacji. Możesz również zautomatyzować ten proces, wybierając w sekcji Preferencje synchronizacji > Funkcje synchronizacji > Synchronizacja towarów opcję Automatyczne dodawanie towarów do synchronizowanych. Wówczas IdoSell Bridge sam zadba o parowanie nowo dodawanych towarów.

Na tej liście znajdują się wszystkie synchronizowane towary. Możesz je tutaj przeglądać, wyszukiwać oraz przenosić do ignorowanych, czyli takich, które występują i w panelu administracyjnym IdoSell i programie F/K, ale nie są brane pod uwagę podczas synchronizacji.

Towary występujące na tej liście występują i w panelu administracyjnym IdoSell i programie F/K, ale nie są brane pod uwagę podczas synchronizacji. Jeżeli chcesz je przywrócić do synchronizacji, zaznacz je, a następnie kliknij Zsynchronizuj ponownie.

Na tej liście znajdują się wszystkie towary, które z jakichś względów nie mogą być zsynchronizowane. Obok każdego towaru znajduje się krótki opis błędu, jaki wystąpił podczas synchronizacji. Bezpośrednio z tej listy możesz również spróbować ponownie zsynchronizować takie towary.

Poniżej prezentujemy krótką instrukcję, która przedstawia, jak szybko wyeksportować wszystkie towary z programu F/K za pomocą IdoSell Bridge i zaimportować je do panelu administracyjnego IdoSell za pomocą programu IAI Downloader.

Krok 1. Eksport opisów towarów z programu IdoSell Bridge

Podstawową kwestią jest poprawna konfiguracja IdoSell Bridge z programem F/K. Jeżeli masz w programie F/K towary z przypisanymi zdjęciami, opisami i kodami, możesz je wyeksportować za pomocą IdoSell Bridge.

Zalecamy, żeby:

• wszystkie towary miały uzupełniony specjalny kod - unikatowy dla każdego towaru (w programie Subiekt GT jest to Symbol),

• uzupełnić w miarę możliwości jak najwięcej danych opisujących towar, co przyczyni się do lepszej prezentacji towarów w sklepie.

Poniżej instrukcja, jak przeprowadzić eksport.

Z zakładki Towary wybierz Eksport opisów towarów do pliku IOF.

Krok 2. Dodanie i konfiguracja dostawcy w IAI Downloader

Następnym krokiem jest dodanie i konfiguracja dostawcy w IAI Downloader . Program jest gotowy do pobrania z panelu administracyjnego IdoSell w sekcji Aplikacje Pomocnicze. Po zainstalowaniu i pierwszym uruchomieniu program poprosi o dane dostępowe do panelu administracyjnego IdoSell. Uzupełnij je. Następnie pojawi się informacja, że wykryto nowego dostawcę - program właśnie wykrył, że wyeksportowano ofertę (dostawcę towarów) i czeka ona na dodanie. Dodaj nowego dostawcę, skonfiguruj kategorie, rozmiary i inne parametry oraz przeprowadź import do IdoSell. Towary od razu pojawią się w twoim sklepie.

Zalecamy, żeby w programie IAI Downloader, po dodaniu dostawcy, w zakładce Ustawienia:

• dla opcji Kod zewnętrznego systemu dla importowanych produktów zaznaczyć Buduj z prefiksu oraz węzła XML: product/sizes/size@code z pliku light.xml,

• wyczyścić pole Prefiks dla kodów zewnętrznego systemu oraz Prefiks dla kodów producenta i zastosować zmiany.

Powyższe czynności są niezbędne dla dalszej synchronizacji zamówień, cen i stanów magazynowych zaimportowanych towarów z programem F/K przez program IdoSell Bridge.

Krok 3. Import towarów do IdoSell w IAI Downloader

Pozostało tylko kliknięcie Synchronizuj w oknie głównym programu IAI Downloader. Nastąpi import towarów do panelu administracyjnego IdoSell. Jeżeli import przebiegnie pomyślnie i zaimportują się wszystkie towary, przy nazwie dostawcy z lewej strony pojawi się zielony symbol. Gdy po synchronizacji pojawi się gwiazdka, kliknij na nią, żeby uzyskać więcej szczegółów o możliwych problemach.

Krok 4. Dodanie zaimportowanych towarów w IdoSell do towarów synchronizowanych przez IdoSell Bridge

Ten krok jest niezbędny, jeżeli chcesz, żeby zamówienia na zaimportowane towary złożone w sklepie przenosiły się do programu F/K. W tym celu konieczne jest dodanie zaimportowanych towarów do listy synchronizowanych. W oknie głównym wybierz Towary, a następnie Niesynchronizowane. Wyświetli się lista towarów, które zaimportowano do IdoSell. Zaznacz interesujące cię towary i kliknij Dodaj do synchronizowanych. Od tej chwili, gdy w Preferencjach synchronizacji masz skonfigurowane poprawnie zakładki Funkcje synchronizacji, Zamówienia oraz Magazyny, program IdoSell Bridge przy każdej synchronizacji będzie przenosił zamówienia złożone w sklepie do programu F/K.

Możliwe jest zautomatyzowanie procesu synchronizacji zarówno w IdoSell Bridge, jak i w IAI Downloader. Pamiętaj tylko, że te aplikacje obciążają serwer i jeżeli nie jest to konieczne, nie ustawiaj zbyt krótkich odstępów czasowych pomiędzy kolejnymi synchronizacjami. Zadbaj też o to, żeby synchronizacja w IdoSell Bridge przebiegała przed synchronizacją w IAI Downloader, ponieważ każda synchronizacja w IdoSell Bridge będzie generowała świeże pliki dla synchronizacji IAI Downloader. To pozwoli utrzymywać zawsze aktualną ofertę. Opcje związane z automatycznymi synchronizacjami znajdziesz w obu programach.

Zalecamy w oknie głównym IdoSell Bridge w Preferencjach synchronizacji przejść do zakładki Funkcje synchronizacji, a następnie wybrać Synchronizacja towarów. Upewnij się, że checkbox wyświetlany przy opcji Generowanie bazy opisów towarów jest zaznaczony.

Opcja eksportu opisów towarów jest zintegrowana z programami:

• Subiekt GT i Subiekt Nexo,

• Comarch ERP Optima,

• WAPRO Mag (dawniej WF-Mag ),

• Enova365,

• Streamsoft Prestiż (dawniej PC Biznes ),

• Uniwersalny tryb pracy (UDB ).

Integracja programu F/K z panelem administracyjnym IdoSell za pośrednictwem IdoSell Bridge zapewnia dwukierunkową synchronizację cen sprzedaży (w tym cen przekreślonych) z programu sprzedażowo-magazynowego do panelu IdoSell i odwrotnie.

Żeby włączyć synchronizację aktualnych cen sprzedaży dla sklepu internetowego, w tym cen przekreślonych, w IdoSell Bridge w oknie Preferencje synchronizacji > Ceny należy:

1. W sekcji Ceny jednakowe dla wszystkich sklepów określić, czy przesyłane ceny mają być jednakowe dla wszystkich synchronizowanych sklepów, czy też ich konfiguracja ma być od siebie niezależna.

1. w sekcji Mapowanie cen wskazać wartości, których typów cen w programie F/K mają być synchronizowane jako ceny detaliczna, hurtowa, minimalna, sugerowana cena detaliczna, przekreślona cena detaliczna, przekreślona cena hurtowa oraz Cena dla POS w panelu administracyjnym IdoSell.

W przypadku ustawienia opcji Ceny jednakowe dla wszystkich sklepów na Tak konfiguracja mapowania cen dla wszystkich sklepów będzie brana z pierwszej zakładki dotyczącej pierwszego sklepu, a pozostałe zakładki będą nie aktywne.

Ustawienie wskazanej opcji na Nie skutkować będzie uaktywnieniem kolejnych zakładek wskazujących na kolejne synchronizowane sklepy, a ich konfiguracja stanie się od siebie niezależna.

Wyjątek stanowi Cena dla POS, która nie jest zależna od wybranego trybu dla opcji Ceny jednakowe dla wszystkich sklepów i zawsze jest synchronizowana jako cena wspólna dla wszystkich sklepów.

Integracja programu F/K z panelem administracyjnym IdoSell za pośrednictwem IdoSell Bridge zapewnia jednokierunkową synchronizację (z programu F/K do panelu administracyjnego IdoSell) oznaczeń widoczności towarów w strefach specjalnych, czyli hotspotach dostępnych w sklepie IdoSell.

Żeby rozpocząć synchronizację widoczności towarów w strefach specjalnych (hotspotach) pomiędzy programem F/K a panelem administracyjnym IdoSell, należy w module Preferencje synchronizacji > Ceny w sekcji Strefy, w jakich towary mogą być prezentowane po stronie sklepu IdoSell wskazać, jakie typy cen ustawione w towarach w programie F/K mają określać widoczność tych towarów w strefach specjalnych w sklepie IdoSell.

O włączeniu lub wyłączeniu widoczności decyduje wartość ceny w programie F/K, której typ został wskazany dla określonej strefy specjalnej w IdoSell.

W głównym oknie aplikacji IdoSell Bridge widoczny jest podgląd ilości zamówień i zwrotów, w których wystąpił problem z przeniesieniem do programu F/K. Do wyboru są 3 listy: błędne, pominięte oraz ignorowane.

Lista ta zawiera zamówienia, wpłaty (całkowite/zaliczkowe) i zwroty, które zostały złożone bądź dodane ręcznie do panelu administracyjnego IdoSell i zostały poprawnie dodane do programu F/K oraz oznaczone odpowiednią flagą w panelu administracyjnym IdoSell.

Zamówienia

• W przypadku poprawnej rejestracji zamówienia w programie F/K, w zamówieniu w panelu administracyjnym IdoSell ustawiana jest flaga Zamówienie zostało zarejestrowane przez API w zewnętrznym programie (np. Bridge).

• W przypadku zrealizowania zamówienia w programie F/K (tj. wystawienia dokumentu sprzedaży), w zamówieniu w panelu administracyjnym IdoSell ustawiana jest flaga Zamówienie zostało zrealizowane przez API w zewnętrznym programie (np. Bridge).

• W przypadku oznaczenia zamówienia przez IdoSell Bridge jako błędne/pominięte, w zamówieniu w panelu administracyjnym IdoSell ustawiana jest flaga Próba rejestracji zamówienia przez API w zewnętrznym programie (np. Bridge) nie powiodła się.

Zwroty

• W przypadku poprawnej rejestracji zwrotu w programie F/K, w zwrocie w panelu administracyjnym IdoSell ustawiana jest flaga Zwrot został zarejestrowane przez API w zewnętrznym programie (np. Bridge).

• W przypadku oznaczenia zwrotu przez IdoSell Bridge jako błędne/pominięte, w zwrocie w panelu administracyjnym IdoSell ustawiana jest flaga Próba rejestracji zwrotu przez API w zewnętrznym programie (np. Bridge) nie powiodła się.

We flagach do zamówień i zwrotów, które nie zostały poprawnie przeniesione do programu F/K, jest możliwość podglądu szczegółów błędu.

Jako błędne oznaczane są te zamówienia/wpłaty (całkowite/zaliczkowe)/zwroty, które nie spełniają warunków, żeby mogły zostać dodane do programu F/K. Walidacja odbywa się podczas próby dodania ich do bazy programu F/K.

Przyczyna błędu podana jest w dodatkowym oknie, które wywołasz za pomocą narzędzia zobacz, które znajduje się w kolumnie "Informacje".

Przykład: Zamówienie zostało zarejestrowane jako błędne. W zamówieniu znajdują się pozycje, które powodują błędy.

Prawym klawiszem myszy, w oknie z listą zamówień błędnych, wywołasz menu kontekstowe z możliwością podglądu listy poprawnych i błędnych produktów.

Zamówienia, wpłaty (całkowite/zaliczkowe) i zwroty błędne są ponownie pobierane podczas każdego procesu synchronizacji i następuje ponowna próba dodania ich do programu F/K.

W przypadku, kiedy zamówienie/wpłata (całkowite/zaliczkowe) /zwrot dalej nie będzie mógł zostać dodany do programu F/K, aplikacja IdoSell Bridge zaktualizuje przyczynę błędu.

Jako pominięte oznaczane są te zamówienia/wpłaty (całkowite/zaliczkowe)/zwroty, które nie przeszły walidacji przy próbie pobrania z panelu administracyjnego IdoSell. Nie doszło więc jeszcze do próby dodania takiego zamówienia bądź zwrotu do programu F/K.

Przyczyna błędu podana jest w dodatkowym oknie, które wywołasz za pomocą narzędzia zobacz, które znajduje się w kolumnie "Informacje".

Przykład: Zamówienie zostało zarejestrowane jako pominięte. Waluta w zamówieniu nie jest obsługiwana w programie F/K.

Ponownie pobierane podczas każdego procesu synchronizacji są tylko wpłaty (całkowite/zaliczkowe) pominięte. W przypadku pominiętych zamówień i zwrotów, żeby została podjęta kolejna próba ich przeniesienia do programu F/K, musisz użyć opcji Spróbuj zarejestrować ponownie. Wówczas zamówienie/zwrot zostanie przeniesiony na listę "błędne" i przy najbliższej synchronizacji IdoSell Bridge spróbuje dodać go do programu F/K.

Bardziej praktycznym rozwiązaniem niż usuwanie zamówień, wpłat i zwrotów z bazy, jest oznaczenie ich jako ignorowane. Użyj narzędzia Przenieś do ignorowanych. Znajdziesz je na liście zamówień, wpłat i zwrotów błędnych oraz pominiętych.

Takie zamówienia, wpłaty (całkowite/zaliczkowe) i zwroty nie będą nigdy więcej brane pod uwagę podczas procesu synchronizacji.

Możesz jednak w każdej chwili zamówienia, wpłaty (całkowite/zaliczkowe) i zwroty. oznaczone jako ignorowane. spróbować ponownie dodać do programu F/K. W tym celu należy skorzystać z narzędzia Spróbuj zarejestrować ponownie. Wówczas zamówienie/wpłata (całkowita/zaliczkowa)/zwrot zostanie przeniesiony na listę "błędne" i przy najbliższej synchronizacji IdoSell Bridge spróbuje dodać je do programu F/K.

Jeżeli chcesz, możesz w każdej chwili usunąć zamówienia, wpłaty (całkowite/zaliczkowe) i zwroty z bazy IdoSell Bridge, które zostały oznaczone jako błędne, pominięte lub ignorowane. Zrobisz to za pomocą narzędzia Usuń zamówienia. Wówczas aplikacja nie będzie próbowała przy następnych synchronizacjach ponownie przenosić usuniętych zamówień/wpłat (całkowitych/zaliczkowych)/zwrotów.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której cofniesz czas ostatniej synchronizacji. Jeśli zamówienie usunięte będzie z okresu, który obejmuje synchronizacja, IdoSell Bridge spróbuje ponownie dodać takie zamówienie do programu F/K.

Po przejściu w oknie Ustawienia programu na zakładkę konfiguracji używanego programu F/K (np. Program WAPRO Mag), będziesz miał możliwość wyboru, w jakiej postaci będą zapisywane w bazie programu F/K numery zamówień przenoszonych z panelu IdoSell.

Domyślnie wybrana jest opcja Numer seryjny / kod zamówienia z IdoSell (np. 123/login-2).

IdoSell Bridge przenosi do programów sprzedażowo-magazynowych zamówienia rozliczane w cenach netto bez VAT. Jest to sprzedaż z tzw. odwrotnym obciążeniem, stosowana przy eksporcie towarów do krajów UE / spoza UE. Dzięki temu możesz przenieść obowiązek naliczenia podatku na kupującego.

Żeby aplikacja IdoSell Bridge  przeniosła zamówienie do twojego programu F/K, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla odwrotnego obciążenia, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• w zamówieniu w panelu administracyjnym IdoSell rozliczanie ustawione jest w cenach netto bez VAT,

• w oknie ustawień programu IdoSell Bridge wybrana jest opcja obliczania wartości zamówień Według ustawień zamówień w panelu sklepu,

• Na karcie produktu w programie Streamsoft Prestiż musi być zaznaczona opcja Podlega obrotowi odwrotne obciążenie. Żeby opcja ta była widoczna, w menu System/Konfiguracja/System musi być zaznaczony parametr Firma prowadzi obrót towarami podlegającymi "odwrotnemu obciążeniowi". Dodatkowym warunkiem jest zaznaczenie na karcie kontrahenta następujących parametrów "Działalność" oraz "Płatnik VAT". Spełnienie tych warunków pozwoli na wystawienia faktury VAT do zamówienia przeniesionego przez IdoSell Bridge, zgodnie z warunkami obowiązującymi dla odwrotnego obciążenia.

Integracja programu F/K z panelem administracyjnym IdoSell za pośrednictwem IdoSell Bridge zapewnia możliwość powiązania usług kurierskich z panelu IdoSell z usługami dostępnymi w programie F/K.

Żeby skonfigurować mapowania usług kurierskich w IdoSell Bridge w oknie Preferencje synchronizacji > Zamówienia > Mapowanie form dostawy należy:

• w sekcji Nowe mapowanie wskazać wybraną usługę kurierską z panelu administracyjnego IdoSell oraz odpowiadającą jej formę dostawy z programu F/K, a następnie dodać je do listy zmapowanych form dostawy;

W polu Usługi kurierskie w IdoSell zwracani są wszyscy kurierzy, którzy zostali przypisani do istniejących profili dostaw w panelu administracyjnym IdoSell. Zarządzanie nimi jest możliwe po przejściu w panelu do sekcji ADMINISTRACJA > Konfiguracja dostaw > Profile dostaw.

W polu Forma dostawy w zamówieniu w F/K zwracane są formy dostawy lub usługi określone w posiadanym programie F/K.

Przykładowo, w programie WAPRO Mag będzie to skonfigurowana forma dostawy.