Dodawanie i konfiguracja skrzynek e-mail

W panelu administracyjnym IdoSell należy skonfigurować skrzynki mailowe tak, by wiadomości transakcyjne do klientów wysyłane były spod poprawnego adresu (domeny) sklepu. Każdy nowy sklep w panelu administracyjnym ma dopisane domyślne konto wysyłające, no-reply@idosell.com, które należy zmienić, by zyskać na wiarygodności sklepu wśród klientów.

Domyślnie IdoSell nie wysyła na żaden e-mail dodatkowych powiadomień, np. o wpłynięciu nowego zamówienia na sklep. Taką konfigurację można osiągnąć, o czym również znaleźć można informację w poniższym wpisie – nie jest ona domyślna dla każdego sklepu.

1. Przejdź w panelu administracyjnym do sekcji USTAWIENIA > Konta e-mail i SMS.

2. Kliknij Dodaj nowe konto e-mail.

3. Uzupełnij nazwę nadawcy oraz e-mail nadawcy.

4. Doprecyzuj, jakiego typu ma być dodawana skrzynka (więcej o jej typach w dalszej części artykułu).

Dodawanie konta email

5. Naciśnij Dodaj, a następnie testuj przy nowo dodanej skrzynce.

6. Zależnie od pożądanej konfiguracji, oznacz ją jako Konto główne (obowiązkowe, jeśli to pierwsze konto mailowe dodawane przez ciebie w tym panelu).

Status konfiguracji skrzynki

Status skrzynki w trakcie weryfikacji

W panelu administracyjnym istnieje kilka typów kont e-mail, które można dodać. Są to kolejno:

• Wysyłane z serwera, na którym jest strona – to najprostszy sposób wysyłki wiadomości e-mail, w którym wiadomości są wysyłane bezpośrednio z serwera obsługującego Twój sklep. Do prawidłowego działania tej metody wymagany jest poprawnie skonfigurowany rekord SPF, który należy dodać w ustawieniach domeny (więcej o rekordach domeny ). W przypadku delegacji pełnej rekord SPF jest konfigurowany automatycznie. Jeśli korzystasz z delegacji niepełnej, musisz dodać go samodzielnie zgodnie z instrukcją opisaną poniżej. Dodatkowo zalecamy skonfigurowanie rekordu DKIM, który zabezpiecza domenę przed podszywaniem się pod Twój adres e-mail oraz znacząco zmniejsza ryzyko oznaczania wiadomości jako spam przez serwery odbiorców. Wartości rekordu DKIM znajdziesz w edycji konta e-mail w sekcji Ustawienia > Konta e-mail i SMS. Ten sposób wysyłki rekomendujemy sklepom wysyłającym do około 1000 wiadomości dziennie (jest to wartość orientacyjna). Należy pamiętać, że brak odpowiedniej konfiguracji mechanizmów uwierzytelniania wiadomości, takich jak SPF, DKIM oraz dodatkowo DMARC, może powodować odrzucanie wiadomości przez serwery pocztowe lub kierowanie ich do folderu SPAM odbiorców. Dzięki prawidłowej konfiguracji tych rekordów zwiększysz dostarczalność wiadomości i wiarygodność swojej domeny.

• Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail
  Dla konta typu "Wysyłane z serwera, na którym jest strona", w tym polu możesz podać adres e-mail, na który mają być wysyłane kopie wszystkich wiadomości. Jeśli chcesz wskazać więcej niż jeden adres, oddziel je przecinkami, np. adres1@firma.pl, adres2@firma.pl.

• Wysyłane z serwerów MessageFlow - to utworzona na drodze naszej umowy partnerskiej integracja z systemem wysyłkowym MessageFlow. Charakteryzuje się ona interakcją naszych serwerów z serwerami wysyłkowymi tej firmy, które są przystosowane (rekordy, uwierzytelnienia) do wysyłki masowej wiadomości (zarówno w akcjach marketingowych, np. newsletterach, jak i wiadomościach transakcyjnych do klientów). Zapewnia to najwyższą dostarczalność poczty mailowej do klientów i ich skrzynek. Warto tutaj wspomnieć, iż jest to integracja dodatkowo płatna.

Dodanie nowej konfiguracji z MessageFlow

MessageFlow - konfiguracja rekordów domeny wysyłającej pocztę

Jeżeli posiadasz domenę w niepełnej delegacji, wymagane zmiany w DNS wprowadzisz w panelu administracyjnym serwisu, w którym zarządzasz domenami. Edytując dodane konto do wysyłki MessageFlow w panelu administracyjnym uzyskasz niezbędne konfiguracje, w tym wpisy selektora i wartości wpisów, do uzupełnienia w rekordach DNS dostawcy domeny.

Edycja konta email

Jeżeli rezygnujesz z edycji rekordów DNS domeny, skrzynka MessageFlow może zostać również skonfigurowana po protokole SMTP, wybierając typ konta jako "wysyłane z innego serwera pocztowego po protokole SMTP".

Uzupełnij formularz danymi serwera SMTP, zgodnie z poniższymi informacjami:

1. Nazwa nadawcy: nazwa, która będzie widoczna, jako nazwa nadawcy

2. E-mail nadawcy: adres e-mail, który będzie widoczny jako nadawca

3. Typ konta: Wysyłane z innego serwera pocztowego po protokole SMTP

4. Adres serwera SMTP: Wprowadź "http://smtp.messageflow.com"

5. Port: port 465 z SSL lub 587 ze STARTTLS

6. Połączenie szyfrowane: "SSL" lub "STARTTLS"

7. Login: nazwa Twojego konta SMTP w MessageFlow w formacie 1.nazwapanelu.smtp

8. Hasło: hasło SMTP ustawione w panelu MessageFlow (Panel > E-mail API > Ustawienia > Konta SMTP > Ustawienia konta SMTP > Integracja po SMTP).

Po dodaniu konta z zewnętrznym serwerem SMTP panel jest gotowy do wysyłki wiadomości.

• Wysyłane z innego serwera pocztowego po protokole SMTP - to sposób wysyłki korzystający z protokołu “podającego” maile na zewnętrzne serwery pocztowe. Do jego konfiguracji potrzebne są dodatkowe dane konfiguracyjne, które dostarczyć powinien ci dostawca poczty w danej domenie (firma, w której wykupiona została usługa hostingu skrzynek mailowych). Potrzebne dane przedstawione są w panelu administracyjnym.

Konfiguracja konta po SMTP

Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail
Dla konta typu "Wysyłane z innego serwera pocztowego po protokole SMTP", w tym polu możesz podać adres e-mail, na który mają być wysyłane kopie wszystkich wiadomości. Jeśli chcesz wskazać więcej niż jeden adres, oddziel je przecinkami, np. adres1@firma.pl, adres2@firma.pl.

• Wysyłane z serwera Google/Microsoft - w przypadku gdy posiadasz wykupioną usługę Workspace, Office365 lub wysyłasz wiadomości z darmowej skrzynki Gmail, możesz jednym kliknięciem dodać takie konto do wysyłki wiadomości transakcyjnych ze sklepu. Są to wbudowane integracje więc logowanie do tych usług zachodzi po stronie wspomnianych serwisów.

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Google

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Microsoft

W przypadku Google konieczne jest również zaznaczenie checkbox’a, który pojawia się podczas logowania po stronie Google (umożliwiającego wysyłkę maili z naszej aplikacji w imieniu danej domeny).

Konfiguracja skrzynki e-mail dla Google - wyrażenie zgody

W przypadku każdego typu konta, oprócz wysyłane z serwerów MessageFlow, można ustawić wysyłanie kopii wiadomości na dodatkowy adres e-mail, wpisując go w polu Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail. Spowoduje to wysyłanie kopii wszystkich wiadomości wysyłanych z tego konta również na sprecyzowany przez ciebie adres e-mail. Tę rubrykę używamy również w przypadku chęci konfiguracji kopii konkretnych wiadomości (a nie wszystkich) na twój e-mail - więcej o tym w dalszej części wpisu.

W tym miejscu można wpisywać wiele adresów e-mail, oddzielając je po prostu przecinkiem (przykładowo: test@test.pl, test1@test.pl). Dodatkowo istnieje możliwość konfiguracji synchronizacji przez protokoł IMAP, który umożliwi zapisywanie wysyłanych wiadomości do jednego z katalogów na twoim serwerze pocztowym.

Funkcja „Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail” może zostać wykorzystana do otrzymywania powiadomień o nowych zamówieniach, reklamacjach i zwrotach na dedykowany adres e-mail.W tym celu:

1. Dodaj nowe konto e-mail lub edytuj istniejące konto w sekcji USTAWIENIA > Konta e-mail i SMS.

2. W polu „Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail” wpisz adres, na który mają trafiać powiadomienia.

3. Przejdź do sekcji USTAWIENIA > Wiadomości transakcyjne.

4. Otwórz grupę wiadomości Złożenie zamówienia lub Obsługa zwrotów towarów lub Reklamacja towarów.

5. W edycji wybranego szablonu wiadomości wskaż wcześniej skonfigurowane konto e-mail jako konto wykorzystywane do wysyłki wiadomości w polu Wysyłaj z konta.

Od tej chwili kopie wiadomości związanych z obsługą zamówień, zwrotów lub reklamacji będą automatycznie przesyłane na wskazany adres e-mail.

Zalecamy dodać do konfiguracji własnej domeny, w przypadku delegacji niepełnej, odpowiedni rekord SPF, który jest podstawowym rekordem uwierzytelniającym wiadomość mailową. Bez niego twoje wiadomości do klientów będą odrzucane przez serwery pocztowe, więc poczta nie będzie dochodzić do klienckich skrzynek. Rekord ten dodaje się w panelu operatora twojej domeny czyli, w większości przypadków, tam gdzie tę domenę zakupiłeś.

W konfiguracji domeny należy:

1. dodać nowy rekord TXT, jeśli w rekordach domeny nie istnieje rekord TXT zaczynający się treścią v=spf1. Rekord ten musi być typu TXT oraz musi być wystawiony dla domeny, z której odbywa się wysyłka (pole, Nazwy lub Nazwy hosta, musi być zatem puste lub zawierać odpowiedni znak). Wartością (treścią) tego rekordu ma wtedy być:
   v=spf1 a mx include:spf.iai-sa.com -all

2. wyedytować rekord TXT, jeśli w rekordach domeny istnieje już rekord typu TXT z fragmentem treści v=spf1. Należy dodać wpis include:spf.iai-sa.com. Forma będzie wyglądać następująco:
   v=spf1 <treść istniejącego już rekordu> include:spf.iai-sa.com -all
   a więc wystarczy dopisać taki literał pomiędzy tym, co było w rekordzie, a dopiskiem -all.

Więcej o rekordach domeny, ich przypisania do sklepu i konfiguracji dowiesz się pod tym adresem.

Rekord ten jest wymagany, by dodać typ konta e-mail w panelu wysyłane z serwera sklepu. Polecamy jednak dodać go również wtedy, gdy wysyłasz wiadomości nawet po protokole SMTP, czy z pomocą naszej integracji, typu Google czy Microsoft.

MX jest to rekord precyzujący, jaki serwer pocztowy obsługuje pocztę w danej domenie. Jego zmiany wymagają podania dokładnych serwerów pocztowych od dostawcy wykupowanej dla domeny poczty, wraz z tzw. priorytetem (liczba podawana w treści przez dostawcę).

Więcej w temacie ustawienia rekordu MX znajdziesz w artykule poświęconym konfiguracji domeny.

Nawiązując do wcześniejszej części wpisu, system IdoSell, przy standardowej konfiguracji, nie będzie cię informował o nowych wydarzeniach, a dokładniej - nie będzie wysyłał informacji na twojego maila o nowym wydarzeniu. Jednym z nich, o które najczęściej pytają klienci, jest powiadomienie obsługi sklepu o nowym zamówieniu w systemie. Można jednak wprowadzić taką konfigurację, żeby taka sytuacja mogła mieć miejsce - informowania obsługi sklepu o wpadnięciu nowego zamówienia do systemu.

Poniżej opisujemy jakie kroki należy wykonać:

1. Przechodzimy do sekcji USTAWIENIA > Konta e-mail i SMS > wybór sklepu.

2. Dodajemy nowe konto e-mail, żeby w danym sklepie były aktywne przynajmniej dwa konta. Drugie konto może być kopią pierwszego, tzn. wysyłane maile mogą być z tego samego adresu mailowego, natomiast zalecamy zmienić lekko jego nazwę celem odróżnienia konta od siebie na czas konfiguracji.

3. W koncie głównym pozostawiamy rubrykę Kopię każdej wysyłanej wiadomości kieruj na e-mail pustą, by jedynie wysyłała wiadomości mailowe do klientów. W drugim koncie, które nie jest kontem głównym, uzupełniamy rubrykę adresem, na który będzie wysyłana kopia wiadomości np. dotycząca złożenia nowego zamówienia w sklepie.

4. Przechodzimy do konkretnego szablonu wiadomości, którego kopię chcemy otrzymywać. Wszystkie wiadomości transakcyjne znajdują się w USTAWIENIA > Wiadomości transakcyjne. Przykładowo, w przypadku chęci skonfigurowania powiadomienia o nowym zamówieniu dla obsługi sklepu, jest to szablon w sekcji Złożenie zamówienia > Potwierdzenie wpłynięcia zamówienia - edycją zmianiamy przypisane konto poprzez wybór konta mailowego w rubryce Wysyłaj z konta na to, które wprowadzono w wysyłce kopii na twój adres e-mail.

Wysyłaj z konta

Podany adres e-mail będzie otrzymywał kopię wiadomości wysyłanej do klienta. Można skonfigurować również inne szablony wiadomości mailowych, by otrzymywać kopie innych wydarzeń dotyczących np. klientów lub zamówień.  

Panel administracyjny umożliwia wysyłanie powiadomień SMS do klientów. Każdą mailową wiadomość transakcyjną, którą miałby otrzymać klient, można wysłać również jako SMS. Jest to usługa, której nie trzeba w panelu administracyjnym osobno włączać a wystarczy doprecyzować, które szablony mają być wysyłane w module USTAWIENIA > Wiadomości transakcyjne.

Oznaczenie czy dana wiadomość ma być wysyłana

Nazwa nadawcy (branding), którą widzą klienci, może być zmieniona w module USTAWIENIA > Powiadomienia > Konta e-mail i SMS > nazwa sklepu > Nadawca (branding)